Презентація на тему:
Функції секретаря

Навчальний елемент Функції секретаря Назва: Секретар - друкарка Професія: 4115--1UA003 Код:

Цілі: після вивчення цього навчального елементу, Ви зможете:   ·     виконувати посадові функції секретаря, дотримуючись певних прав та обов’язків.

1. Поняття секретар сьогодні достатньо складне і має декілька градацій – від секретаря-референта, секретаря-помічника керівника, вченого секретаря, секретаря колегіЇ, секретаря установи до технічного секретаря. Звідси велика різноманітність їх діяльності, комплексу обов’язків і прав, різні вимоги до освіти, професійних навиків - від спеціаліста з середньою спеціальною освітою до спеціаліста з вищою освітою і вченою степінню. 2. В сучасних умовах комерційної діяльності, приватного бізнесу, удосконалення процесів управління і організації праці постала потреба в спеціалістах з високою професійною ерудицією і кругозором, які можуть самостійно вирішувати різні питання, підготувати документи, професійно підібрати і проаналізувати корисну для бізнесу інформацію, тобто потреба не просто в секретарях як технічних виконавців, а в секретарях, від професіоналізму яких залежить в багатьох випадках ефективність роботи керівника, імідж фірми, стосунки з партнерами.

3. Отже, в професії секретаря поєднюються два, на перший погляд, суперечливих принципи: виконавчість і ініціативність. Добре володіючому професійними навиками секретарю, який вміє брати на себе рутинну роботу щодо обслуговування управлінської праці, суміщення цих принципів дозволяє максимально раціоналізувати діяльність керівника, звільняючи від великої кількості технічних операцій, безпосередньо пов’язаних з виконанням щоденних директорських обов’язків. Іншими словами, секретар повинен бути «один в обох особах» - і добросовісний виконавець волі свого керівника, і його активний помічник, який прокладає шлях до швидкого досягнення кінцевої мети управління. 4. Ви повинні знати, що умовно обов’язки секретаря можна поділити на роботу з документного і бездокументного (організаційного) обслуговуваня роботи керівника.

5. До операцій із бездокументного обслуговування відноситься виконання великого об’єму робіт, пов’язаних з технічним забезпеченням роботи керівника, підготовкою засідань, нарад, організацією прийому відвідувачів, телефонним обслуговуванням, підго-товкою відряджень, організацією презентацій, підбором ділової інформації та її реферуванням згідно завдання керівника, пошуком, складанням, оформленням, обробкою усної і документаційної інформації та її збереженням, підготовкою матеріалів для доповідей, промов керівника, роботи з конфіденційними матеріалами тощо.

6. За підрахунками спеціалістів на роботи з бездокументного обслуговування секре-тар витрачає 55-60% робочого часу. 7. До документного обслуговування відноситься складання, оформлення та редагування службових документів, їх копіювання та розмноження, облік, реєстрація, контроль виконання, формування документів в справи та передавання в архів, стенографія, виконання машинописних робіт тощо. 8. Зміст та об’єм роботи у секретарів різних фірм неоднаковий. Він визначається сферою діяльності установи, конкретними умовами праці, діючою організацією системи діловодства і фіксується в посадовій інструкції.

Функції секретаря 9. Виконуючи свої обов’язки, Ви будете готувати необхідні документи (накази, листи, розпорядження тощо) протя- гом одного робочого дня. 10. Ви також будете здійснювати контроль виконання доку-ментів і доручень керівника, приймати оперативні заходи, направлені на своєчасне і якісне їх виконання, згідно термінів, зазначених в документах.

11. Вам доведеться щоденно здійснювати організацію підготовки, прийняття рішень і доведення їх до безпосередніх виконавців. 12. Протягом години з моменту подання документу Ви будете контролювати якість підго-товки, правильність складання документів, поданих на підпис керівнику. 13. До Ваших обов’язків буде входити щоденно з 8.30 до 9.20 погоджувати і візувати документи у керівника.

14. Ви будете запезпечувати прийняття, облік і реєстрацію документів одразу після отримання документу. 15. Вам потрібно буде щоденно забезпечувати довідково-інформаційне обслуговування і зберігання документної інформації. 16. При потребі Ви повинні забезпечувати керівника довідниками, бланками, канцелярським приладдям. Органі-зувати їх збереження, облік, раціональне використання. 17. При потребі працювати з літературою, Ви будете знаходити необхідну для керівника інформацію, система-тизувати, аналізувати, узагальнювати і зберігати її.

