Презентація на тему:
Управління проектом

Управління проектом Здіслава Баранкевич, Ірина Воротникова

„Виживають не найсильніші і не найрозумніші види, а такі, що найкраще реагують на зміни” Чарльз Дарвін

Імпровізація: Унікальна Одразу „Зроби щось!” Спроби та помилки Рутина: Повторюється Постійна Схематична Автоматична Проект: Унікальний, неповторний Тимчасово Спеціальні передумови Цикл досягнення мети Способи роботи: Ситуація Час Дії Контроль

проект Завдання 1. Створіть карту знань (асоціацій) з поняттям “проект”

Проект послідовність пов’язаних дій, які відбуваються у визначеному часі та спрямовані на досягнення чітко визначених цілей

Початково проекти мали конструкційно-технічний характер: Будівельні Інженерні Виробничі В технічних галузях розроблено багато методів управління всіма елементами проекту

Історія проекту Проектний метод виник у США, де його почали використовувати на початку XX ст. Вільям Кілпатрік вважається засновником цього методу. Він вважав, що проект, це не один із можливих методів навчання, але основний дидактичний принцип. Кілпатрік стверджував, що замість теоретичного здобуття знань, учні повинні самостійно їх здобувати та перевіряти свої вміння у конкретних життєвих ситуаціях. Крім того, учнів неможна примушувати виконувати діяльність, яку вони не бажають виконувати, тому що така робота не принесе тривалого і позитивного ефекту. Іншими словами – це самі учні повинні вирішувати, над чим вони бажають працювати, а школа повинна створити сприятливі для їх розвитку умови

Проектний метод в наш час полягає у тому, що учнівський колектив пропонує, планує, виконує та презентує певні заходи і оцінює їх виконання можна вважати, що проект, це метод навчання, суть якого полягає у тому, що учні виконують певне завдання на основі попередньо прийнятих стандартів та передумов

Проект формує вміння: планувати самостійно організовувати свою роботу працювати в групі спілкуватись брати на себе відповідальність збирати та вибирати інформацію вирішувати проблеми приймати рішення мислити креативно оцінювати свою роботу

Як добре почати? Перше правило роботи над проектом – не починати від заповнення анкети-заявки на дофінансування.. Спочатку необхідно створити проект.. В голові, потім на папері.. Так, щоб можна було пояснити – собі та іншим – що ми задумали.. Пояснити і одночасно переконати інших надати фінансову підтримку нашому проекту.. Можемо намагатись розробити проект інтуітивно, а можна використати проектні методології..

Використання логічної структури для аналізу проблеми Структурований процес прийняття рішень, який використовує ретельно зібрані та перевірені дані Консультації та участь учасників проекту на всіх етапах роботи Зосередження на меті проекту та реальних користях для цільової групи Включення в процес роботи системи забезпечення якості

Риси проекту орієнтованість на меті координація пов’язаних дій визначений час: початку та кінця винятковість, неповторність елемент ризику та невизначеності постійна зміна оточення проекти виконують люди для людей

Aвтори проектів… повинні вміти правильно розробляти проекти повинні розуміти побоювання та обмеження донорських організацій повинні виконувати всі дії проекту, пам’ятаючи про фінансову дисципліну, звітність та обов’язковий зовнішній контроль …..

Завдання 2. Сформулюйте і намалюйте фази проекту. Які дії, на Вашу думку, потрібно роботи в кожній фазі проекту?

Управління (I) Управління людськими засобами (створення консорціуму, спілкування між партнерами, розподіл ролей – хто буде координатором, організація зустрічей, контроль виконання завдань, вибір осіб для виконання завдань, прийняття рішень, вирішення проблем, конфліктів тощо) Управління матеріальними засобами (вибір місця реалізації проекту, обладнання, планування придбання необхідних приладів та матеріалів) Управління фінансовими засобами (розробка бюджету проекту, розподіл фінансів на кожне з завдань, планування заробітної платні, інших витрат, оцінка особистого вкладу, контроль фінансового обігу)

Управління (II) завданнями: координація дій визначення мети та цілей проекту поділ проекту на логічні фази опис кожної з фаз проекту (терміни початку та закінчення, опис, відповідальна особа/ партнер, передбачувані результати – вимірні, фізичні – наприклад: звіт, прототип тощо) розподіл завдань між партнерами, “верстові стовпи” опис очікуваних результатів звіти, внутрішній контроль за виконанням завдань, забезпечення якості виконання завдань

