Презентація на тему:
Особливості моніторингу виконання проектів з догляду та підтримки у 2011-2012 проектному році

Моніторинг і оцінка. Проект “Підтримка профілактики ВІЛ/СНІДу, лікування та догляду для найуразливіших груп населення України” за підтримки Глобального фонду боротьби зі СНІДом, туберкульозом та малярією Особливості моніторингу виконання проектів з догляду та підтримки у 2011-2012 проектному році. Тренінг “Адміністрування грантів неурядовими організаціями. Ознайомлення з системою моніторингу грантів” липень, 2011 рік м. Київ

Зміст презентації

Відділ моніторингу та оцінки Мережі фахівці відділу основні функції технічна підтримка виконавчих партнерів сторінка з МіО на сайті Мережі

Відділ моніторингу та оцінки Наталя Салабай керівник відділу планування, звітність до донорів, аналіз; організація та надання технічної підтримки, участь у різних заходах, де необхідне представництво МіО Мережі Юлія Скоропатська консультант Консультування з особливостей роботи з БД Case+ Тетяна Сосідко старший фахівець розробка та доопрацювання первинної облікової документації, обробка звітності ВП, технічна підтримка ВП, супровід соціологічних досліджень Мережі Людмила Шумило старший фахівець моніторинг програм з лікування (Ціль 2)

Технічна підтримка виконавчих партнерів Наталія Салабай – стратегічні питання з МіО внт. тел. 612 salabaj@network.org.ua Юлія Скоропатська - консультування (електронна пошта) з ведення бази Case+ j.skoropatska@network.org.ua Тетяна Сосідко - особливості документування діяльності з догляду та підтримки внт. тел. 613 sosidko@network.org.ua Електронна пошта відділу mio@network.org.ua моб. тел. відділу +38(067) 502 52 34

www.network.org.ua/monitoring/ Сторінка відділу МіО на сайті Мережі містить: Зразки первинної документації рейтинг організацій за результатами проектної діяльності; інструкцію щодо заповнення програмного звіту; презентації з МіО. документи, якими керується Мережа при здійсненні моніторингу виконання програм.

Моніторинг виконання проектів з ДіП фахівцями Мережі елементи моніторингу, які використовуються фахівцями Мережі процедура перевірки достовірності даних (верифікації) використання даних програмного моніторингу

Елементи моніторингу, які використовуються фахівцями Мережі Щоквартальний програмний кількісний та описовий звіт виконавчого партнера інтегрований рейтинг за результатами проектної діяльності*; рейтинг з виконання програмних цілей Технічна підтримка Програмний та фінансовий моніторинговий візит Премоніторинговий візит *У новому проектному році інтегрований рейтинг не використовуватиметься для автоматичного подовження гранту (стаття вилучена з Грантової угоди)

Верифікація Під час візиту здійснюватиметься 100-відсоткова верифікація* всіх відзвітованих клієнтів та наявних підтверджуючих документів. *Верифікація – позднелат. verificatio — доказательство, подтверждение, от лат. verus — истинный и facio — делаю.

Внутрішній програмний моніторинг (рівень виконавчого партнера) основні визначення процес внутрішнього моніторингу проекту (на рівні обліку клієнтів) первинний облік в проектах з догляд та підтримки підхід до кодування клієнтів проекту

Основні визначення Діти уражені епідемією ВІЛ/СНІД - до цієї категорії належать діти до 16 років народжені ВІЛ-позитивними матерями: (1) з підтвердженим ВІЛ-позитивним статусом, (2) непідтвердженим ВІЛ-позитивним статусом (до 18 міс.) та діти, які мешкають з ВІЛ-позитивними батьками/опікунами/усиновителями. Клієнт проекту з ДіП – людина, яка живе з ВІЛ (знаходиться на диспансерному обліку або визнає себе ВІЛ+) або дитина, уражена епідемією ВІЛ/СНІД. Новий клієнт напрямку з ДіП – клієнт, який уперше отримав послугу з ДіП за напрямком. Новий клієнт організації – клієнт, який уперше звернувся до організації та отримав послугу на її базі. Охоплений клієнт – клієнт, який отримав дві та більше послуг хоча б за одним із напрямків (за виключенням інформаційних матеріалів) упродовж звітного кварталу. Первинна документація – перелік документів, які організація має обов’язково вести з метою відслідковування проектної діяльності. Визначення (та індикатор), яке зникає у новому проектному році Постійний клієнт – клієнт, який отримував послуги не менше двох разів щомісяця протягом кварталу.

