Презентація на тему:
Підготовка публічних виступів

Навчальний елемент Підготовка публічних виступів Назва: Секретар - друкарка Професія: 4115--1UA003 Код:

Цілі: після вивчення цього навчального елементу, Ви зможете:   допомогти керівнику підприємства в організації, складанні і підготовці виступу, промови.

1. Ви повинні знати, що в функції секретаря входить допомога керівнику в організації, складанні і підготовці виступів, промов. При підготовці виступу вирішуйте наступні питання: 2. Визначіть разом з керівником предмет і метод виступу. 3. Виясніть тривалість промови. 4. Уточніть, чи буде відведено час для відповідей на питання слухачів, чи входить він в загальний час виступу. Плануйте промову так, щоб вкластися в регламент.

5. Визначте, що чекає від виступу аудиторія, і що бажано їй довести завдяки промові. 6. Визначте основні питання, на які треба звернути увагу слухачів. 7. Виясніть, хто буде слухачами, степінь їх компетентності, зацікавленості, розуміння, досвіду, інформованості про предмет виступу. 8. Визначте, наскільки детальною повинна бути промова. Запам’ятайте, не має нічого гіршого за промову, під час якої лектор доходить до рівня аудиторії, або говорить щось, що виходить за рамки її розуміння.

9. Підбирайте матеріал для виступу, досліджуйте його, перевіряйте точність інформації, особливо точність цифр, цитат, дат, імен та їх правильну вимову. При потребі зверніться за консультаціями до спеціалістів і першоджерел. 10. Побудуйте думки в логічній послідовності і систематизуйте матеріал так, щоб він групувався навколо основних моментів промови. Систематизуйте всі факти. 11. Суворо притримуйтесь теми виступу. Промова повинна бути як найкоротша.

12. Будуйте думки простими словами і короткими реченнями, щоб текст був ясним, стислим, відповідав темі. Зробіть виступ особистим, використовуючи займенник «я», «ми», «ви», «нас». 13. Коли Ви записуєте промову, намагайтесь проговорити речення вголос, щоб перевірити, як вони звучать. Викидайте все, що здається дуже напищеним і ходовим. Завжди думайте про інтереси аудиторії. 14. Якщо розділи промови неоднакові за обсягом, для досягнення максимального ефекту найдовший розділ повинен бути першим, а найкоротший - останнім. Робіть розділи короткими, щоб збільшити період підвищеної зацікавленості в аудиторії. Кожний розділ повинен закінчуватись важливим повідомленням.

15. Звертайте увагу на правильну граматику і вимову імен, іншомовних слів. 16. При підготовці промови, заплануйте використання візуальних технічних засобів для більшого розуміння, зацікавленості, запам’ятовування. 17. Промова, як правило, поділяється на три частини: 18. В порядку важливості вважається першим вступ, другим - закінчення, а третім - основна частина. вступ; основна частина; закінчення.

Вступ 19. Вступ має подвійне значення: він визначає важливі моменти, дає слухачам загальну уяву про те, що їм доведеться почути, а також допомагає виступаючому спростити відносини з аудиторією. 20. Повний вступ складається з п’яти елементів:  привітання: висловлюється вдячність людям за те, що вони знайшли час прийти на виступ, і надія, що вони не пошкодують про те, як його провели;  відрекомендування: вказується ім’я, посада, досвід (якщо це суттєво), додаються деякі дані про колег, що присутні на промові; мета: що буде пояснено, запропоновано чи продемонстровано під час виступу;  карта маршруту: тривалість виступу, перерви тощо;  порядок виступу: пояснити порядок роботи. Коли будуть ставитися питання – перериваючи промову, в кінці розділу чи в кінці виступу.

Основна частина 22. Основна частина виступу - систематизаване і логічне викладення важливих повідомлень, теми. 23. Виділяють три моменти основної частини:    24. «Ситуація» - викладіть ситуацію, на сьогоднішній день дуже важливо, щоб всі отримали попередню інформацію. Компетентність промовця вселить в слухачів впевненість, що у них і у доповідача спільна мета і промову слід уважно вислухати.       «ситуація»;        «ускладнення»;        «рекомендації».

25. «Ускладнення» - потрібно дати зрозуміти необхідність змін, демонструючи чому це робиться, причини і передумови. 26. «Рекомендації» - включають оцінку альтернатив, демонстрацію продукції, опис послуг, співставлення предметів тощо.