Управління (III) Управління часом (термін реалізації проекту, розподіл завдань у часі, визначення термінів досягнення кожної з цілей, планування часу на підготовку звітів, партнерські зустрічі, аудит, грошові перекази) Розпорядження правами інтелектуальної власності (хто буде власником патентів, які можуть появитись, хто і в якій формі буде поширювати результати досліджень, яка інформація повинна бути конфіденційною, тощо)

Етапи підготовки проекту Етап аналізу Аналіз зацікавлених – для кого буде виконуватись проект? Аналіз проблеми (дерево вирішення проблем) Aналіз цілей (дерево цілей) Aналіз та вибір стратегії Eтап планування Розробка логічної структури (логічна матриця) Графік виконання робіт (діаграма Ганта) Бюджет

ВІДСУТНЯ ПРОБЛЕМА – ПРОЕКТ НЕ ПОТРІБНИЙ Планування проекту охоплює як грунтовне вивчення проблеми, яку повинен вирішити даний проект (мета проекту це вирішення проблеми) так і доступних засобів: - фінансових (разом з джерелами фінансування) - людських (проектна команда) - речових - інших (організація, час тощо)

Побудова ПРОЕКТУ Крок1 ІДЕНТИФІКАЦІЯ Крок2 ПЛАНУВАННЯ Крок3 РЕАЛІЗАЦІЯ Крок4 ОЦІНКА

Побудова ПРОЕКТУ Крок1 ІДЕНТИФІКАЦІЯ визначення потреб можливість реалізації віднесення допланових документів

Побудова ПРОЕКТУ Крок2 ПЛАНУВАННЯ дії та графік виконання бюджет управління

Побудова ПРОЕКТУ Крок3 РЕАЛІЗАЦІЯ просування дій моніторинг результатів діагностика небезпек

Побудова ПРОЕКТУ Крок4 ОЦІНКА порівняння ефектів з результатами список похибок – коригуючі дії “нове життя” проекту

Планування АНАЛІЗ ПОЧАТКОВОЇ СИТУАЦІЇ SWOT з визначенням ступеня важливості дерево вирішення проблем дерево цілей ЛОГІЧНА МАТРИЦЯ ПРОЕКТУ (LOGICAL FRAMEWORK) цілі–дії–показники–плани

8 кроків управління проектом Визначте та назовіть проблему або ситуацію Знайдіть та опишіть якнайкраще вирішення Визначте завдання та необхідні засоби Підготуйте графік виконання робіт та план розподілу засобів „

8 кроків управління проектом Оцініть кошти проекту та розробіть його бюджет Зробіть аналіз ризиків та встановіть взаємини з бенефіціарами проекту Контролюйте та звертайте увагу на комунікацію під час виконання проекту Правильно завершіть проект „

Структура проекту: Аналіз початкової ситуації Проблема Цілі Результати Продукти Дії/методи/виконавці Графік Бюджет Моніторинг Евалюація Розповсюдження інформації Ключовий фактор якісної розробки проекту Логічна матриця проекту Логіка інтервенції проекту

Логічна матриця проекту „ Зовнішні фактори Показники досягнення цілей Джерела верифікації Логіка інтервенції Кошти Початкові умови Витрати Мета (програми) Цілі проекту Результати Дії

ЛОГІЧНА МАТРИЦЯ Причинно-наслідкові зв’язки 1 4 якщо якщо якщо та та та то то то

Метод логічної матриці (LogFrame)       Дії засоби Результати Цілі проекту Загальна мета Продукти Швидкі ефекти „

Аналіз проблем – причини та наслідки причини 2. Важливі та безпосередні наслідки основної проблеми описуємо зверху, один біля одного. наслідки

Дерево вирішення проблем Проблеми на схемі описані у причинно-наслідковій формі. Під основною проблемою описані причини. Над основною проблемою описані наслідки. „

Дерево цілей Проблеми, описані у попередній схемі замінюються на цілі. Під ціллю записуємо засоби „

Завдання 3. Придумайте проект. Опишіть його дерево проблем, та дерево цілей

Цілі проекту Objective – загальна мета (це не дія, її не можна виконати). Goals – цілі (якщо цілі далекі, необхідно визначити “віхи” на шляху їх досягнення).

