Презентація на тему:
Інформаційне табло впровадження проектів ГФ 10 раунду

Інформаційне табло впровадження проектів ГФ 10 раунду Основні реципієнти: Міжнародний Альянс з ВІЛ/СНІД Всеукраїнська Мережа ЛЖВ Український центр СНІДу Комісії з нагляду за розробкою заявок, веденням переговорів та реалізацією Програм, які здійснюються за рахунок коштів Глобального фонду для боротьби зі СНІДом, туберкульозом та малярією Засідання Нацради, 10 грудня, 2012 р.

Інформаційне табло Рекомендовано ГФ для КМК країн як інструмент нагляду за грантами Спрощує опрацювання звітів та інших матеріалів для членів КМК Візуалізує результати представлені в звітах Сигналізує щодо проблемних моментів у впровадженні проектів Дозволяє відстежувати стан виконання наданих рекомендацій

МБФ "Міжнародний Альянс з ВІЛ/СНІД в Україні" Грант № UKR-011-G08-H Період: 01.01.12 – 30.06.12 Рейтинг А1

F1: Бюджет, витрати та виплати Глобальним фондом - в ($) Звітний період P1 Коментарі:  За звітний період (01.01.12-30.06.12) було утилізовано 49% коштів

F2:Бюджет і фактичні витрати відповідно до завдань гранту - в ($) Звітний період P1 Коментарі:  ОРом не було надано суму використаних коштів

F3: Виплати і витрати - в ($) Звітний період P1 Коментарі:  СРи отримали 73% запланованих в бюджеті коштів.

M1: Статус Попередніх умов (ПУ) і Дій з встановленим терміном виконання (ДТС) Звітний період P1 Коментарі:  СУ № 2: щодо зарплат та винагород консультантів СУ № 4: маппінг СРів в МАФ та Секретаріат ГФ M2: Статус ключових керівних посад у структурі ОР Звітний період P1 Коментарі:  

M3: Контрактні угоди (СР) Звітний період P1 Коментарі:   M4: Кількість повних звітів, отриманих до встановленого строку Звітний період P1 Коментарі:  

M5: Бюджет і закупівля товарів медичного призначення, медичного обладнання, лікарських засобів і фармацевтичних препаратів Коментарі:  Перенесено в наступний період частину закупівель медикаментів для ЗПТ (у зв”язку зі зменшенням темпів набору клієнтів), презервативіив, ШТ на геп В

Показники Цільовий показник Досягнуто 0% - 59% 60% - 89% > 90% Зауваження Кількість та відсоток СІН, охоплених програмами з профілактики ВІЛ/СНІД упродовж звітного періоду 0 0 0%   Кількість партнерів СІН, охоплених програмами з профілактики ВІЛ/СНІД упродовж звітного періоду 0 0 0%   Кількість та відсоток працівників секс-бізнесу, охоплених програмами з профілактики ВІЛ/СНІД упродовж звітного періоду 0 0 0%   Кількість та відсоток ЧСЧ, охоплених програмами з профілактики ВІЛ/СНІД упродовж звітного періоду 0 0 0%   Кількість підлітків, що наражаються на найбільший ризик, охоплених програмами з профілактики ВІЛ/СНІД упродовж звітного періоду 10 579 17 291 163%  Не зовсім зрозуміло, як ведеться облік клієнтів в базі даних SYREX: підліток вже є клієнтом, якщо йому надали лише одну послугу або тільки тоді, коли він отримав мінімальний пакет послуг (примітка: Відповідно до вимог ГФ клієнтом стає тільки той підліток, якому був наданий мінімальний пакет послуг), у зв'язку з цим було запропоновано доопрацювати цю базу даних Кількість проведених сесій ДКТ з ВІЛ (включно з наданням результатів тестування) із застосуванням швидких тестів серед уразливих груп 0 0 0%   Кількість та відсоток СІН, що отримують замісну підтримуючу терапію 0 0 0%   Відсоток осіб, що безперервно отримують ОЗТ щонайменше протягом 6 місяців 0 0 0%   Кількість випадків ІПСШ, що були діагностовані та лікувалися серед груп найбільшого ризику 0 0 0%  

