Презентація на тему:
Вдосконалення процесу щорічної оцінки результатів діяльності

Вдосконалення процесу щорічної оцінки результатів діяльності Презентація для групи аналізу політики Пол Мігус, експерт проекту, Канада 12 березня 2009 року

План презентації * Ключові проблеми, що постають перед урядами Що таке діяльність, зорієнтована на результати, в публічному (державному) секторі? Досвід Канади Навіщо оцінювати результати діяльності? Принципи управління діяльністю, зорієнтованою на результати, на державній службі Основи управління діяльністю, зорієнтованою на результати Як можна покращити управління діяльністю, зорієнтованою на результати, на державній службі? Усе це про результати… Деякі найкращі практики Проект реформи управління персоналом на державній службі в Україні Приклад покращення результатів діяльності міністерства – Паспортна система Питання для обговорення

Ключові проблеми, що постають перед урядами (включаючи Канаду) * Низький рівень довіри громадян до уряду Низький рівень підзвітності та незадовільні результати діяльності Бажання громадян, щоб уряд був відкритішим, більше прислухався до громадськості

Очікування громадян * Підзвітність/відповідальність Прозорість та відкритість Надання послуг (високої якості) Діяльність, орієнтована на результати Економічна стабільність (зростання) Соціальний захист Національна безпека (мир, закони та добре правління) Консультації Залучення для впливу на процес прийняття рішень

Що таке діяльність, зорієнтована на результат, в публічному секторі? * Включає як політичне лідерство, так і лідерство на державній службі Мета політиків Бути обраними/переобраними Добре управляти на основі державної (публічної) політики та законодавства Мета державних службовців Забезпечувати діяльність політичним керівникам, надаючи рекомендації щодо політики незалежно від політичних переконань чи політичного впливу Надавати послуги громадянам Забезпечувати безперервність надання послуг

Діяльність, зорієнтована на результати на противагу діяльності, зорієнтованої на заходи й дії * Для політиків – орієнтація на наслідки/вплив – Що ми сподіваємося досягнути – наприклад: високі показники діяльності, професійна державна служба чи надійна держава Для державних службовців – Орієнтація на результати – (не лише звіти про виконану роботу; наголос на тому, “що саме” досягнуто, а не лише “як”) Що має бути виконано/ досягнуто (публічні політики, програми, послуги); наприклад: Надійний компенсаційний пакет (не лише 247,000 виплат) Справедливий процес набору кадрів (не лише 30,000 посад, які заповнено)

Досвід Канади * Що таке діяльність, зорієнтована на результати у публічному (державному) секторі? Звітування уряду перед Парламентом Результати-наслідки (вплив, Outcome) у порівнянні із запланованими результатами на початку року Прем’єр Міністр та члени Кабінету є високопосадовцями (Executive) (немає посади Президента, натомість є Генеральний Губернатор - Голова держави/ Представник Королеви) Промова у Парламенті визначає стратегічні напрями (для інформації) ; Парламентом має бути затверджений Бюджет, причому голосуються усі програми Міністерств Незадовільні результати діяльності призводять до поразки на наступних виборах

Очікування щодо результатів діяльності урядовців (політиків) та державної служби * Прем’єр-Міністра щодо міністра(ів) При призначенні на посаду, кожен міністр отримує лист з очікуваннями від Прем'єр-Міністра Він є основою для звітування Парламентові щодо планів та пріоритетів міністерства Міністра щодо заступників міністра Угода щодо результатів діяльності (контракт) із заступниками міністрів – може бути публічним (документом з відкритим доступом) Інформація, потрібна для розробки планів та пріоритетів міністерства та планів робіт усіх керівників міністерства /найвищих державних службовців відомства (зв’язок результатів та бюджетів)

Навіщо оцінювати результати діяльності? * Як один з найбільших “роботодавців “ України, державна служба повинна мати дієву систему управління результативною діяльністю для усіх своїх працівників Чітке/ вимогливе управління діяльністю, зорієнтованою на результати, уможливлює узгодження вмінь та навичок із ключовими пріоритетами організації Дозволяє керівникам вирішувати питання, пов'язані з усіма можливими результатами діяльності (тобто, бездоганними, добрими, середніми та низькими) У разі належної реалізації, управління діяльністю, яка зорієнтована на результати, сприяє вдосконаленню та допомагає покращити результати діяльності організації Отже, оцінка діяльності - не просто діяльність відповідно до вимог законодавства, але й важлива та корисна практика

* Простий підхід, легкий для застосування Більш комплексний підхід для оцінювання керівників Гнучкий підхід для галузевих міністерств та відомств (наприклад, податкова адміністрація, в якій працює чимало службовців) Послідовність визначень Відкритість, прозорість та справедливість Корисність як для керівників, так і для працівників Принципи управління діяльністю, зорієнтованої на результати, на державній службі