ЦІЛЬ повинна бути: Specific (конкретна) Measurable (вимірна) Achievable/available (реальна) Realistic (реалістична) Timed (визначена у часі) „ ......................................................................................................................... ......................................................................................................................... ......................................................................................................................... ......................................................................................................................... ......................................................................................................................... ......................................................................................................................... ......................................................................................................................... ......................................................................................................................... ......................................................................................................................... ......................................................................................................................... ......................................................................................................................... ......................................................................................................................... ......................................................................................................................... ......................................................................................................................... ......................................................................................................................... ......................................................................................................................... .........................................................................................................................

Графік виконання робіт це інструмент: Планування Контролю/моніторингу Управління „

Діаграма Гантта Основний інструмент, що використовується для планування робіт. Дозволяє: графічно описати тривалість кожної дії у будь якому часі перевірити, чи проект просувається у напрямку визначеної мети оцінити рівень та інтенсивність робіт у даному часі окреслити основні “віхи” проекту

Діаграма Ганта „

Заходи Графік виконання робіт Кошти I II III IV V VI VII VIII IX X XI XII Платня Власні кошти Інші Разом Завдання1 Гр Завдання 1.1 Завдання1.2 Завдання1.3 Завдання2 Гр Завдання2.1 Завдання2.2 Завдання2.3 Завдання 3 Гр Завдання3.1

велика ОБЕРЕЖНО ОБЕРЕЖНО ЗУПИНИСЬ!! ВПЕРЕД! ВІРОГІДНІСТЬ мала В А Г А в ел и к а м а л а „смертельний ризик Аналіз ризиків

ЗАПИШІТЬ ЗОВНІШНІ ФАКТОРИ ЧИ ДАНИЙ ФАКТОР Є ВАЖЛИВИМ ДЛЯ УСПІШНОГО ВИКОНАННЯ ПРОЕКТУ? ЧИ ПРОЕКТ МОЖНА “ПЕРЕРОБИТИ”? ЧИ ПРОЕКТ МОЖЕ ЗАВЕРШИТИСЬ ПОРАЗКОЮ? ЗМІНІТЬ ПРОЕКТ: ДОДАЙТЕ РЕЗУЛЬТАТИ/ДІЇ ЗМІНІТЬ ЦІЛЬ НАПИШІТЬ НОВИЙ ПРОЕКТ ІГНОРУЙТЕ МОНІТОРИНГ „СМЕРТЕЛЬНИЙ РИЗИК”? ПОВІДОМТЕ ДОНОРА РІШЕННЯ: ПРОДОВЖУВАТИ АБО ПРИПИНИТИ Зменшіть ризики шляхом переробки проекту TAK TAK TAK НІ НІ НІ Аналіз ризиків

Фінансовий аналіз проекту Три сфери: a) заплановані дії та засоби, необхідні для їх виконання b) витрати, які можна фінансувати із зовнішніх джерел (можливість отримання дофінансування) c) графік виконання робіт та фінансова стабільність „

Принципи кваліфікації витрат витрати повинні бути фактичними, витрати повинні бути безпосередньо пов’язані з проектом витрати повинні бути затверджені у анкеті-заявці даного проекту, витрати повинні бути підтверджені фінансовими документами

Стандартна структура бюджету проекту, дофінансованого з ЄС витрати на бенефіціарів витрати на адміністрування інші витрати

Визначення вартості проекту – Розробка докладного кошторису Список всіх запланованих витрат Визначення виду одиниці кожної з витрат Кількість одиниць кожної з витрат Ціна одиниці кожної з витрат Підрахування кожної з витрат Перевірка можливості зовнішнього фінансування кожної з витрат Визначення можливого рівня дофінансування

Можливість зовнішнього фінансування заробітня платня працівників, що виконують проект + податки та соціальні внески дрібне обладнання /у тому числі офісне/, кошти відряджень та проживання під час відряджень для працівників, що виконують проект орендна платня /приміщення/ придбання послуг /бухгалтерські, зовнішня евалюація тощо/ інформування, реклама придбання та страхування комп’ютерів кошти набору учасників

Інформування та реклама Всі, хто виконує проекти за фінансової підтримки європейських фондів, зобов’язані інформувати учасників проекту та суспільство, що діяльність виконується за фінансової підтримки ЄС

Моніторинг це оцінка ефектів проекту під час його виконання Моніторинг охоплює: Думки учасників програми, навчання Дослідження рівня задоволення учасників Оцінка програми, навчального процесу в категоріях придатності, адекватності тощо Дослідження рівня досягнення запланованих цілей Діагностування сильних та слабких сторін програми, навчального процесу Діагностування причин поразки

Навіщо необхідно робити моніторинг проектів? Щоб забезпечити реалізацію проекту згідно з описом, представленим у анкеті-заявці та бізнес-плані Щоб порівнювати отримані результати з запланованими цілями Щоб зробити висновки на майбутнє

Моніторинг – основні проблеми Моніторинг стосується фази реалізації цілого проекту Чотири основні проблеми: Чи виконуються заплановані дії? Чи заплановані дії виконуються ефективно? Якщо ні, чому? Що можна зробити, щоб це виправити?

