Презентація на тему:
Організація внутрішнього моніторингу проекту по боротьбі зі СНІДом

Організація внутрішнього моніторингу проекту «Побудова життєздатної системи комплексних послуг з профілактики та лікування ВІЛ/СНІДу, догляду та підтримки для уразливих груп та ЛЖВ», який реалізується за підтримки Глобального фонду для боротьби зі СНІДом, туберкульозом та малярією, 10-й Раунд липень, 2012 рік м. Київ

Відділ моніторингу та оцінки Ярослав Зелінський керівник відділу zelinskyi@network.org.ua тел. 467-75-67 (внут. 619) Тетяна Діденко фахівець Консультування з технічних особливостей роботи з БД Case+ t.didenko@network.org.ua тел. 467-75-67 (внут. 612) Анастасія Мазуренко фахівець Технічна підтримка з питань моніторингу за компонентами 1.8.1. «Підтримка національної правозахисної Мережі» 3.1.1.1. «Підтримка та розбудова спроможності спільнот на національному рівні» 3.1.1.2. «Підтримка та розбудова спроможності спільнот на регіональному рівні» 3.1.1.3 «Підготовка, організація та проведення літніх таборів для ЛЖВ» 3.1.6. «Розвиток молодіжного руху у сфері протидії епідемії ВІЛ/СНІДу» a.mazurenko@network.org.ua тел. 467-75-67 (внут. 610) Олена Курпіта Старший фахівець e.kurpita@network.org.ua тел. 467-75-67 (внут. 611) Технічна підтримка з питань моніторингу за компонентом 2.1.3. Технічна допомога медичним закладам, які надають або планують надавати АРТ поза межами обласних центрів профілактики та боротьби зі СНІД

Відділ моніторингу та оцінки Тетяна Сосідко старший фахівець Технічна підтримка з питань моніторингу за напрямками 1.4.1. Медико-соціальний та психологічний супровід ВІЛ-позитивних дорослих 1.4.2. Медико-соціальний та психологічний супровід дітей уражених епідемією ВІЛ/СНІД 1.7.1. Діяльність з профілактики ВІЛ у пенітенціарних закладах 1.7.4. Догляд і підтримка ВІЛ-позитивних ув’язнених у виправних закладах sosidko@network.org.ua тел. 467-75-67 (внут. 613) Людмила Шумило старший фахівець Технічна підтримка з питань моніторингу за напрямками 1.1.1.Підтримка реабілітаційних програм для СІН, орієнтованих на повну відмову від вживання ПАР 1.5.5. Забезпечення доступу до діагностики ТБ у ВІЛ-інфікованих пацієнтів 1.7.6. Організація тренінгів для мультидисциплінарних команд з питань ВІЛ-інфекції Пенітенціарної Служби України 2.4.2. Координація та управління тренінговою діяльністю на національному рівні в галузі ВІЛ/СНІД l.shumylo@network.org.ua тел. 467-75-67 (внут. 623) Електронна пошта відділу mio@network.org.ua моб. тел. відділу +38(067) 502 52 34

www.network.org.ua/monitoring/ Сторінка відділу МіО на сайті Мережі містить: Зразки первинної документації Інструкції Презентації з МіО. Документи, якими керується Мережа ЛЖВ при здійсненні моніторингу виконання програм.

Моніторинг виконання Проекту фахівцями Мережі елементи моніторингу, які використовуються фахівцями Мережі процедура перевірки достовірності даних (верифікації) використання даних програмного моніторингу

Елементи моніторингу, які використовуються фахівцями Мережі Піврічні програмні звіти: кількісний; описовий; звіт з проведених заходів Програмні дані підтверджуються первинною обліковою документацією та даними, які внесені до БД Case ++ Рейтинг з виконання програмних цілей Технічна підтримка Програмний та фінансовий моніторинговий візит Під час програмний візитів здійснюється верифікація даних Премоніторинговий візит

Верифікація Під час візиту здійснюватиметься 100-відсоткова верифікація* всіх відзвітованих клієнтів та наявних підтверджуючих документів. *Верифікація – позднелат. verificatio — доказательство, подтверждение, от лат. verus — истинный и facio — делаю.

