Презентація на тему:
Вимоги до машинописного оформлення службових документів.

Навчальний елемент Вимоги до машинописного оформлення службових документів. Бланки документів Назва:

 Цілі: після вивчення цього навчального елементу, Ви зможете: оформляти документи, дотримуватись при цьому певних вимог; оформляти документи друкарським способом згідно вимог; розміщувати реквізити в залежності від положення табулятора.

Загальні вимоги до оформлення документів 1. Документи оформляйте на папері формату А4 (210 297 мм) та А5 (148 210мм). 2. Для кожного формату встановлюється два варіанти розміщення реквізитів: кутовий та повздовжний. 3. Якщо повздовжнє розміщення, то межі реквізитів заголовка продовжуються до меж правого поля документа. При цьому площу, відведену для кодів, залишіть незмінною. Документ має поля: ліве – 20 мм (8 друкованих знаків); праве - не менше 8 мм (3-4 друкованих знаків); верхнє – 10 мм (три міжрядових інтервали); нижнє - для формату А4 та формату А5 не менше 8 мм.

5. Запам ятайте, що нижнє поле позначається олівцем. Документи терміном зберігання до трьох років можете друкувати з обох боків аркуша. Якщо документ друкуєте на зворотній сторінці аркуша, то розмір лівого поля має бути не меншим за 8 мм, правого - не меншим за 20 мм. Розміри верхнього та нижнього полів не змінюються. 6. В документах, оформлених на двох та більше сторінках, друга та наступні сторінки пронумеруйте. 7. Номери сторінок друкуйте посередині верхнього поля аркуша арабськими цифрами від четвертого положення табулятора без слова «сторінка» (стор) і розділових знаків. 8. Номери сторінок друкуйте з інтервалом 10 мм (1,5 міжрядкових інтервала від верхнього зрізу аркуша). 9. Текст від номера сторінки відокремлюйте двома міжрядковими інтервалами.

Вимоги до документів, оформлених друкарським способом 10. У документах, які оформляються друкарським способом, реквізити розміщуйте в межах, встановлених формуляром - зразком з допуском 2 мм. 11. Реквізити (крім тексту), які складені з декількох рядків, друкуйте через один міжрядковий інтервал. При цьому складові частини реквізитів «адресат», «гриф затвердження», «відмітка про перенесення даних на машинний носій» відокремлюйте один від одного 1,5 – 2 міжрядковими інтервалами. 12. Початок рядків багаторядкового реквізиту вирівнюйте по одній вертикальній лінії.

Наприклад, у реквізиті «адресат»: Проректору Київського державного історико-архівного інституту з наукової праці проф. Панасюку К.І. 113012 Київ, К-12, вул. Межова, 17 13. Оформляючи багаторядкові реквізити, використовуйте рядки максимальної довжини в межах, дозволених Державним стандартом. Наприклад, в реквізиті «адресат»: Заступнику директора НДІ «Оріон» з наукової праці п. Лободі К.А. 103001 Київ, К-1, вул. Миру, 5.

14. Реквізити відокремлюйте один від одного 2-4 міжрядковими інтервалами. Деякі поєднання міжрядкових інтервалів залежно від формату документів подано в таблиці. Примітка. * - Значенням міжрядкових інтервалів, вказаних у графах першими, надається перевага.

15. Розшифрування підпису в реквізиті «підпис» друкуйте на рівні останнього рядка назви посади. За наявності декількох підписів, розміщених один під одним, найменування посад і розшифровку планів підпису відокремлюйте 2 – 4 міжрядковими інтервалами. 16. Для друкування документів використовуйте вісім положень табулятора. Якщо на друкарській машині табулятора немає, то можете користуватись поділками на лінійці паперотримача. 17. Нагадаємо положення табулятора.

18. Від 0-ого положення табулятора друкуйте такі реквізити: • код за ЗКПО ( у листі); • найменування структурного підрозділу; • назву виду документа; • дату; • посилання на індекс та дату вхідного документа; • місце складання та видання; • заголовок до тексту; • текст; • відмітку про наявність додатків; • найменування посади в реквізиті «підпис»; • гриф погодження; • засвідчуюче слово «вірно»; • найменування посади особи, яка засвідчує копію; • дату засвідчення копії; • прізвище виконавця та номер його телефону; • відмітку про виконання документа «До справи» та індекс справи.

