Презентація на тему:
Основні вимоги до складання номенклатури справ установ, організацій, підприємств

Основні вимоги до складання номенклатури справ установ, організацій, підприємств Застосування Переліків типових документів при визначенні строків зберігання документів в номенклатурі справ

Номенклатура справ це … систематизований перелік найменувань справ, що створюються у діловодстві установи із зазначенням строків зберігання справ.

Функціональне призначення номенклатури справ НОМЕНКЛАТУРА СПРАВ забезпечує Формування виконаних документів у справи Пошук документів за видом та змістом Складання описів справ Систематизація документів Визначення строків зберігання справ (документів) Облік справ, закріплення їх індексів

Види номенклатури справ ТИПОВА ПРИМІРНА ІНДИВІДУАЛЬНА Обов’язково для кожної установи

Індивідуальна номенклатура справ установи ЗВЕДЕНА номенклатура справ Номенклатури справ структурних підрозділів Канцелярії Сектору економіки Організаційного відділу Планового відділу Відділу кадрової роботи

Чим відрізняються номенклатури справ ЗВЕДЕНА СТРУКТУРНОГО ПІДРОЗДІЛУ 1 2 3 4 5

Індекс справи 01 - 03 номер структурного підрозділу за штатнім розкладом або класифікатором структурних підрозділів порядковий номер справи в межах структурного підрозділу

Заголовок справи ПРИКЛАД: 1. Вид документу 2.Автор документу 3.Про що документ Накази голови РДА з основної діяльності

Особливості складання заголовків справ - у заголовках справ, що містять документи з одного питання, але не пов'язаних послідовністю ведення діловодства, вживається термін "документи", в дужках наводяться основні види документів справи. Приклад "Документи (доповідні записки, звіти, довідки, листування) про врахування пропозицій за результатами перевірок та критичних виступів у засобах масової інформації" - не передбачений Переліком строк зберігання, визначається ЕК установи та погоджується ЕПК відповідного державного архіву. В номенклатурі справ робиться примітка "Строк зберігання встановлено" (назва ЕПК державного архіву, протокол N___ від ___)" - якщо справи, сформованих із копій документів, встановлюється строк зберігання "доки не мине потреба“ незалежно від строку зберігання оригіналів документів (у тому числі і для документів постійного строку зберігання)

Для встановлення строків зберігання використовують … 1. Перелік типових документів, що створюються підчас діяльності органів держаної влади та місцевого самоврядування, інших установ, підприємств та організацій, із зазначенням строків зберігання документів (наказ Міністерства юстиції України від 12.04.2012 №578/5) 4. Примірні номенклатури справ 5. Протокол експертної комісії установи (ЕК) 2. Перелік видів документів, пов’язаних із забезпеченням соціального захисту громадян, що мають надходити до архівних установ у разі ліквідації підприємств, установ, організацій, які не належать до джерел формування Національного архівного фонду (наказ Міністерства юстиції України від 14.03.2013 № 430/5) 3. Перелік документів, що створюються в діяльності Державного комітету архівів України, державних та інших архівних установ України, із зазначенням строків зберігання (наказ Державного комітету архівів України № 88 від 25.06.2010)

Підсумковий запис враховуються фактично заведені справи за рік Підсумковий запис про категорії та кількість справ, заведених у ______ році в структурному підрозділі За строками зберігання Усього У тому числі таких, що переходять з позначкою “ЕПК” Постійного Тривалого (понад 10 років) Тимчасового (до 10 років включно) Разом Посада особи, відповідальної за діловодство в структурному підрозділі (підпис) Розшифровка підпису Дата Підсумкові відомості передано до служби документального забезпечення управління Посада особи, відповідальної за передавання відомостей (підпис) Розшифровка підпису Дата

Номенклатури справ складаються структурного підрозділу установи в 2-х примірниках в 4-х примірниках недоторканий робочий до архіву установи архівний відділ РДА,МР робочий до служби діловодства установи

Зведена номенклатура справ установи погоджується з ЕПК державного архіву області ПЛАНОВО 1 раз на 5 років НЕВІДКЛАДНО В разі суттєвих змін: у власності майна; в структурі; функціях та характері роботи установи. Відповідальність за складання номенклатури покладається на службу діловодства установи

Зведена номенклатура справ установи на наступний календарний рік переглядається й уточнюється станом на 1 грудня поточного року затверджується керівником установи вводиться в дію з 1 січня наступного календарного року

Для якісного складання номенклатури справ НЕОБХІДНО ПРОАНАЛІЗУВАТИ ДІЯЛЬНІСТЬ УСТАНОВИ, А САМЕ 7. Типовий та відомчі (галузеві) переліки документів із зазначенням строків їх зберігання, а також ураховуються завдання установи на наступний рік. 6. Реєстраційно-облікові та контрольні картотеки 5. Класифікатори документів і кореспондентів 4. Індивідуальні номенклатури та описи справ за минулі роки 3. Типові або примірні номенклатури справ 2. Штатний розпис 1. Положення (статути) про установу та її структурні підрозділи