Процес внутрішнього моніторингу проекту (на рівні обліку клієнтів)

Загальні положення (1) ВИТЯГ З ОСОБЛИВИХ УМОВ Набувач має видати Наказ по організації, де: 1. Затверджуватимуться: 1. зразки первинної документації; 1.2. відповідальні/відповідальна особи(а) за належне заповнення первинної документації; 1.3. відповідальна/відповідальні особи за збір програмних даних; 1.4. відповідальна/відповідальні особи за належну підготовку та подачу програмної звітності до Організації; 1.5. відповідальна/відповідальні особи(а) за оцінку якості інформації (контроль за ідентичністю інформації між друкованими та електронними носіями, аналіз виконання програмних та фінансових цілей проекту; опитування клієнтів проекту). 2. Визначатимуться: 2.1. строки заповнення первинної та звітної документації; 2.2. відповідальність за неналежне ведення первинної та звітної документації; 2.3. положення оцінки якості інформації; 2.4. положення, які регламентують доступ до конфіденційної клієнтської інформації (у т.ч. до БД Case+). В Наказі також має бути визначено особу, на яку покладено контроль за його виконанням. Набувач має ознайомити весь персонал проекту з Наказом. Наказ має містити усі підписи ознайомленого з ним персоналу. До 01.08.11 скановані копії наказів надсилаються до Центрального офісу (sosidko@network.org.ua)

Загальні положення (2) Ведення документації (як первинної так і звітної) є частиною функціональних обов’язків кожного працівника проекту. Кожен працівник зобов’язаний належним чином вести первинну та звітну документацію, вчасно її подавати спеціалісту з моніторингу/документатору проекту. Первинна та звітна документація повинна заповнюватись вчасно, зберігатися в спеціально призначеному для цього місці (недоступному для сторонніх осіб) та бути доступною для ознайомлення керівникові організації/керівниками напрямів. Під час візитів грантонадавача працівник проекту повинен надавати доступ до всієї первинної та звітної документації, що веде. Неналежне ведення первинної/звітної документації є порушенням вимог проекту. До неналежного ведення первинної /звітної документації належить: повна або часткова відсутність первинних анкет/карток клієнтів; повна або часткова відсутність щотижневих відомостей заповнених спеціалістами, залученими до реалізації проекту; запізнення з наданням щотижневих відомостей; наявність розбіжностей між записами в щотижневих відомостях та базі даних; запізнення з наданням квартальної звітності; порушення інструкції щодо організації внутрішнього моніторингу проектів з догляду та підтримки.

Спеціаліст з моніторингу/документатор. Завдання та обов’язки

Первинний облік в проектах з догляду та підтримки (1)

Первинний облік в проектах з догляду та підтримки (2)

Первинний облік в проектах з догляду та підтримки (3)

Первинний облік в проектах з догляду та підтримки (4) поінформована угода має укладатися з клієнтами проекту (принаймні на яких заведено картку клієнта); зміст угоди має адаптовуватися під кожний окремий напрямок діяльності; в новому проектному році поінформована угода з наявними клієнтами організації має бути подовжена, а саме на угоді має оновитися термін її дії.

Первинний облік в проектах з догляду та підтримки (5) Учасники груп самодопомоги також підлягають ідентифікації та обліку. На початку роботи групи фасилітатор, знайомлячи з правилами роботи, може запропонувати називатися псевдонімом. По закінченню групи фасилітатор просить усіх учасників записатися іменем чи псевдонімом, або обрати для себе якийсь символ чи піктограму. Список учасників переноситься чи підшивається у журнал документування груп самодопомоги. Періодичність обліку наданих послуг: Облік здійснюється у відомостях щоденного обліку послуг. Щотижня дані переносяться до БД Case+. Рекомендовано: аналіз щодо виконання плану/цілей здійснювати щотижнево/помісячно та щоквартально. На основі щоквартального аналізу готується програмний кількісний звіт.