Внутрішній програмний моніторинг (рівень виконавчого партнера) угода про надання гранту загальні положення процес внутрішнього моніторингу проекту (на рівні обліку клієнтів) первинний облік в проектах підхід до кодування клієнтів проекту

Угода про надання гранту (1) Ст. 3 ГАРАНТІЇ ТА ЗОБОВ'ЯЗАННЯ СТОРІН, п. 3.1.20 Набувач має видати Наказ по організації, де: 1. Затверджуватимуться: 1. зразки первинної документації; 1.2. відповідальні/відповідальна особи(а) за належне заповнення первинної документації; 1.3. відповідальна/відповідальні особи за збір програмних даних; 1.4. відповідальна/відповідальні особи за належну підготовку та подачу програмної звітності до Організації; 1.5. відповідальна/відповідальні особи(а) за оцінку якості інформації (контроль за ідентичністю інформації між друкованими та електронними носіями, аналіз виконання програмних та фінансових цілей проекту; опитування клієнтів проекту). 2. Визначатимуться: 2.1. строки заповнення первинної та звітної документації; 2.2. відповідальність за неналежне ведення первинної та звітної документації; 2.3. положення, які регламентують доступ до конфіденційної клієнтської інформації (у т.ч. до БД Case++). В Наказі також має бути визначено особу, на яку покладено контроль за його виконанням. Набувач має ознайомити весь персонал проекту з Наказом. Наказ має містити усі підписи ознайомленого з ним персоналу. До 28.09.12 скановані копії наказів надсилаються до Центрального офісу (sosidko@network.org.ua)

Угода про надання гранту (2) Ст. 3 ГАРАНТІЇ ТА ЗОБОВ'ЯЗАННЯ СТОРІН, п. 3.1.22 Протягом п’ятнадцяти календарних днів із дати підписання цієї Угоди розробити для кожного працівника, що задіяний у реалізації Проекту, посадову інструкцію з чітким переліком посадових обов’язків такого працівника Ст. 3 ГАРАНТІЇ ТА ЗОБОВ'ЯЗАННЯ СТОРІН, п. 3.1.23 Протягом п’ятнадцяти календарних днів з дати підписання цієї Угоди розробити для кожного консультанта (фізичної особи), що задіяний у реалізації Проекту, чіткий перелік обов’язків (завдань, регламентацій, послуг до надання, робіт до виконання), та зафіксувати його у відповідному договорі та/або додатках до договору (якщо консультант протягом різних періодів надає різні за обсягом або складом послуги). Відповідно підставою для прийняття послуг (робіт) консультанта має бути акт про прийняття послуг (виконання робіт), що має містити (як додаток або у тілі акту) чіткий перелік наданих послуг (виконаних робіт).

Загальні положення Ведення документації (як первинної так і звітної) є частиною функціональних обов’язків кожного працівника проекту. Кожен працівник зобов’язаний належним чином вести первинну та звітну документацію, вчасно її подавати спеціалісту з моніторингу/документатору проекту. Первинна та звітна документація повинна заповнюватись вчасно, зберігатися в спеціально призначеному для цього місці (недоступному для сторонніх осіб) та бути доступною для ознайомлення керівникові організації/керівниками напрямів. Під час візитів грантонадавача керівник організації/ проекту повинен забезпечити йому доступ до всієї первинної та звітної документації. Неналежне ведення первинної/звітної документації є порушенням вимог проекту. До неналежного ведення первинної /звітної документації належить: повна або часткова відсутність документів, зазначених як обов’язкові до ведення у п.5 цієї Інструкції; запізнення із введенням інформації до бази Case++, синхронізацією даних із сервером; наявність розбіжностей між даними у первинній документації та базі даних або піврічній звітності; запізнення з наданням піврічної звітності; ненадання необхідних додатків для підтвердження даних, зазначених в піврічній звітності; порушення положень цієї Інструкції щодо організації внутрішнього моніторингу роботи проекту.