18. При потребі вести діловодство по документах, що містять комерційну таємницю, забез-печувати їх захист, облік і зберігання. 19. Щоденно вести прийом відвідувачів, не допускати відвідувачів до керівництва без попереднього дзвінка і вияснення суті питання. 20. Щоденно здійснювати оперативний зв’язок зі сторонніми організаціями і окремими громадянами з питань діяльності установи (телефон, факс, переписка).

21. Щоденно зранку і протягом дня Ви будете забезпечувати і слідкувати за порядком і організацією робочого місця керівника. 22. Щоденно використовувати ПЕОМ як засіб автоматизації документного забезпечення установи. 23. Щоденно, одразу ж після закінчення розмови вести реєстрацію вихідних міжміських телефонних дзвінків співробітників фірми. 24. Щоденно слідкувати за справністю обчислювальної і організаційної техніки, засобів зв’язку. 25. Щоденно приймати і передавати офісні приміщення під охорону.

26. Ви будете проводити щорічний відбір документів на архівне зберігання чи знищення до 01.03. 27. Оперативно, при потребі виконувати окремі доручення керівництва по профілю фінансово-господарської діяль-ності установи. 28. При потребі здійснювати підготовку відряджень керівника. 29. Ви повинні оперативно інформувати співробітників по телефонних дзвінках (прізвище, ім’я, по батькові, посада особи, що дзвонила, кому адресоване повідомлення, суть питання) одразу ж після появи співробітника, якому адресовано повідомлення.

30. При потребі Ви будете виконувати роботу з документаційного забезпечення кадрової діяльності установи: оформляти накази з особової справи, особові справи, вести табель обліку робочого часу тощо. 31. Для покращення організації щоденної роботи секретар веде наступі журнали: • журнал вихідної і вхідної документації; • журнал реєстрації відрядних посвідок; • журнал реєстрації міжміських дзвінків; • табель обліку робочого часу; • книгу наказів;

• журнал реєстрації документів, що містять конфіденційну інформацію; • особові картки працівників; • журнал реєстрації трудових книжок; • книгу (журнал) реєстрації співробітників установ (прізвище, ім’я, по батькові, адреса, телефон, паспорті дані, склад сім’ї, дата народження, прийняття і звільнення); • журнал прийняття і передавання офісу під охорону; • щоденник-календар на поточний рік.

32. Під час виконання посадових функцій секретар зобов’язаний: • зберігати конфіденційність інформації; • виконувати всі розпорядження керівництва; • дотримуватись правил ділового спілкування, норм службового етикету, службової субординації; • дотримуватись правил оформлення і термінів підготовки документів, встановлених інструкцією з діловодства.

33. Для виконання своїх посадових обов’язків секретар має наступні права: • давати вказівки від імені керівника працівникам фірми; • виконувати роль посередника, беручи участь в координаційній управлінській діяльності керівника і установи; • самостійно вирішувати всі поточні питання та приймати рішення в межах своєї компетенції; • розглядати документи і направляти їх на виконання керівникам і спеціалістам установи;

• вимагати від виконавців доопрацювання документів, підготовлених із порушенням встановлених правил їх складання і оформлення; • візувати документи управлінської діяльності в межах своєї компетенції; • вимагати від керівництва створення нормальних умов для виконання службових обов’язків і збереження всіх документів, що створюються в установі; • працювати з документами, що мають гриф «КТ» чи «Конфіденційно»; • взаємодіяти зі всіма службами (співробітниками) установи з питань перевірки виконання документів і подання необхідної інформації керівництву; • давати методичні рекомендації і вимагати від керівництва суворого дотримання кадрової політики.

34. Секретар несе адміністративну відповідальність за: • якість документів, поданих на підпис керівництву; • збереження документації і дотримання конфіденційності інформації; • своєчасну реєстрацію і якісне ведення документації; • дотримання нормативних актів і КЗпП України при веденні кадрової роботи; • організацію потоків оперативної інформації; • нечітке і несвоєчасне виконання посадових обов’язків, передбачених даною інструкцією; • порушення правил трудової дисципліни, інструкції з діловодства.

35. Секретар взаємодіє зі всіма співробітниками і відділами по питаннях, які визначаються його посадовими обов’яз-ками.

Для проходження тестування з даного навчального елементу натисніть на кнопку , у вікно тестуючої програми введіть необхідні дані і виберіть Тест № 22