Основи управління діяльністю, зорієнтованої на результати * A. Звіт про плани та пріоритети на початку року B. Звіт про результати діяльності наприкінці року Уряд України Міністри та міністерства Заступники міністрів Керівники міністерств (державні службовці) Керівники Працівники

Що, як правило, роблять на державній службі для вдосконалення управління діяльністю, зорієнтованої на результати? * Укладання на початку року письмової угоди щодо очікуваних результатів діяльності (контракту) Врахування “зобов'язань” щодо результатів діяльності (кінцевих результатів-продуктів діяльності (outputs), підкріплених вимірюваними показниками (індикаторами) результативної діяльності (indicators) Інформування працівників про очікування керівництва та підтвердження “зобов'язань” працівників (контракту) підписами з обох сторін Проведення оцінювання результатів діяльності в середині та наприкінці року відповідно до письмової угоди щодо результатів діяльності (контракту) (у порівнянні з вимогами, прописаними в ній) Відзначення бездоганних результатів діяльності Покращення середнього рівня результатів діяльності Приділення уваги низьким результатам діяльності (розгляд причин та вжиття заходів щодо вдосконалення діяльності) Надання інструментів та навчання для керівників

Усе це про результати… * Процеси управління діяльністю, зорієнтованої на результат (планування, моніторинг, розвиток, визнання/винагородження), є важливими і для керівників, і для працівників (керівники – це також працівники!) Якісне управління діяльністю, зорієнтованої на результат, має сприяти утриманню персоналу, його розвитку та результативності Важливим те, що цей “процес” має, передусім, стимулювати “досягнення результатів для Українців”

Деякі найкращі практики * Узгодження ієрархії цілей (між посадами різного рівня) Забезпечення змістовного та значущого для обох сторін діалогу Встановлення чітких та обґрунтованих цілей/ завдань Необхідний крок – укладення угоди щодо результатів діяльності Оцінювання наприкінці року Визначення потреб у навчанні та тренінгах Обговорення прагнень та планів щодо кар'єрного зростання Визнання внесків – винагороди та преміювання Приділення уваги низьким результатам діяльності (розгляд причин та вжиття заходів щодо вдосконалення діяльності) Професійне навчання та розвиток керівників

Узгодження ієрархії цілей/ завдань (між посадами різного рівня) * Цілі Уряду/Міністерств Міністерство А Цілі щодо досягнення результатів діяльності Міністерство В Цілі щодо досягнення результатів діяльності Працівник XA Цілі щодо досягнення результатів діяльності Працівник YA Цілі щодо досягнення результатів діяльності Працівник ZA Цілі щодо досягнення результатів діяльності Працівник XB Цілі щодо досягнення результатів діяльності Працівник YB Цілі щодо досягнення результатів діяльності Працівник ZB Цілі щодо досягнення результатів діяльності

Забезпечення змістовного та значущого для обох сторін діалогу * Перш за все, працівники повинні бути поінформовані про критерії, за якими буде оцінено результати їхньої діяльності, оскільки керівники мають забезпечувати відвертий та об'єктивний зворотній зв’язок щодо результатів діяльності Почніть рік з укладання угоди щодо результатів діяльності (контракту)

Встановлення чітких, вимірюваних та обґрунтованих завдань * Усі керівники мають присвячувати більше часу визначенню завдань на початку кожного року Вони мають інформувати про очікування разом із показниками результативності, на основі яких можуть бути оцінені результати діяльності працівників (заплановане у порівнянні з виконаним) Огляд результатів діяльності в середині року можна проводити для забезпечення безперервності ефективного управління діяльністю, зорієнтованою на результати, та збільшення можливостей для її вдосконалення.

Необхідний крок – укладення угоди щодо результатів діяльності * Діалог щодо очікувань Зобов'язання Результати Компетенція Оцінка відповідно до чітких критеріїв Винагорода та навчання Угода щодо результатів діяльності Цілі міністерства Цілі департаменту Оптимальні результати діяльності Побудова відносин

* Керівники мають отримати необхідні інструменти, тренінги та підтримку від Головдержслужби та її керівництва для належного оцінювання всього спектру результатів діяльності: бездоганних, добрих, середніх та низьких. Керівники повинні бути здатними допомагати гарним працівникам стати ще кращими, а особливу увагу приділяти працівникам, які мають низькі результати діяльності Оцінювання наприкінці року

Визначення потреб у навчанні та тренінгах * Керівник та працівник обговорюють, як підтримувати постійне вдосконалення (діяльності осіб та відомства) Можливість обговорювати “проблеми” як виклики із розумінням/ згодою з'ясовувати шляхи вдосконалення у наступному році. Визначення потреб є важливим для всіх можливих рівнів оцінки діяльності: бездоганної, гарної, посередньої та низької.