Спеціаліст з моніторингу/документатор. Завдання та обов’язки

Процес внутрішнього моніторингу проекту (на рівні обліку клієнтів)

Первинний облік в проектах (1) Картка клієнта(ки) (далі – КК) Заповнюється, на клієнтів наступних компонентів: 1.1.1. Підтримка реабілітаційних програм для СІН, орієнтованих на повну відмову від вживання ПАР 1.4.1. Медико-соціальний та психологічний супровід ВІЛ-позитивних дорослих 1.4.2. Медико-соціальний та психологічний супровід дітей уражених епідемією ВІЛ/СНІД 1.5.5. Забезпечення доступу до діагностики ТБ у ВІЛ-інфікованих пацієнтів 1.7.1. Діяльність з профілактики ВІЛ у пенітенціарних закладах 1.7.4. Догляд і підтримка ВІЛ-позитивних ув’язнених у виправних закладах та у модифікованому вигляді для компоненту 1.8.1.Підтримка національної правозахисної Мережі Додаток до КК “План соціального супроводу клієнта(ки)” Заповнюється, на клієнтів наступних компонентів: 1.4.1. Медико-соціальний та психологічний супровід ВІЛ-позитивних дорослих 1.4.2. Медико-соціальний та психологічний супровід дітей уражених епідемією ВІЛ/СНІД 1.7.4. Догляд і підтримка ВІЛ-позитивних ув’язнених у виправних закладах Додаток до КК “Оцінка проблем та потреб клієнта (дорослого) на момент вступу в Проект” Заповнюється, на клієнтів наступних компонентів: 1.4.1. Медико-соціальний та психологічний супровід ВІЛ-позитивних дорослих 1.7.4. Догляд і підтримка ВІЛ-позитивних ув’язнених у виправних закладах

Первинний облік в проектах (2) Додатки до КК “Оцінка проблем та потреб клієнта (дитини) на момент вступу в Проект” та «Процес розкриття ВІЛ-позитивного статусу дитині або ВІЛ-позитивного статусу членів її родини» Заповнюється, на клієнтів компоненту 1.4.2. Медико-соціальний та психологічний супровід дітей уражених епідемією ВІЛ/СНІД Додаток до КК “Вагітність” Заповнюється, на клієнтів наступних компонентів: 1.4.1. Медико-соціальний та психологічний супровід ВІЛ-позитивних дорослих 1.7.4. Догляд і підтримка ВІЛ-позитивних ув’язнених у виправних закладах Додаток до КК “АРТ” Заповнюється, на клієнтів наступних компонентів: 1.4.1. Медико-соціальний та психологічний супровід ВІЛ-позитивних дорослих 1.4.2. Медико-соціальний та психологічний супровід дітей уражених епідемією ВІЛ/СНІД 1.7.4. Догляд і підтримка ВІЛ-позитивних ув’язнених у виправних закладах Додаток до КК “ТБ” Заповнюється, на клієнтів наступних компонентів: 1.4.1. Медико-соціальний та психологічний супровід ВІЛ-позитивних дорослих 1.4.2. Медико-соціальний та психологічний супровід дітей уражених епідемією ВІЛ/СНІД 1.5.5. Забезпечення доступу до діагностики ТБ у ВІЛ-інфікованих пацієнтів 1.7.4. Догляд і підтримка ВІЛ-позитивних ув’язнених у виправних закладах

Первинний облік в проектах (3) Поінформована угода Заповнюється, на клієнтів наступних компонентів: 1.1.1. Підтримка реабілітаційних програм для СІН, орієнтованих на повну відмову від вживання ПАР 1.4.1. Медико-соціальний та психологічний супровід ВІЛ-позитивних дорослих 1.4.2. Медико-соціальний та психологічний супровід дітей уражених епідемією ВІЛ/СНІД 1.5.5. Забезпечення доступу до діагностики ТБ у ВІЛ-інфікованих пацієнтів 1.7.4. Догляд і підтримка ВІЛ-позитивних ув’язнених у виправних закладах та у модифікованому вигляді для компоненту 1.8.1.Підтримка національної правозахисної Мережі Пам’ятка клієнту (клієнтці) про надання персональних даних для внесення до БД Case++ та Згода на обробку персональних даних клієнта Використовуються у компонентах: 1.1.1. Підтримка реабілітаційних програм для СІН, орієнтованих на повну відмову від вживання ПАР 1.4.1. Медико-соціальний та психологічний супровід ВІЛ-позитивних дорослих 1.4.2. Медико-соціальний та психологічний супровід дітей уражених епідемією ВІЛ/СНІД 1.5.5. Забезпечення доступу до діагностики ТБ у ВІЛ-інфікованих пацієнтів 1.7.4. Догляд і підтримка ВІЛ-позитивних ув’язнених у виправних закладах 1.7.1. Діяльність з профілактики ВІЛ у пенітенціарних закладах 1.8.1.Підтримка національної правозахисної Мережі