Рекомендації Коментарі Рекомендації F1  За звітний період (01.01.12-30.06.12) було утилізовано 49% коштів   F2 ОРом не було надано суму використаних коштів Надсилати всю інформацію. F3 СРи отримали 73% запланованих в бюджеті коштів. M1 Спеціальні умови: виконано - 4, в процесі виконання - 2 Рекомендація ГФ щодо виконання СУ №2: ОР знову подав базові ставки на 2-й квартал у жовтні 2012 року. Ніяких додаткових подальших необхідних дій доки Секретаріат їх перевіряє, ОРу, однак, пропонується розглянути нижче зазначені дії з управління, пов'язані з використанням плати за консультації. Рекомендація ГФ щодо виконання СУ №4: Подати маппінг СРів в МАФ та Секретаріат ГФ. Програмний менеджмент: 1. У той час як ОР зробив значний прогрес у здійсненні управлінських дій, зазначених у попередніх листах управління, три (3) рекомендації залишаються нез'ясованими. До них відносяться: • надання доказів того, що була створена функціональна система управління інформацією продуктами для здоров'я ; • покращення ОРом системи оцінки роботи, використовуючи об'єктивні критерії,такі як досягнення поставлених цілей і виконання показників, на відміну від існуючої, досить суб'єктивної особистої системи оцінки; • додаткове навчання для керівника нового підрозділу PSM в області закупівель в цілому і закупівель товарів медичного призначення. ОР повинен виконати всі три умови не пізніше кінця 2012 року. Фінансовий менеджмент 1. ОР має підготувати достатньо детальний аналіз відхилень від бюджету із зазначенням не тільки їх пояснень, але і розрахунків їх точної суми, що відповідають цим поясненням. 2. Запити коштів для нових видів діяльності (не входить у затверджений бюджет) мають бути чітко відокремлені від інших відхилень. Вони повинні бути забезпечені докладними поясненнями про нові заходи в окремому файлі представленому з кожним PU / DR.

Фінансовий менеджмент 1. Країнова група зазначає, що ОР продовжує залучати значну кількість зовнішніх консультантів для цілей забезпечення технічної допомоги. Ця проблема була описана в листі Управління від 22 березня 2012 під час 6-го раунду Гранту, з урахуванням таких дій керівництва: а) Ми рекомендуємо Альянсу залучення внутрішніх аудиторів при перевірці витрат по наданню технічної допомоги за звітний період. Особлива увага повинна бути приділена а) Точність розрахунку суми винагороди, що виплачується на підставі технічних завдань, б) Точність розподілу витрат між донорами / раундами, в) аналіз технічних завдань для регіональних координаторів для забезпечення того, що виплати були зроблені тільки за фактично зроблену роботу, г) адекватність винагороди , обсяг якої залежить від складності роботи. Б) Альянсу було рекомендовано проводити аналіз роботи, що надається зовнішнім консультантам на предмет того, чи може ця робота виконуватись штатними працівниками. в)Співробітники, відповідальні за ТЗ для надання технічної допомоги, повинні приділяти більше уваги при перевірці точності документів, які вони санкціонують. ОРу слід розробити чіткий поділ обов'язків у процесі затвердження технічних завдань, таких як, прийняття на роботу консультанта, перевірка розрахунків з податку на прибуток та єдиного соціального внеску, перевірка роботи, що здійснюється відповідно до бюджету та винагороду відповідно до затвердженої валюти і т.д. ОР повинен стежити за виконанням цього пункту як одного з першочергових у рамках 10-го Раунду, та забезпечити його виконання до кінця 2012 року. 2. Протягом звітного періоду ОР не отримав відсотки по банківських рахунках, оскільки вони не розміщувати кошти на депозитних рахунках. За версією ОР, ставки за депозитами овернайт запропоновані банками для рахунків в USD дуже низькі, і ОР вважає, що потенційні процентні доходи нижче вартості зусиль необхідних персоналу ОР. ОР пропонується вести переговори з банком про більш сприятливі умови депозитів або про механізми овернайт депозитів і намагатися тримати кошти на процентних банківських рахунках. 3. Що стосується постачальника логістичних послуг для тренінгів, то Альянс часто звертається до однієї компанії не влаштовуючи тендеру, якщо бюджет не перевищує $ 10000. ОРу пропонується знизити поріг для проведення тендеру для тренінгів до $ 5000 , це дасть можливість ОРу обрати більш економічно ефективні варіанти.