Методи здійснення моніторингу Перевірка досягнутих результатів у регулярних проміжках – наприклад, квартальні звіти. Перевірка нерегулярна – контрольні візити, підставні клієнти тощо. Використання фокусних груп для отримання якісної зворотної інформації від бенефіціарів, або інших зацікавлених осіб. Дослідження серед бенефіціарів тощо.

Реалізація проекту Управління проектом (система розподілу ролей, організація роботи, процесу прийняття рішень та організації). Моніторинг та звітність (речова та фінансова) Заявка на оплату Контроль виконання Управління командою (ресурсами, обсягом роботи, вміннями та часом)

КОЖЕН Треба було виконати важливе завдання КОЖНОГО попросили його зробити. КОЖЕН думав, що ХТОСЬ це зробить. ХТО НЕБУДЬ міг це зробити, але не зробив. НІХТО ХТОСЬ обурився, тому, що це був обов’язок КОЖНОГО КОЖЕН думав, що ХТО НЕБУДЬ може це зробити, НІХТО не розумів, що нічого не зробив. Закінчилося тим, що KTOŚ ХТОСЬ звинуватив КОЖНОГО а ХТО НЕБУДЬ не міг звинувачувати НІКОГО . Треба було звинувачувати ВСІХ KAŻDY КОЖЕН KTOŚ ХТОСЬ ХТО НЕБУДЬ НІХТО

Ефективна проектна команда має лідера має ясно визначену ціль має визначену структуру має визначені посадові обов’язки кожного з членів має визначені правила та процедури спілкування має визначені правила обігу та архівації документів

Структура команди Сітьова Структура зірки Ізоморфна структура Спеціалізована структура Альтруїстична структура

Завдання керівника проекту Ведення переговорів щодо контракту, звітність, регулярні контакти з донором Щоденне координування та контролювання роботи виконавців проектних завдань Підготовка регулярних зустрічей Платність Забезпечення плавного ходу реалізації проекту Маркетинг пректу на кожному етапі реалізації і після його завершення

орієнтованість на завдання/ цілі чи на людей? стиль керуючий (накази) стиль переконуючий стиль приймаючий участь стиль надаючий повноваження стиль посередній Стиль управління

Пастки під час планування проекту Бажання зробити все у межах одного проекту (НЕРЕАЛЬНО) Неправильна ПРЕЗЕНТАЦІЯ ПРОБЛЕМИ / СИТУАЦІЇ (недостатнє обгрунтування) Неврахування думки всіх зацікавлених сторін під час розробки проекту Відсутність інформації про згідність даного проекту з існуючими стратегіями, програмами тощо

Грамотно розроблені проекти Ясні, прості та зрозумілі Можливі до виконання – реальні/ викональні Основані на ОЧЕВИДНОМУ зрозумінні необхідності/ проблеми Характеризуються зрозумінням критеріїв надання допомоги Презентують свіжий підхід до проблеми В основному, включають елементи зрівноваженого розвитку

Риси проекту багатовимірність холістичний (цілісний) підхід до теми прогресивна роль вчителя індивідуальний підхід до учня відхід від традиційного способу оцінювання

Структура проекту 1. Підготовка/ визначення теми Дії вчителя ознайомити учнів з проектним методом зацікавити учнів допомогти визначити зміст, тему або проблему майбутнього проекту ознайомити з матеріалами Дії учнів вступне (самостійне або групове) ознайомлення з інформацією разом із вчителем, батьками визначення теми визначення цілей формулювання проблеми

2. Планування Розробка інструкції до проекту. Заключення контракту. Визначення джерел інформації/ додаткових матеріалів тощо. Визначення завдань в кожній із груп (карти праці). Складання списку літератури. Розробка графіку виконання робіт. Визначення форми, плану презентації результатів. Визначення обов’язків та обсягу робіт (у випадку групового проекту). Перевірка готовності учнів до реалізації вибраної теми.