Обговорення прагнень та планів щодо кар'єрного зростання Керівник та працівник відверто спілкуються про прагнення та сподівання працівника. Керівник надає практичне та продумане наставництво щодо шляхів та умов можливого розвитку. Керівники можуть визначити “амбітних працівників”– людей, відданих роботі, людей, які мають відповідні компетенції та можуть отримати підвищення. *

Визнання внесків – винагороди та преміювання * Керівники та працівники краще розуміють причини, які зумовлюють різні оцінки результатів діяльності та преміювання Керівники озброєні інструментами для інших шляхів визнання та винагородження

Приділення уваги низьким результатам діяльності… * Приділення уваги низьким результатам діяльності є не менш важливим, ніж приділення уваги бездоганним результатам, оскільки працівники з низькими результатами діяльності зменшують продуктивність відомства та мають негативний вплив на мотивацію, утримання та набір персоналу. Дуже часто керівники вирішують ігнорувати працівників із низькими результатами діяльності, однак це може суттєво вплинути на спроможність відомства досягати результатів.

Професійне навчання та розвиток керівників * Потужні програми з управління діяльністю, зорієнтованою на результат, пов'язані з плануванням діяльності відомства, процесом звітування, та підкріплюються відповідними тренінгами та наданням інструментів для керівників.

Угода щодо очікуваних результатів діяльності (контракт): приклад зобов'язання/ відданості * Показники результативності Фактичне досягнення Липень 2010 Лютий 2011 Відданість щодо пріоритетних результатів діяльності: Гарантування того, що весь персонал має оцінку результатів своєї діяльності Строки 100% персоналу мають угоди щодо очікуваних результатів діяльності з підписами з обох сторін 50% персоналу мають (усні) оцінки результатів діяльності в середині року 100% персоналу мають оцінки результатів діяльності наприкінці року Січень 2010

* Підтримка професійної та сталої державної служби Мета цього компоненту – сприяння посиленню підходів на державній службі в Україні до ефективного та неупередженого управління людськими ресурсами відповідно до європейських (SIGMA) принципів державного управління Одним із підкомпонентів проекту реформи управління персоналом на державній службі в Україні є вдосконалення на державній службі методів управління діяльністю, зорієнтованою на результат та, відповідно, оцінки діяльності. Державна служба в Україні – реформа управління персоналом

* Вдосконалення системи оцінювання результатів діяльності працівників Вирішення питань (управління), пов'язаних із результатами діяльності Сприяння культурі прозорого та відкритого спілкування між керівниками та підпорядкованими ним працівниками Зростання визнання бездоганних результатів діяльності Посилення принципів державної служби Заохочення та розвиток змістовного та значущого для обох сторін діалогу Розвиток культури, що сприяє та уможливлює діяльність, зорієнтовану на результати Цілі підтримки удосконалення державної служби в Україні

* Аналіз ситуації та визначення проблем Визначення цілей політики щодо процесу щорічного оцінювання діяльності Розроблення консультаційного плану та проведення консультацій Розроблення настановчих принципів оцінювання Перегляд та вдосконалення формату (шаблону) з оцінювання Розроблення проекту документу щодо політики та його затвердження Розроблення плану реалізації Розроблення тренінгового модулю для керівників Проект робочого плану з розробки документу щодо політики з питань щорічного оцінювання діяльності

Приклад покращення результатів діяльності – Паспортна система в Канаді * 1. Паспортна система в Канаді оновила інфраструктуру та отримала визначні результати: У 2007 році було збільшено виробництво паспортів до 39%, водночас було збережено дуже високий рівень задоволеності клієнтів; Прийнято на роботу 1200 нових працівників (за 9 місяців); Додано 67 пунктів обслуговування, куди громадяни Канади могли особисто звернутися за отриманням паспорту. 2. Паспортна система в Канаді пришвидшила процес оновлення паспортів шляхом: Усунення потреби повторного подання доказів громадянства та документів на підтримку; Скорочення періоду очікування та зменшення черг у пунктах персонального обслуговування.

Питання для обговорення Які проблеми у Вас, як керівника, можуть виникнути під час оцінювання діяльності Ваших працівників? Наскільки корисним саме для Вас є оцінювання результатів Вашої діяльності? Яку роль відіграє Головдержслужба у забезпеченні належного оцінювання діяльності у кожному міністерстві? Якою, на Вашу думку, має бути належна система оцінювання результатів діяльності? “Чи це вина працівника, що керівник може не мати належних механізмів та інструментів, а також не є готовим до того, аби виконувати функції керівника-лідера?” *

* ДЯКУЮ ЗА ВАШУ УВАГУ!