Український центр профілактики і боротьби зі СНІДом МОЗ України грант UKR-011-G10-H Звітний період 1 грудня – 30 червня 2012 року Проаналізовані матеріали: «Звіт про аналіз діяльності програми і запит на отримання коштів (PU/DR)» та листи ГФ щодо управління Рейтинг В2

F1. Бюджет, виплати ГФ і витрати ОР Коментарі: - кошти від ГФ надійшли вчасно - низький рівень виконання бюджету СНІД-Центр

F2. Бюджет і витрати відповідно до завдань Гранту Коментарі: - Кошти витрачені по бюджетній лінії «людські ресурси» - Недовитрати по трьом напрямкам СНІД-Центр

ІНДИКАТОРИ Цільовий показник Досягнуто 0% - 59% 60% - 89% > 90% Коментарі 1 Число дорослих з просунутою стадією ВІЛ, що отримують комбіновану АРТ 0 0 0%   2 Число дорослих з просунутою стадією ВІЛ, що отримують АРТ на національному рівні 0 0 0%   3 Число та процент СІН на замісній підтримуючий терапії 0 0 0%   4 Кількість нових сайтов для доставки АРТ та інші послуги для ЛЖВ, що встановлені та функціонують 0 0 0%   5 Число и процент людей которі почали антиретровірусну терапію, кі забирали всі прописані антиретровірусні препарати вчасно 0 0 0%   6 Кількість людей з найбільш уразливих груп, котрі пройшли тестуванняна ВІЛ та консультування та отримали результати 0 0 0%   7 Кількість випадків ІПСШ, що діагностуються і лікуються у НУГ 0 0 0%   8 Число M & О спеціалистів,що які пройшли підготовку на національному і регіональному рівні. 25 75 0% (300%)   Оскільки тренінги були проведені за кошти інших джерел, не ГФ, цей індикатор не може бути зарахований як виконаний. В той же час, зважаючи на те, що Центр брав участь в підготовці заходів та беручи до уваги лист з поясненнями ситуації, ГФ вважає за необхідне обережно підходити до оцінки «0». Таким чином чином рейтинг виконання Гранту підвищився з С до В2 9 Число та процент регіональних центрів СНІДу, що представляли вчасні, повні та точні звіти в Національний Центр СНІДу 0 0 0%   10 Число і процент медичних установ дозування АРВ-терапії, в яких не залишилось в запасі хоча б одного з АРВ-препаратів в останні 12 місяців 0 0 0%  Дослідження базового показника для цього індикатора проводили методом вибірки, а не по всім регіонам. Це може призвести до того, що отримані результати не повною мірою відображують ситуацію. Провести дослідження у всіх регіонах країни для отримання більш об*єктивної інформації

СНІД-Центр Р8

М1. Коментарі: в процесі виконання (in progress): Спеціальна умова 2 - розробка електронної бази збору, аналізу та звітування програмних даних; Спеціальна умова 4 – затверджений МОЗ план переводу пацієнтів на АРТ (10 000) на лікування за кошти держбюджету М2, Коментарі: 12 запланованих вакансій заповнені

