Презентація на тему:
ОЦІНЮВАННЯ УСПІШНОСТІ ТА МОНІТОРИНГ ХОДУ РЕАЛІЗАЦІЇ ПРОЕКТІВ

* 5.1. ОЦІНЮВАННЯ УСПІШНОСТІ ТА МОНІТОРИНГ ХОДУ РЕАЛІЗАЦІЇ ПРОЕКТІВ Кафедра менеджменту та управління проектами

Питання, які пропонуємо вивчити найбільш ретельно! Передбачення сталості результатів проекту Модель «Внесок – Продукт – Наслідки» Підходи до оцінювання успішності проекту Моніторинг ходу реалізації проекту

Базові поняття * Узагальнений підхід до оцінки успішності управління у новому публічному менеджменті 3 «Е» Еffectiveness – Результативність – це досягнуті результати у порівнянні з цілями, зіставлені з використаними для досягнення цих цілей ресурсами Еfficiency – Ефективність – це співвідношення між продуктом у вигляді товарів (послуг) та ресурсами, використаними для їхнього виробництва Еconomy – Економічність – це характеристика вартості ресурсів, витрачених на діяльність, з огляду на відповідну якість

Базові поняття * Моніторинг - процес , який передбачає роботи з аналізу інформації про стан проекту, прогнозування показників успіху проекту на момент його завершення, з розробки та оцінювання різних варіантів можливого перепланування частини проекту, яка залишилась, з метою досягнення запланованих показників успіху проекту

Базові поняття * Контроль - здійснюється на основі спостереження за поведінкою керованої системи з метою забезпечення оптимального функціонування останньої (вимірювання досягнутих результатів та співвіднесення їх з очікуваними результатами). На основі даних контролю здійснюється адаптація системи, тобто прийняття оптимізують управлінських рішень.

Базові поняття * Аудит - процедура незалежної оцінки діяльності організації, системи, процесу, проекту або продукту. Координація - cкладова частина процесів управління, що складається в узгодженні, впорядкуванні дій різних частин керованої системи.

Важливим аспектом з підготовки проекту є технологія досягнення цілей (виконання завдань проекту) Важливо!!! визначити критерії досягнення цілей проекту!!! *

Технологія досягнення цілей (виконання завдань проекту) потрібно описати, які процедури внутрішнього моніторингу та координації заходів за проектом передбачено протягом його реалізації; порядок адміністративного або корпоративного врегулювання (у оперативний спосіб) у випадку виникнення під час реалізації проекту непередбачених чи негативних результатів, або побічних наслідків; чи планується застосування механізмів громадської оцінки ефективності досягнутих результатів. Як? *

Очікувані результати проекту ПЕРЕДБАЧЕННЯ СТАЛОСТІ РЕЗУЛЬТАТІВ ПРОЕКТУ фінансова сталість (як вимірювати: критерії): економічна ефективність та показники самоокупності проекту. за якими проказниками буде вимірюватись: чи виявиться реалізація проекту економічним поштовхом для розвитку механізмів соціально-економічної самодостатності місцевої територіальної громади (регіону); якщо так, надати відповідне обґрунтування; подальший розвиток й функціонування відповідних (у тому числі започаткованих за результатами проекту) структур, організацій та підприємств на засадах самоокупності, або принаймні незалежності від грантового фінансування; яким чином діяльність за проектом позначиться на формуванні й розвитку джерел надходжень до місцевого бюджету (бажано обґрунтувати фінансовий прогноз таких надходжень); бачення сталості результатів проекту (як визначити?). *

Інституційна сталість (як вимірювати) як визначити чи отримано запланований вплив від реалізації проекту на розвиток місцевих інститутів, зокрема комунальної інфраструктури, мережі спеціалізованих закладів, місцевого підприємництва, громадських організацій; чи отримано розвиток місцевих консалтингових організацій та впровадження у практику дій місцевого самоврядування залучення місцевого консалтингового потенціалу для вирішення питань місцевого значення (якщо таке передбачалося результатами проекту); які особи набули повноважень власника матеріальних або інтелектуальних продуктів, одержаних за результатами проекту. *