2. Планування Дії вчителя допомагати в пошуку матеріалів та інших джерел інформації інформувати про правила роботи з матеріалами та іншими джерелами iнформації допомагати у виборі критеріїв оцінки Дії учнів пошук джерел інформації вивчення даних, звертаючись до вчителя тільки за рекомендаціями, порадами самостійне опрацьовування спостережень

3. Пошук Дії вчителя моніторувати та направляти опосередковано керувати роботою передбачати відмічати індивідуальний вклад кожного з учнів Дії учня збирати інформацію робити аналіз порівнювати різні точки зору планувати роботу самостійно або в групі

4. Опрацювання Дії вчителя радить показує приклади якісної роботи (проектів) допомагає написати вступ, завершення, список літератури, правильно вибрати форму тощо Дії учнів пишуть роботу поєднують окремі частини проекту в ціле

5. Презентація Дії вчителя слухає задає питання Дії учнів розробка плану презентації час на індивідуальні презентації кожного з виконавців проекту активна участь у дискусії щодо робіт інших учнів в презентації беруть участь всі члени команди

5. Форми прнзентації альбом портфель документів плакат або інша художня форма книга, газета, листівка мультимедійна презентація модель, макет фільм, звукозапис звіт зірка питань

5. Форми презентації п’єса, сценка масова подія: пік-нік, марш, концерт дебати, дискусія шкільна вистава учнівських робіт конференція суспільний захід

6. Оцінка Дії вчителя індивідуальна оцінка кожного учня оцінка всієї роботи використання критеріїв оцінки, описаних в інструкції обговорення невикористаних можливостей поради на майбутнє Дії учнів самооцінка учнів, команд обговорення оцінок інших членів групи

Критерії оцінки роботи над проектом: рівень самостійності під час вибору теми розробка плану дій самостійність рішення про необхідність консультацій або впровадження змін пошук джерел інформації обґрунтування необхідності використання зібраної інформації дотримання графіку виконання робіт вміння обґрунтувати вибір вирішення проблеми рівень засвоєння знань рівень розуміння завдань використання спеціальних термінів

Критерії оцінки презентації: організація та планування презентації (вступ, завершення, проведення дискусії) час презентації (чи група дотрималась визначених меж) спосіб використання нотаток комунікативність виступу

№ п/п. Критерії оцінки презентації Бали Логічна конструкція (вступ, основна частина, завершення (0 – 2) Різнорідність аналізу(0 – 2) Правильність підрахунків (0 – 2) Прозора форма ілюстрацій та схем(0 – 2) Естетичність(0 – 2) Дотримання термінів(0 – 2) Орфографія та стилістика(0 – 2) Участь всіх членів команди в роботі над проектом(0 – 2) Оцінка виконання проекту(0–6) Співпраця в групі(0–2) Самооцінка(0–2) Сума балів оцінка

Оцінка звіту: обробка отриманої інформації ясність та конкретність план розділів естетика

Сильні та слабкі сторони проекту вчить використовувати отримані знання на практиці вчить планувати та організовувати роботу вчить використовувати нові джерела інформації вчить самостійності має багатовимірний характер вчитель виступає в ролі провідника занадто складні теми відбирають бажання працювати різні команди працюють з різною швидкістю виконання проекту займає багато часу проблеми з доступом до першоджерел групові процеси неможливо передбачити ефекти

Риси якісного проекту чітко розроблена інструкція зв’язок із знайомими для учнів ситуаціями поєднання навчального змісту з різних галузей одночасне здобування знань та навичок визначення термінів виконання цілого проекту та кожного з етапів чіткий розподіл сфер відповідальності поєднання групової та індивідуальної роботи чіткі та явні критерії оцінювання публічна презентація ефектів роботи

Інструкція до проекту Повинна включати: Тему проекту Цілі Завдання, які приведуть до досягнення цілей Джерела інформації Терміни консультацій Терміни виконання кожного з етапів Можливі способи презентації проекту та часові межі цієї презентації Критерії оцінки проекту Авторефлексію

План звіту Титульна сторінка Зміст Подяки Анотація Вступ Основна частина Висновки Рекомендації Додатки Список літератури

Якщо плануєш на рік – сій рис, якщо плануєш на 10 років – сади дерева, якщо плануєш на сотні років – навчай своїх дітей китайське прислів’я