Рекомендації Центр СНІДу Коментарі Рекомендації F1 Кошти від ГФ надійшли вчасно; Низький рівень виконання бюджету. Використано 28% від запланованого. Підвищити ефективність використання коштів у наступному періоді   F2 Більшість коштів за звітний період було витрачено на виплату заробітних плат. Провести необхідні заходи з метою уможливлення використання коштів гранту у відповідності до вимог ГФ (впровадження закону щодо проектів ГФ) M1 Спеціальні умови: виконано - 4, в процесі виконання - 2 Рекомендація ГФ щодо виконання СУ №2: Станом на 1 квітня 2012 року, основний реципієнт повинен надати у ГФ докази того, що основним реципієнтом розроблена електронна система управління даними для збору, аналізу та подання інформації щодо програмних даних, і що ця система функціонує. Рекомендація щодо виконання СУ №4: Щодо плану переведення 10000 паціентів на фінансування за кошти Національної програми. Фінансовий менеджмент: 1. Працівники фінансового відділу СНІД-Центру для обрахунків використовують MS Exel, що спричиняє труднощі в ході аналізу інформації. Перейти на користування програмою 1С для уможливлення ведення обліку витрат для кожного гранту/донора 2. Під час підготовки розрахунку витрат певні заощаджені кошти були перенесені на ІІІ та ІV кв-л, які ймовірно не будуть використані (наприклад адмін витрати) Більш виважено підходити до перепланування заощаджених кожтів на майбутні періоди. Використовувати фактичні вартості одиниць витрат, замість тих, що були передбачені бюджетом 3. Невідповідність зайнятості та оплати праці ІТ менеджера Перевести ІТ менеджера на погодинну оплату 4. У другому кварталі у 9-ти з 19 працівників був перевищений рівень заробітної плати на 15-40%, хоча загальна сума коштів передбачена бюджетом не була перевищена 10 вересня 2012 року ОР представив ГФ оновлений план заробітної плати, яким повинен керуватися в майбутньому

Всеукраїнська мережа ЛЖВ грант UKR-011-G09-H Звітний період 1 грудня – 30 червня 2012 року Використані матеріали : «Звіт про аналіз діяльності програми і запит на отримання коштів (PU/DR)» та листи ГФ щодо управління Рейтинг В1

F1. Бюджет, виплати ГФ і витрати ОР Коментарі:- кошти від ГФ надійшли вчасно - низький рівень виконання бюджету Мережа ЛЖВ

Бюджет і витрати відповідно до завдань Гранту F2, Коментарі: недовитрати по всім напрямкам окрім адміністрування гранту Мережа ЛЖВ

М5. Коментарі: Недовитрати: - економія коштів на закупівлі АРТ в результаті зниження цін; затримка закупівлі товарів медичного призначення, устаткування та обладнання через затримку із наданням запитів від Центру СНІД та Пенітенціарної служби. Мережа ЛЖВ

М1, Коментарі: 3 спеціальні умови виконані і 3 в процесі виконання М3, Коментарі:

ІНДИКАТОРИ Цільовий показник Досягнуто 0% - 59% 60% - 89% > 90% Коментарі 1 Кількість дорослих ЛЖВ, охоплених послугами з догляду та підтримки в громаді 0 0 0%   2 Кількість дітей, яких торкнулась епідемія ВІЛ/СНІДу, охоплених послугами з догляду та підтримки в громаді 0 0 0%   3 Кількість та % ув'язнених з розвиненою ВІЛ-інфекцією, які отримують антиретровірусну терапію 0 0 0%   4 Кількість сесій з консультування та тестування для ув'язенених 0 0 0%   5 Кількість нових відкритих та функціонуючих сайтів надання АРТ та інших послуг для ЛЖВ 0 0 0%   6 % дорослих ЛЖВ, задоволених отриманими послугами з догляду та підтримки 0 0 0%   7 Кількість та % закладів охорони здоров'я, що надають АРВ-терапію, в яких було зафіксовано відсутність принаймні одного необхідного АРВ-препарату протягом останніх 12 місяців 0 0 0%   8 Кількість представників спільноти, яких торкнулась епідемія ВІЛ/СНІДу, залучених до розробки/перегляду/оцінки регіональних/національних програм з ВІЛ/СНІДу протягом останніх 12 місяців 26 24 92%  Учасники зустрічі були делеговані спільнотами; їх фактична кількість виявилася меншою від запланованої. Недовиконання за даним показником буде надолужено в наступному звітному періоді. 9 Кількість представників спільнот (персоналу чи волонтерів), які пройшли навчання чи перепідготовку з менеджменту, лідерства чи підзвітності 0 0 0%  