Номенклатура справ складається за такими принципами СТРУКТУРНИЙ ФУНКЦІОНАЛЬНИЙ Канцелярія 4. Сектор економіки 2. Організаційний відділ 3. Плановий відділ 5. Відділ кадрової роботи 1. Організація роботи 4. Прогнозування 2. Планування 3. Фінансування

Схвалення та погодження зведеної номенклатури справ установи схвалюється ЕК установи погоджується ЕПК державного архіву Донецької області затверджується керівником установи

Перелік типових документів, що створюються підчас діяльності органів держаної влади та місцевого самоврядування, інших установ, підприємств та організацій, із зазначенням строків зберігання документів (наказ Міністерства юстиції України від 12.04.2012 №578/5) - розроблено відповідно до Закону України “Про Національний архівний фонд та архівні установи ”, Порядку утворення та діяльності комісій з проведення експертизи цінності документів, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 08 серпня 2007 року № 1004 (із змінами) - включає типові документи, що створюються під час документування однотипних управлінських функцій, виконуваних органами державної влади та місцевого самоврядування, іншими установами, підприємствами та організаціями незалежно від функціонально-цільового призначення, рівня і масштабу діяльності, форми власності, а також документацію, що створюється в результаті виробничої та науково-технічної діяльності організацій - є нормативно-правовим актом, призначеним для використання всіма організаціями при визначенні строків зберігання документів, їх відборі на постійне та тривале ( понад 10 років) зберігання або для знищення

ОСОБЛИВОСТІ ЗАСТОСУВАННЯ - строки зберігання документів, визначені в Переліку, є мінімальними, їх не можна скорочувати. Продовження строків зберігання документів, допускається у, якщо потреба спричинена специфічними особливостями роботи конкретної організації - строки зберігання типових документів на електронних носіях відповідають строкам зберігання аналогічних документів на паперових носіях - обчислення строків зберігання документів проводиться з 01 січня року, який іде за роком завершення їх діловодством - контроль за правильністю застосування Переліку здійснюють Укрдержархів та уповноважені ним державні архівні установи та архівні відділи міських рад

СТРОКИ ЗБЕРІГАННЯ “Постійно” - документи належать до НАФ і підлягають довічному зберіганню “До ліквідації організації” – безстроково зберігаються в організації, у разі ліквідації організації - підлягають повторній експертизі цінності з позначкою “ЕПК” - документи належать до НАФ і підлягають довічному зберіганню “Доки не мине потреба” - мають лише тривале практичне значення. Строк їх зберігання визначається самими організаціями, але не може бути меншим одного року “документи з фінансового моніторингу” (ст. 186,187,219,241,242, 248,269,271,319,323,325-328,330,333,334,336-338,344,345,351-353, 927,928,1006,1007,1011,1083,1086,1090,1109,1323,1434,1580,1684) – зберігаються 5 років

Строки зберігання документів у Переліку диференційовано за двома групами організацій організації, в діяльності яких створюються документи НАФ (список 1,2) організації, в діяльності яких не створюються документи НАФ (список 3,3.1) Номер статті Види документів Строк зберігання документів Примітка в організаціях, у діяльності яких створюються документи НАФ в організаціях, у діяльності яких не створюються документи НАФ 1 2 3 4 5

Перелік видів документів, пов’язаних із забезпеченням соціального захисту громадян, що мають надходити до архівних установ у разі ліквідації підприємств, установ, організацій, які не належать до джерел формування НАФ (наказ Міністерства юстиції України від 14.03.2013 № 430/5) - розроблено відповідно до Закону України “Про Національний архівний фонд та архівні установи ”, Порядку утворення та діяльності комісій з проведення експертизи цінності документів, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 08 серпня 2007 року № 1004 (із змінами) - під час розроблення цього Переліку було використано Перелік типових документів, що створюються під час діяльності органів державної влади та місцевого самоврядування, інших установ, підприємств та організацій, із зазначенням строків зберігання документів (затверджений наказом Міністерства юстиції України від 12 квітня 2012 року № 578/5) - Перелік є нормативно - правовим актом, призначеним для використання всіма установами, підприємствами, організаціями, що не належать до джерел формування Національного архівного фонду при визначенні строків зберігання документів під час проведення їх експертизи цінності у зв’язку з ліквідацією установи

Перелік документів, що створюються в діяльності Державного комітету архівів України, державних та інших архівних установ України, із зазначенням строків зберігання (наказ Державного комітету архівів України № 88 від 25.06.2010) - розроблено відповідно до Закону України “Про Національний архівний фонд та архівні установи ”, Порядку утворення та діяльності комісій з проведення експертизи цінності документів, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 08 серпня 2007 року № 1004 (із змінами) - основним нормативно - правовим актом, що визначає строки зберігання специфічних документів, що створюються в діяльності архівних установ. Строки зберігання документів, встановлені Переліком, є обов’язковими для всіх архівних установ у разі визначення строків зберігання справ на підставі цих переліків у номенклатурі справ до кожної статті робиться посилання на відповідний перелік, наприклад: - постійно, ст. 16-а ТП (відмітка „ТП” означає, що строки зберігання визначено на підставі Переліку типових документів); - 5 р., ст. 99 ВП (відмітка „ВП” означає, що строки зберігання визначено на підставі відомчого переліку).

ДЯКУЮ ЗА УВАГУ!