Презентація на тему:
Службові листи

Презентація на тему_______ _________«Службові листи._______ Класифікація_службових листів» Виконала студентка________ 2 курсу 5 групи обліково-____ економічного факультету____ Циганок О._________________ Перевірила_________________ Ангельчук Х. Б._____________

Службові листи Службові листи - загальна назва великої групи управлінських документів, які слугують засобом спілкування з установами та приватними особами. Службові листи застосовують для розв'язання численних оперативних питань, що виникають в управлінській діяльності: запити, повідомлення, запрошення, претензії, зміни, уточнення, завдання, з'ясування, нагадування, підтвердження, рекомендації, пропозиції, зауваження, прохання, вимоги і т. ін.

Службовий лист Форми листів, які використовуються в установах, дуже різноманітні і поділяються на 2 групи: листи, що вимагають відповіді: лист-запит, лист-звернення, лист-пропозиція, лист-вимога, лист-розпорядження, супровідний лист тощо; листи, що не вимагають відповіді: листи-відповіді, інформаційні, рекламні, гарантійні, листи-підтвердження тощо.

Реквізити службових листів 1) назва й адреса організації-відправника листа; 2) номер і дата листа; 3) назва й адреса одержувача листа; 4) заголовок; 5) номер і дата листа, що правив за основу для складання відповіді; 6) текст листа; 7) перелік додатків із зазначенням кількості сторінок; 8) підпис керівника; 9) віза виконавця (підпис на копії).

Види службових листів Супровідний лист - документ, який інформує адресата про те, що до листа додаються певні документи. Починають лист словами: Надсилаємо; Направляємо; Повертаємо; Додаємо, а далі - заголовки та пошукові ознаки (дата і номер) документа, що надсилається. Супровідний лист пишуть у 2 примірниках. Перший висилають адресатові, а другий примірник зберігається у номенклатурі справ і служить підтвердженням його висилання.

Види службових листів Лист-запрошенпя пропонує адресатові взяти участь в якомусь заході. Адресується як конкретній особі, так і закладам. Зміст - характер запланованого заходу, терміни проведення, умови участі. Інформаційний лист повідомляє адресатові про певний факт чи захід. Рекламний лист - різновид інформаційного листа, надсилається конкретному адресатові і містить докладний опис рекламованих послуг чи товарів. Мета такого листа - спонукати адресата скористатися певними послугами. У подібних листах адреса зазначається окремо.

Лист-повідомлення близький до листів-запрошень та інформаційних листів. Складається як відповідь на запит. Починається словами: Повідомляємо; Ставимо Вас до відома і т. ін. Далі - факти. Лист-підтвердження містить повідомлення про отримання якого-небудь відправлення (листа, телеграми, товару тощо), про те, що раніше складений документ лишається чинним. Починаються такі листи словами: Підтверджую; Підтверджуємо. Лист-нагадування повідомляє про наближення або закінчення терміну певного зобов'язання чи проведення заходу. Такі листи, як правило, починаються словами: Нагадую; Нагадуємо. Види службових листів

Ініціативний лист - це лист, що вимагає відповіді. Такі листи висловлюють прохання, пропозицію, запит до адресата щодо вирішення певних питань. Тематика таких листів не обмежена. Лист-відповідь за змістом залежний від ініціативного листа, оскільки тему тексту вже задано і залишається лише висловити рішення з приводу заданого запитання: чи всі прохання можна задовольнити, якою мірою, в які терміни. Відмову належить вагомо аргументувати. Гарантійний лист - документ, який забезпечує виконання викладених у ньому зобов'язань. Його укладають з метою підтвердження певних обов'язків або умов і адресують до організації чи установи. Найчастіше гарантійний лист починається з імені та по батькові особи, до котрої звертаються. Форма третьої особи вживається лише тоді, коли гарантійного листа адресовано до певної організації або підприємства. Як правило, у такому листі гарантуються оплата праці за виконану роботу, сплачування банківських кредитів, якість виконання робіт тощо. Види службових листів

Комерційний лист Найжорсткіші правила оформлення має комерційний лист. В такому листі кожне слово та вираз мають певне значення і не припускають іншого тлумачення. Складові частини комерційного листа такі: Заголовок, який розміщується у верхній частині бланка на всю його ширину або в лівому верхньому куті (рідше застосовується у комерційному листуванні). Він містить назву та адресу організації, що пише лист, та деякі інші відомості (телеграфну адресу, номери телефонів, телефаксів, телексів, коди, номер рахунка в банку і т. ін.). 2. Місце і дата ділового листа. Проставляються у лівому куті сторінки під заголовком словесно-цифровим способом - 20 травня 1999 р. Скорочене написання дати в комерційному листі не прийняте. 3. Зовнішня адреса - це назва й адреса організації, куди надсилається лист. Вона пишеться після заголовка й поміток у центрі листа або в правій його частині. Розміщення в лівій частині нетипове для українських ділових листів. 4. Помітки. Номери реєстрації листів. Вони пишуться у лівому куті навпроти дати.

Комерційний лист 5. Після внутрішньої адреси пишеться вказівка на зміст листа. Вона вводиться словами: відносно, щодо, про, стосовно до і звичайно підкреслюється. Частіше займає всю ширину сторінки. 6. Звертання пишеться окремим рядком у центрі й після нього частіше за все ставиться знак оклику (!) або кома чи крапка. 7. Текст листа складається з вступної частини, головного повідомлення та заключної частини і пишеться з урахуванням полів і з абзацу. Як відомо, абзацами розділяють частини тексту, що стосуються окремих закінчених думок. 8. Додатки. Якщо до листа додаються які-небудь документи, креслення і т. ін., тоді в кінці листа ліворуч пишеться слово "Додатки" і перелічуються назви документів, що додаються, та вказується кількість їх або кількість доданих сторінок. 9. Заключна фраза - формула ввічливості. Звичайна заключна фраза комерційних, ділових листів: 3 повагою; З глибокою повагою; 3 пошаною.