19. Від 1-ого положення табулятора друкуйте початок абзаців (в тому числі нумерованих). 20. Від 2-ого положення табулятора друкуйте такі реквізити: • код за ЗКУД (в листі); • індекс вихідного документа; • дату в реквізиті «посилання на індекс та дату вхідного документа»; • найменування посади особи, яка завірила копію; • змінну інформацію у вступній частині протоколів та активів; • розшифрування підпису в першому грифі узгодження; • стислі відомості про виконання документа.

21. Від 3-го положення табулятора друкуйте: • назву виду документа (в поздовжньому штампі); • розшифрування підпису виконавця в реквізиті «відмітка про виконання документа...». 22. Від 4-ого положення табулятора друкуйте: • адресат; • номер сторінки. 23. Від 5-го положення табулятора друкуйте: • гриф затвердження: слово ЗАТВЕРДЖУЮ, найменування посади і дату; • другий гриф узгодження; • напис на додатку до документа (Додаток 1); • відмітку про перенесення даних на машинний носій.

24. Від 6-го положення табулятора друкуйте: • розшифровку підпису в реквізиті «гриф затвердження»; • розшифровку підпису в реквізиті «підпис»; • розшифровку підпису в реквізиті «гриф узгодження». 25. Від 7-го положення табулятора: • коди за ЗКУД та ЗКПО у всіх документах (крім листа); • відмітку про надходження документа; • слово «Копія» при знятті копії з документа. 26. Якщо в тексті документа є примітки або визначено в самостійний абзац посилання на документ, що є підставою для його видання, то слово «Примітка» та «Підстава» друкуйте від нульового положення табулятора, а текст, який належить до них,- через один міжрядковий інтервал.

27. Запам’ятайте, що машинописна робота вважається добре виконаною, якщо вона задовільняє наступні вимоги:  • робота написана чітким і ясним шрифтом; • всі букви, цифри, розділові знаки мають однакову чіткість і насиченність; • лінія шрифта рівна, окремі букви в рядку не находять одна на одну; • на відтиску нема зворотнього рельєфу; • відсутні помилки або їх кількість зведена до мінімуму; • пропуски між словами, цифрами, знаками повинні бути правильно розміщені; • правильно встановлені поля; • збереження, прямолінійність лівої границі тексту; • заголовки, підзаголовки написані за правилами; • відсутні довільні, нестандартні скорочені символи; • правильно написані стандартні одиниці виміру; • правильно написані примітки, додатки, джерела; • правильна нумерація сторінок; • характер машинописного оформлення документів відповідає його змісту; • таблиці правильно побудовані і розміщені.

Бланки документів. Види бланків 28. Бланк документу - стандартний лист з відтвореною постійною інформацією типографським способом і місцем, відведеним для змінної інформації. 29. В організаціях з невеликим об ємом документообігу і при відсутності бланків для оформлення документів користуйтесь гумовим штемпелем, який включає реквізити штампу бланку: його проставляйте, коли документ оформлений на чистому листі, підписаний. 30. Використовування бланків підвищує культуру праці, культуру діловиробництва, надає документу офіційного характеру.

31. Стандарт встановлює два види бланків: • загальний бланк - використовується для оформлення службових документів; • бланк для листів - використовується тільки для оформлення листів. 32. Розгляньте приклад загального бланку:

33. Розгляньте приклад бланку для листів. 34. На загальних бланках друкуються реквізити 1, 2, 3, 6, 7, 8, граничні відмітки реквізитів 4, 5, 11, 17, 19, 20. На документах формату А5 реквізит 19 не оформляється. (Див.н.е. «Правила оформлення реквізитів»).

35. На основі загального бланку можуть виготовлятись бланки для окремого виду документів (бланк для актів, наказів, протоколів і т.д.), якщо документів даного виду випускається в рік більше 200. В цьому випадку бланк доповнюється реквізитами 10,14 (назва виду документу, місце складання). 36. На бланках для листів друкуються реквізити 1-9, трафаретні і граничні відмітки реквізитів 11, 12, 13, 16, 19, 20. 37. Запам ятайте, що бланк для листів відрізняється від загального бланку тим, що в першому оформляються реквізити 9, 13, 16, а в другому - на цій площі друкуються реквізити 10, 14, 17, а також місцем розміщення реквізитів 4, 5 (в листах - в зоні А).

38. Бланки повинні оформлятися у відповідності з формуляром, і реквізити повинні розміщуватись в межах границь, які встановлюються формуляром-зразком. 39. Формуляр - сукупність реквізитів, розміщених у певній послідовності. 40. Формуляр для окремого виду документа називається типовим. Він обсяг реквізитів і порядок їх розміщення.