Політична сталість критерії оцінювання структурного впливу проекту на: формування місцевої політики у відповідній сфері (галузі), якість та інтенсивність процесів трансформаційних перетворень на відповідній території, зміни управлінської поведінки та форматів взаємовідносин органів місцевого самоврядування з комунальними підприємствами, установами, організаціями; місцевим підприємництвом та громадськими організаціями; з місцевими органами виконавчої влади; з органами місцевого самоврядування інших ланок та інших територіальних громад. Як визначити, яким чином відповідні системні зрушення позначилися на наповненні місцевої нормативно-правової бази та на перспективах її подальшого розвитку. *

ВАЖЛИВО!!! Після укладення угоди хід реалізації проекту буде піддаватися регулярному моніторингу як з боку дирекції, так й з боку відповідних фінансових контролюючих органів. Підтвердження виконання зобов’язань зі співфінансування відбуватиметься лише за даними бухгалтерського обліку за проектом. Визначити та погодити з контролюючими органами структуру та форму фінансової звітності!!! *

* Модель «Внесок – Продукт – Наслідки» У моделі «Внесок – Продукт – Наслідки»: «внесок» – це ресурси (людські, гроші, час, енергія, ін.), які перетворюються у процесі діяльності у результати «продукт діяльності» – безпосередні результати діяльності «наслідок діяльності» – явища, які спричинені продуктами діяльності

* Внесок Продукт Наслідок Зворотний зв’язок Економічність Ефективність Результативність Організація/ Проект (“Чорна скриня”) Діяльність/ реалізація Цілі Модель «Внесок – Продукт – Наслідки»

*

* Оцінювання проекту За результатами моніторингу проекту можна оцінити стан досягнення цілі проекту (цільовий рівень проекту). Рівень досягнення цілі проекту оцінюється за планованими показниками (вимогами) до продукту проекту та його якості. Під час оцінювання проекту необхідно звернути увагу на ступінь задоволення зацікавлених сторін, яка віддзеркалюється очікуваними короткостроковими та довгостроковими результатами виконання проекту.

* Характеристика сталості результатів проекту Результати моніторингу, контролю та оцінювання реалізації проекту свідчать про рівень досягнення його фінансової, інституційної, політичної сталості, яка була запланована під час комплексного обґрунтування доцільності реалізації проекту. З характеристикою сталості результатів проекту (на прикладі проекту «Створення системи збору й вивезення сміття з території селища”) можна ознайомитися у вкладеному файлі (див. нижче): /Моніторинг, оцінювання та характеристика сталості результатів проекту/ (Word document)

Для проектів публічної сфери (підхід Єврокомісії) Методологія управління проектним циклом Управління проектним циклом – специфічна управлінська діяльність впродовж життєвого циклу проекту, спрямована на розв'язання публічної проблеми через визначення цілей і застосування інструментарію і технологій проектного підходу. Передбачає: Детальний аналіз проблем Планування, орієнтоване на ціль Результат, який можна виміряти Наскрізну увагу до якості Фокусування на сталому ефекті проекту Стандартизований формат проектної документації

Для проектів публічної сфери (підхід Єврокомісії) Проектний цикл Програмування Ідентифікація (визначення) Формулювання Фінансування Упровадження (виконання) Моніторинг (оцінювання)

Для проектів публічної сфери (підхід Єврокомісії) Принципи управління проектним циклом Доречність (актуальність) - детальний аналіз проблеми уроки і досвід попереднього розв'язання проблеми цілі і стратегія проекту визначаються з позицій корисності для кінцевих споживачів залучення кінцевих споживачів до планування на ранніх стадіях проекту Здійсненність планування реальних цілей на момент реалізації проекту урахування можливостей організацій-виконавців проекту розробка логічних цілей і результатів, які піддаються вимірюванню - урахування ризиків і припущень при розробці проекту Сталість (коли кінцеві споживачі продовжують отримувати вигоду від проекту після його завершення). Чинники впливу: політична підтримка захист довкілля гендерні та соціально-культурні питання організаційні та керівні можливості відповідна технологія фінансово-економічна життєздатність

Оцінювання фінансово-економічної ефективності проекту Показники, засновані на даних про рух грошових коштів Чиста теперішня вартість (NPV) Внутрішня норма прибутковості (IRR) Індекс прибутковості (PI) Дисконтований строк окупності (DPP) Оцінювання завжди здійснюється шляхом порівняння ситуації «з реалізованим проектом» та «без реалізованого проекту».