Р9

Рекомендації: Мережа ЛЖВ Коментарі Рекомендації F1 Кошти від ГФ надійшли вчасно; Низький рівень виконання бюджету. Використано 22% від запланованого. Підвищити ефективність використання коштів у наступному періоді   F2 Більшість коштів за звітний період було витрачено на виплату заробітних плат. M1 Спеціальні умови: виконано - 3, в процесі виконання – 3 СУ № 1: розробка інструменту збору даних; СУ № 2 – надати в ГФ ставки зарплат та гонорарів консультантів; СУ № 4 – оновити аплікаційні форми для субгрантерів додавши запит про інші дорнорські кошти Спеціальна Умова 1:- ОР має відзвітувати у Секретаріат ГФ щодо статусу виконання цієї умови до 31-го Жовтня 2012 року. Спеціальна умова 2. - До 30 вересня, 2012 року ОР має ще раз подати до Секретаріату ГФ переглянуті базові ставкина заробітну плату відповідно до наданих зауважень ГФ. Спеціальна умова 4. - Коли буде завершено процес узгодження бюджетів СРів ОР має надати результати маппінгу до Секретаріату ГФ, також ОР має завершити процес формалізації обміну інформацію з Альянсом з метою уникнення дублювання фінансування. ! ГФ висловлює свої застереження щодо рішення ОР закупити меншу кількість препаратів АРТ для ув”язненних з огляду на анявність буферного запасу Зважаючи на повільне залучення нових пацієнтів на АРТ в системі виконання покарань ГФ радить ОР в партнерстві з Держслужбою виконання покарань та регіональними центрами СНІДу збільшити кількість пацієнтів, що отримують лікуванян АРТ в наступному звітному періоді.

Рекомендації: Мережа ЛЖВ Коментарі Рекомендації Фінансовий менеджмент – процес закупівель Зауваження стосовно фінансовго менеджменту, що призвело до пониження рейтингу з А1 до В2. Надати відповідь на зауваження ГФ до 15 жовтня 2012 р. 1. Ревізія системи закупівель 2012: зауваження до процесу оцінки тендерних пропозицій на проведення заходів. Вимога ГФ пере-оголосити тендер та запровадити більш досконалу систему оцінки тендерних пропозицій Переконатися в повній відповідності політиці щодо закупівель Переглянути вимоги до компетентності та незаангажованості персоналу відділу закупівель Запровадити вимогу, що всі рішення тендерного комітету Ора затверджуються керівником відділу закупівель і фінансовим директором щоб посилити контроль за доцільністю рішень. 2. Вимога ГФ пере оголосити тендер на обрання аудиторської компанії 3. ОР обрав без проведення тендеру ТВ компанію (УТ-1) для ВІЛ інформаційної кампанії уклавши контракт на суму 119,000 дол. переоголосити тендер на проведення інформаційної кампанії з питань ВІЛ/СНІДП 4. ОР провід тендер на закупівлю комп”ютерного обладнання обравши переможця, який не відповідав вимогам тендерного оголошення Виконанувати процедури вибору постачальника більш ретельно, в тому числі) технічні характеристики виробу в ТЗ повинні бути більш конкретними, щоб забезпечити отримання співставних пропозицій, б) Тендерна комісія не повинна змінювати вимоги до продукту на етапі аналізу пропозицій, і в) ОР повинен виконувати відбір постачальника заздалегідь, щоб уникнути цінової надбавки за терміновість і забезпечити можливість всім потенційним постачальникам взяти участь. 5. ОР провів тендер на обрання компанії для проведення IFRS аудиту, оголосивши тендер напередодні терміну виконання аудиту, що могло призвести до збільшення вартості послуг з огляду на терміновість роботи Розглянути можливість об’єднати IFRS аудит з аудитом витрат проекту ГФ з метою зменшення вартості послуг

Дякуємо ОРам за надану підтримку в підготовці дешборду!