Підхід до кодування клієнтів проекту ЧАЩ – перші три літери прізвища (кирилицею) ЮР – перші дві літери імені (кирилицею) ІВ – перші дві літери по-батькові (кирилицею) 12 – день народження клієнта 03 – місяць народження клієнта 69 – рік народження клієнта Ч – чоловіча стать Ж – жіноча стать ЧАЩЮРІВ120369ч/ж*

Використання Case+ під час програмного моніторингу (рівень виконавчого партнера)

Можливості Case+ в програмному моніторингу дає можливість відслідковувати інформацію щодо клієнта: за допомогою Довідника може акумулювати інформацію щодо: роздаткових матеріалів; персоналу проекту; тренінгів та інформаційних занять тощо. дає можливість побудувати звіт за наступними критеріями: охоплення за період; нові клієнти; звіт за окремими напрямками; звіт надавача послуг (звіт використовується для передачі до бухгалтерії для оплати). Довідник “Послуги” буде адаптовано під напрямки 2011-2012 п.р. (як у робочому плані). Довідник “Предоставителей услуг” розширено переліком посад (в базу мають вноситися усі надавачі послуг, які задіяні в проекті).

Квартальна звітність. Основні вимоги терміни та періодичність подання програмний звіт механізм подання та погодження програмного звіту звіт по закупівлі медикаментів та товарів медичного призначення

Звітні періоди Дата подання ПЗ 10 січня 2012 р. Дата подання ПЗ 05 квітня 2012 р. Дата подання ПЗ 05 серпня 2012 р.

Програмний звіт (1) форма програмного звіту є унікальною для кожного ВП; кожного звітного періоду (щокварталу) форма та інструкція щодо її заповнення розсилається ВП; стосується лише програмної діяльності і не використовується для фінансової звітності; стосується діяльності, фінансованої тільки Мережею, тому в ній не звітується діяльність, підтримана іншими донорами; повинна включати дані, що безпосередньо відносяться до діяльності ВП за компонентом ДіП; файли з масивами даних (з БД Case+) обов’язково мають додаватися до щоквартального програмного квартального звіту. Форма програмного звіту організації складається з двох файлів: Excel файлу, який містить перелік індикаторів (закладка “Активності” відсутні у звітній формі на 2011-2012 п.р.) ; Word файлу для опису програмної діяльності.

Програмний звіт (2) Загальні індикатори з охоплення дорослих та дітей послугами з догляду та підтримки Загальна кількість ЛЖВ-клієнтів, які отримали послуги з догляду та підтримки за звітний період   Чоловіки   Жінки   Діти (до 16 років) З них - кількість нових ЛЖВ-клієнтів, які отримали послуги з догляду та підтримки за звітний період   Чоловіки   Жінки   Діти (до 16 років)

Програмний звіт (3) 10.12.01. Медико-соціальний та психологічний супровід ВІЛ-позитивних дорослих Кількість ЛЖВ-дорослих, охоплених послугами з медико-соціального та психологічного супроводу протягом звітного періоду   Чоловіки   Жінки З них - кількість нових ЛЖВ-дорослих, охоплених послугами з медико-соціального та психологічного супроводу протягом звітного періоду   Чоловіки   Жінки 10.06.03. Медико-соціальний та психологічний супровід дітей уражених епідемією ВІЛ/СНІД Кількість дітей, уражених епідемією, охоплених послугами з медико-соціального та психологічного супроводу протягом звітного періоду З них - кількість нових дітей, уражених епідемією, охоплених послугами з медико-соціального та психологічного супроводу протягом звітного періоду

Програмний звіт (4) 10.05.01. Розвиток руху самодопомоги ЛЖВ у малих містах і селах Кількість дорослих ЛЖВ-клієнтів, які брали участь в групах самодопомоги в малих містах за звітний період   Чоловіки   Жінки Кількість НОВИХ дорослих ЛЖВ-клієнтів, які брали участь в групах самодопомоги в малих містах за звітний період   Чоловіки   Жінки 10.08.01. Розвиток руху самодопомоги ВІЛ-позитивних ЧСЧ Кількість дорослих ВІЛ+ ЧСЧ, які отримали послуги з догляду та підтримки за звітний період Кількість НОВИХ дорослих ВІЛ+ ЧСЧ, які отримали послуги з догляду та підтримки за звітний період

Програмний звіт (5) 10.09.01. Догляд і підтримка ВІЛ-позитивних ув’язнених у виправних закладах Кількість дорослих ВІЛ+ засуджених, які отримали послуги з догляду та підтримки за звітний період   Чоловіки   Жінки Кількість НОВИХ дорослих ВІЛ+ засуджених, які отримали послуги з догляду та підтримки за звітний період   Чоловіки   Жінки

Механізм подання та погодження програмного звіту