Втрата вартості грошей у часі “Майбутні” гроші “дешевше” теперішніх, тому що на їх майбутню вартість впливає інфляція, ризики, можливості отримання доходу від вкладення грошей (в бізнес або в банк на депозит) Тому для створення коректних умов порівняння вартості майбутніх і теперішніх грошових потоків здійснюють операцію дисконтування (приведення майбутньої вартості грошей до теперішньої) за допомогою коефіцієнта дисконтування

Чиста теперішня вартість Застосовується дисконтування – спосіб приведення грошової вартості майбутніх грошових потоків до теперішнього часу Проект вважається прийнятним, якщо NPV має позитивне значення - чиста теперішня вартість - поточні доходи (вигоди) - поточні витрати - початкові інвестиції (витрати) - індекс року виконання проекту - тривалість проекту - ставка дисконтування

Внутрішня норма прибутковості (IRR) Внутрішня норма прибутковості (IRR) являє собою ставку дисконтування, при якій досягається беззбитковість проекту. При цьому величина чистого дисконтованого потоку витрат дорівнює величині чистого дисконтованого потоку доходів, тобто IRR=r при NPV=0. Проекти, у яких IRR більше норми дисконтування r, вважаються ефективними, а ті, в яких IRR менше r, - неефективними.

Індекс прибутковості PI Характеризує віддачу проекту на вкладені в нього засоби і зазвичай розраховується для дисконтованих грошових потоків за формулою: - початкові капітальні вкладення - поточні доходи (вигоди) - поточні витрати - індекс року виконання проекту - ставка дисконтування

Дисконтований строк окупності (DPP) Дисконтований строк окупності дорівнює тривалості найменшого періоду, по завершенні якого чистий дисконтований дохід стає й продовжує залишатися позитивним. Значення строку окупності не повинне перевищувати межі життєвого циклу проекту

Методика оцінювання суспільної корисності проектів реалізації стратегічних цілей через вигоди територіальної громади Ураховуючи труднощі кількісного виміру ефективності проектів публічного сектору в термінах вигод-витрат, оцінювання суспільної корисності проектів реалізації стратегічних цілей може бути здійснене через визначення впливу проекту на вигоди територіальної громади, для чого розроблена відповідна класифікація вигод і відповідна методика Джерело: Муніципальний менеджмент : Навч. посіб. з грифом МОН України. / за заг. і наук. ред. Ю. П. Шарова. – К.: Атіка, 2009. – с.56-66.

Модель оцінки проектів Project Excellence

Успішність проекту Головний критерій – висока позитивна оцінка результатів проекту різними зацікавленими сторонами

* Моніторинг ходу реалізації проекту Забезпечення повної та достатньої інформації про прогрес проекту менеджер отримує через постійний збір, обробку та узагальнення наступних видів інформації. 1. Відомості про витрати. Містять інформацію про виконання бюджету проекту. Регулярний розрахунок понесених витрат по проекту і визначення відхилення витрат бюджету від запланованого необхідні, оскільки вони допомагають виявити потенційні проблеми й отримати час на їхнє вирішення. Вартість проекту – один із найважливіших критичних показників якості управління. 2. Відомості про виконання графіка робіт. Інформація про дотримання термінів робіт необхідна менеджерові для одержання найбільш повної та об'єктивної картини виконання проекту. 3. Відомості про досягнуті фактичні показники (мається на увазі інформація про реально виконані обсяги робіт). Оскільки менеджер проекту не завжди може особисто контролювати всі роботи, що виконуються, інформація про виконання робіт може формуватися на основі звітів інших виконавців.