Первинний облік в проектах (4) Пам’ятка учаснику заходів про надання персональних даних для внесення до БД Case++ та Згода на обробку персональних даних учасника заходів Використовуються у компонентах: 1.7.6. Організація тренінгів для мультидисциплінарних команд з питань ВІЛ-інфекції Пенітенціарної Служби України 2.4.2. Координація та управління тренінговою діяльністю на національному рівні в галузі ВІЛ/СНІД 3.1.1.1. Підтримка та розбудова спроможності спільнот на національному рівні 3.1.1.2. Підтримка та розбудова спроможності спільнот на регіональному рівні 3.1.1.3. Підготовка, організація та проведення літніх таборів для ЛЖВ 3.1.6. Розвиток молодіжного руху у сфері протидії епідемії ВІЛ/СНІДу 1.8.1.Підтримка національної правозахисної Мережі 1.7.1. Діяльність з профілактики ВІЛ у пенітенціарних закладах Протокол проведення групи самодопомоги та Звіт проведення інформаційного заняття Заповнюються в рамках таких компонентів: 1.4.1. Медико-соціальний та психологічний супровід ВІЛ-позитивних дорослих 1.4.2. Медико-соціальний та психологічний супровід дітей уражених епідемією ВІЛ/СНІД 1.7.1. Діяльність з профілактики ВІЛ у пенітенціарних закладах 1.7.4. Догляд і підтримка ВІЛ-позитивних ув’язнених у виправних закладах

Первинний облік в проектах (5) Щотижнева відомість Заповнюються в рамках компонентів: 1.4.1. Медико-соціальний та психологічний супровід ВІЛ-позитивних дорослих 1.4.2. Медико-соціальний та психологічний супровід дітей уражених епідемією ВІЛ/СНІД 1.7.1. Діяльність з профілактики ВІЛ у пенітенціарних закладах 1.7.4. Догляд і підтримка ВІЛ-позитивних ув’язнених у виправних закладах та у модифікованому вигляді для компоненту 1.8.1.Підтримка національної правозахисної Мережі Реєстраційна форма учасників заходу Заповнюються в рамках компонентів: 1.4.1. Медико-соціальний та психологічний супровід ВІЛ-позитивних дорослих 1.4.2. Медико-соціальний та психологічний супровід дітей уражених епідемією ВІЛ/СНІД 1.7.1. Діяльність з профілактики ВІЛ у пенітенціарних закладах 1.7.4. Догляд і підтримка ВІЛ-позитивних ув’язнених у виправних закладах 1.7.6. Організація тренінгів для мультидисциплінарних команд з питань ВІЛ-інфекції Пенітенціарної Служби України 1.8.1.Підтримка національної правозахисної Мережі 2.4.2. Координація та управління тренінговою діяльністю на національному рівні в галузі ВІЛ/СНІД 3.1.1.1. Підтримка та розбудова спроможності спільнот на національному рівні 3.1.1.2. Підтримка та розбудова спроможності спільнот на регіональному рівні 3.1.1.3. Підготовка, організація та проведення літніх таборів для ЛЖВ 3.1.6. Розвиток молодіжного руху у сфері протидії епідемії ВІЛ/СНІДу

Угода про надання гранту Ст. 4. ОБЛІК, ЗВІТНІСТЬ ТА КОНТРОЛЬ ЗА ВИКОРИСТАННЯМ КОШТІВ ГРАНТУ, п. 4.4 З метою відображення змісту програмної діяльності та конкретних кількісних результатів Набувач зобов’язується вести первинну облікову документацію, форми та вимоги до заповнення якої визначаються та надаються Організацією