* Критичні показники успішності проекту, які необхідно контролювати під час здійснення моніторингу У кожному проекті існує дилема вибору критеріїв успіху проекту, так званий «трикутник управління проектом» – «ціна – якість – час». Якщо умови проекту вимагають бездоганної якості продукту – це майже завжди відобразиться на збільшенні вартості та часу виконання проекту. Якщо найважливіший параметр – це термін завершення проекту, то дотримання його необмінно буде вимагати більше ресурсів, тобто зросте вартість, або погіршаться властивості результату – продукту проекту. І якщо найважливішим параметром є дотримання бюджету проекту, він може розтягнутися у часі.

* Процес управління проектами: Чим треба керувати? (більшість аспектів керованості є взаємопов’язаними) Трикутник управління: якість-ресурси-час

*

* Підхід до здійснення моніторингу та оцінювання проекту Пропонована нижче методика моніторингу та оцінювання була опрацьована під час розроблення стратегії розвитку міста Бердянська Запорізької області на період 2012 – 2016 рр. Для реалізації зазначеної стратегії застосовувався проектний підхід Було запропоновано форму паспортів проектів, розроблено програмний продукт для оцінювання їх суспільної значущості, а саме, для отримання інтегральної оцінки соціально-економічної корисності проекту на основі побудованої класифікації вигод громади та оцінки рівня впливу проекту на зазначені вигоди

* Моніторинг проекту Під час реалізації проекту акцент ставиться на моніторингу його прогресу і короткостроковому плануванні. Команда управління проектом повинна враховувати як ситуацію, що вже склалася, так і потен ційні ризики, які можуть негативно позначитися на завершенні проекту в задані часові обмеження, згідно з бюджетом і його специфікою. Управління проектами повинне бути гнучким аби змінити (прискорити або уповільнити) певні проектні роботи залежно від вимог та обставин і внести необхідні коригувальні дії.

* Поняття моніторингу проекту З методологічної точки зору моніторинг проекту (на етапі реалізації) можна розглядати як процес спостереження, який передує процедурі оцінювання проекту, метою якої є виявлення і (або) вимірювання ефектів дій, що продовжуються, без з'ясування причин. Моніторинг проекту виступає як внутрішній процес, заснований на індикаторах і результатах, а також як інструмент збору інформації і звітності.

* Підхід до здійснення моніторингу проекту Пропонується здійснювати моніторинг реалізації проекту на системному (загально-проектному або змістовому) рівні. Зазначений підхід до здійснення моніторингу проекту був запропонований Ю.Шаровим під час розроблення стратегії розвитку міста Бердянська Запорізької області.

* Підхід до здійснення моніторингу проекту На системному рівні здійснюється моніторинг ходу виконання проекту, який виконується згідно з послідовністю виконання проектних робіт, визначених командою проекту, і таких, що мають свої терміни початку та закінчення. Якщо роботи згруповані по пакетах робіт або по етапах, то можна здійснювати моніторинг за етапами (віхами або опорними точками) реалізації проектних робіт. При цьому спостерігається і облічується набір робіт, що завершені і виконуються, а також стан створення продукту проекту.

* Рівень виконання проекту (Кп) Рівень виконання проекту (Кп) можна оцінити в балах за наступною шкалою: Рівень відхилення Показник Незначущі відхилення 0,9 – 1,0 Відчутні відхилення 0,75 – 0,89 Відставання 0,5– 0,74 Загроза невиконання менш за 0,5

* Підхід до здійснення моніторингу проекту За рішенням команди (робочої групи) етапам проекту можуть надаватися різні коефіцієнти важливості. У такому випадку оцінки можуть підраховуватися як середньозважені. Наприклад: реалізація проекту складається з трьох етапів (О1, О2, О3) з коефіцієнтами відносної важливості відповідно 0,3; 0,5; 0,2. Оцінки рівня виконання робіт за етапами проекту відповідно дорівнюють 0,73; 0,66; 0,8. Тоді середня оцінка рівня виконання проекту в цілому С буде дорівнювати: С = 0,75 х 0,3 + 0,65 х 0,5 + 0,8 х 0,2 = 0,71