Підхід до кодування клієнтів проекту ЧАЩ – перші три літери прізвища (кирилицею) ЮР – перші дві літери імені (кирилицею) ІВ – перші дві літери по-батькові (кирилицею) 12 – день народження клієнта 03 – місяць народження клієнта 69 – рік народження клієнта Ч – чоловіча стать Ж – жіноча стать ЧАЩЮРІВ120369ч/ж*

Програмна звітність регламентуючі документи терміни та періодичність подання програмний звіт механізм подання та погодження програмного звіту звіт по закупівлі медикаментів та товарів медичного призначення

Регламентуючі документи Угода про надання гранту Таблиця індикаторів проекту (додаток 2 до Угоди) Робочий план та бюджет проекту (додаток 3 до Угоди) Форми та вимоги до програмної звітності проекту (додаток 6 до Угоди) План інформаційно-освітніх заходів по проекту (додаток 11 до Угоди) Зразки первинної облікової документації (додаток 15 до Угоди)

Угода про надання гранту (1) Ст. 4. ОБЛІК, ЗВІТНІСТЬ ТА КОНТРОЛЬ ЗА ВИКОРИСТАННЯМ КОШТІВ ГРАНТУ, п. 4.2 У будь-який час на письмову вимогу Організації Набувач має подавати до Організації програмний звіт, фінансовий звіт про реалізацію Проекту та використання коштів Гранту станом на день, визначений у письмовій вимозі Організації. Ст. 4. ОБЛІК, ЗВІТНІСТЬ ТА КОНТРОЛЬ ЗА ВИКОРИСТАННЯМ КОШТІВ ГРАНТУ, п. 4.3 Програмний звіт за результатами реалізації Проекту у відповідний звітний період в обов'язковому порядку має подаватися до Організації в електронному вигляді (надсилатися електронною поштою) та на паперовому носії інформації. Програмний звіт повинен готуватися за формами, наведеними у Додатку № 6 до цієї Угоди, зокрема зазначати рівень досягнення індикаторів ефективності Проекту. Програмний звіт повинен супроводжуватися примірниками об’єктів інтелектуальної власності, створеними в рамках виконання Проекту (інформаційні матеріали, публікації, відеофільми тощо). Ст. 4. ОБЛІК, ЗВІТНІСТЬ ТА КОНТРОЛЬ ЗА ВИКОРИСТАННЯМ КОШТІВ ГРАНТУ, п. 4.5 З метою виконання постійного програмного моніторингу та формування звітності за результатами здійснення програмної діяльності Набувач зобов’язується використовувати електронну базу даних Case++. Інструкція з установки та використання бази даних Case++, а також право доступу до неї надається Організацією. Ст. 4. ОБЛІК, ЗВІТНІСТЬ ТА КОНТРОЛЬ ЗА ВИКОРИСТАННЯМ КОШТІВ ГРАНТУ, п. 4.6 Особа, відповідальна за моніторинг та звітність (документатор) у проекті Набувача, зобов’язується щотижнево заповнювати необхідну програмну інформацію в електронній базі даних Case++ та щотижнево синхронізовувати її через мережу Інтернет з центральним сервером, розміщеним в Організації.

Угода про надання гранту (2) Ст. 4. ОБЛІК, ЗВІТНІСТЬ ТА КОНТРОЛЬ ЗА ВИКОРИСТАННЯМ КОШТІВ ГРАНТУ, п. 4.7 Набувач зобов’язується вести первинну облікову документацію та використовувати електронну базу даних Case++ відповідно до принципів, правил та вимог, які визначаються Організацією у відповідних інструкціях, положеннях та правилах. Ст. 4. ОБЛІК, ЗВІТНІСТЬ ТА КОНТРОЛЬ ЗА ВИКОРИСТАННЯМ КОШТІВ ГРАНТУ, п. 4.8 та 4.9. визначають терміни подання програмної звітності

Звітні періоди Дата подання ПЗ 5 липня 2013 р. Дата подання ПЗ 05 січня 2014 р.

Програмний звіт (1) є унікальними для кожного СР; стосуються лише програмної діяльності і не використовуються для фінансової звітності; форми стосуються лише тієї діяльності, що фінансується Мережею ЛЖВ (діяльність, що фінансується іншими донорами у даних формах не звітується). Програмний звіт організації складається з трьох файлів: Excel файлу зі звітною формою, яка містить програмні показники (кількісний звіт = «Квартальний звіт у БД Case++»); Роздруківки звіту по проведених заходах із бази Case++ з інформацією про всі заходи, проведені в рамках проекту (= звіт «Заходи» з бази Case++); Word файлу зі звітною формою для тексту-опису програмної діяльності (якісний/описовий звіт).

Програмний звіт (2) Кількісний програмний звіт (= «Квартальний звіт у БД Case++») містить: унікальний код організації (лівий верхній куток сторінки); назву субреципієнта; звітний період; список показників. Згенерований БД Case++ звіт містить увесь перелік показників. Звіт з інформацією про всі заходи, проведені в рамках проекту протягом звітного періоду, формується за допомогою бази Case++. Роздруківка даного звіту є однією із обов’язкових частин піврічного звіту СР і повинна бути обов’язково пропечатана та підписана керівниками організації та проекту

Програмний звіт (3) Описовий звіт Призначений для описової частини звіту, в якій повинна бути надана інформація про хід реалізації проекту. Описання має бути максимально коротким, конкретним, інформативним. Якщо СР реалізує більше одного напрямку діяльності, то в описовому звіті необхідно надати інформацію по кожному із напрямків окремо. Опис кожного окремого напрямку має починатися з нового абзацу та мати заголовок з повною назвою напрямку. Описова частина ПЗ поділяється на 4 блоки, а саме: Загальний опис діяльності за проектом, де необхідно коротко, проте змістовно описати виконання пунктів робочого плану проекту за відповідним напрямком. Успіхи у виконанні проекту, де відображається інформація про додаткову діяльність за напрямками проекту, налагодження нових партнерських зв’язків, залучення спонсорів, позитивні результати адвокації, позапланове навчання фахівців проекту тощо, а також те, яким чином зазначені успіхи сприяли реалізації проекту. Проблемні моменти виконання проекту, де описуються невиконані пункти робочого плану / недовиконані показники, причини невиконання пунктів робочого плану та планових показників тощо; які кроки були прийняті для вирішення ситуації. Коментарі співробітників ВБО «Всеукраїнська Мережа ЛЖВ», який заповнюється лише співробітниками Мережі. Останній піврічний звіт за проектом повинен також містити підсумок діяльності проекту за рік.

Механізм подання та затвердження програмних звітів Подання та затвердження програмних звітів відбувається наступним чином: електронна версія програмного звіту подається до Мережі ЛЖВ у термін не пізніше 5 календарних днів після закінчення звітного періоду. Назви трьох файлів, які надсилаються, а саме: кількісний звіт (= «Квартальний звіт» у БД Case++), описовий звіт та звіт з інформацією про проведені заходи (= «Заходи» у БД Case++)), мають бути сформовані наступним чином:  Рік + Місяці звітного періоду + Назва СР ---→ 2012_Jan-March_Аванте  програмний куратор (працівник Мережі ЛЖВ) перевіряє отриманий від СР звіт, у т.ч. здійснює перевірку інформації, яка внесена до БД Case++ (повноту заповнення закладок у журналі «Клієнти проекту», відповідність внесених у базу заходів робочому плану проекту тощо); у разі виявлення помилок програмний куратор у письмовій формі надає СР зауваження та рекомендації щодо доопрацювання звіту; у зазначені терміни СР надсилає програмному куратору доопрацьований відповідно до зауважень та рекомендацій звіт; якщо усі рекомендації виконані, програмний фахівець погоджує звіт СР і надсилає його до відділу МіО на складування.

Механізм подання та затвердження програмних звітів Друкований варіант звіту надсилається СР до Мережі ЛЖВ лише після отримання від програмного куратора письмового погодження (листа електронною поштою), де зазначається які документи, на яку адресу і до якого числа необхідно надіслати. На кожній сторінці друкованого варіанту програмного звіту у форматі Excel, роздруківки із інформацією про проведені заходи та на кожній сторінці друкованого варіанту програмного звіту у форматі Word мають бути підпис керівника організації, підпис керівника проекту (або лише один підпис, якщо керівник організації є одночасно керівником проекту) та печатка організації.