27. Крива уваги. Структура виступу тісно пов’язана з кривою уваги. Психологи склали графік того, як рівень уваги аудиторії змінюється протягом сорокахвилинного періоду. Спочатку він високий, потім, в перші десять хвилин, знижується дуже повільно, потім швидше, поки не досягне самого низького рівня приблизно через 30 хвилин. Потім він починає круто підніматись і останні 5 хвилин знову високий.

28. Аналізуючи криву уваги, можна зробити 4 висновки:  • більш короткий відрізок - до 20 хвилин включає більший процент уваги;  • ті факти, які за вашим задумом аудиторія повинна запам’ятати, повинні бути на початку і в кінці виступу. Зокрема, важливі останні ілюстрації і висновки в кожному розділі (ії можна виділити тривалою паузою). Намагайтесь кожний розділ закінчити найкращим матеріалом;   • так як крива уваги після перших 10 хвилин падає, то особливо тут найбільша увага повинна приділятися різноманітності структури виступу, щоб розбудити цікавість аудиторії;   • увага аудиторії не зросте до закінчення виступу, якщо слухачі не будуть знати, що вона уже наближається до закінчення.

29. Візуальні засоби. Існує стара англійська приказка: «Я почув і забув, я побачив і запам’ятав, я зробив і зрозумів». Аудиторія в даному випадку нічого не зробить і не зрозуміє, але багато буде почуто і забуто, поте вона запам’ятає те, що побачить. 30. Всі візуальні засоби можна розділити на три категорії: • пояснюючі (діаграми, моделі, схеми тощо); • підтверджуючі (для підтвердження аргументів - натуральні зразки тощо); • впливові (які зображення нам би хотілось закріпити в пам’яті слухачів).

31. Найбільш поширені візуальні засоби: • плакати (зображення не повинні бути дуже складними, дрібними, щоб аудиторія могла розглянути деталі); • схеми (бажано, щоб вони були зроблені в кольорі); • дошки (їх треба витирати після пояснення, оскільки малюнок буде відвертати увагу); • слайди; • окремі предмети.

Закінчення. 32. Закінчення - це друга за важливістю частина. Це кульмінаційний пункт виступу, мету якого диктує закінчення. Воно повинно підвести аудиторію до логічного висновку. 33. Закінчення, як правило, включає: • коротке резюме важливих фактів і аргументів. Доповідач повинен висловити свою думку ефективно, так, щоб вона запам’яталась; • рекомендації, пропозиції, перспективи; • вдячність за увагу висловлення, надії, що промова сподобалась слухачам; • пропозиція ставити питання. 34. Промову слід закінчити тоді, коли слухачі ще не хочуть, щоб вона закінчилась, а не тоді, коли слухачі будуть мріяти про це.

Робота над текстом. 35. Як перший помічник у керівника порекомендуйте йому декілька порад, яких потрібно дотримуватись під час виступу: 36. Кращі лектори - це ті люди, які поводять себе природньо. Вони легкі, товариські, вільні від пут, говорять природнім чином. Така промова не може бути написана наперед. Але для більшості така ситуація скоріше бажана, ніж реальна. Наша мова не така гарна, наші слова не такі крилаті. Читання матеріалу чи заучування його напам’ять є образою для аудиторії. Отже, коли він буде читати свої записи, то може образити людей, а якщо він вивчить їх і читатиме напам’ять, то буде не відвертий. Де ж вихід?

37. Відповідь заключається у відмінності письмової і розмовної мови. Якщо текст написано, і доповідач добре його відрепетував, то до необхідного строку він буде добре знати його напам’ять, і якщо використовуватиме розмовну мову, то це буде звучати як неофіційна промова. 38. Рекомендується писати весь виступ розмовною мовою. 39. Можна використовувати сленги (діалекти), використовуйте конкретні іменники, включайте абстрактні. 40. Використовуйте короткі слова і речення. 41. Використовуйте активні дієслова: «нам потрібна ваша допомога», а не «ми потребуємо вашої допомоги».

42. Виключайте технічні терміни, якщо ви не впевнені, що аудиторія знайома з ними. 43. Завжди користуйтесь словами і висловами, які використовуються в розмовній мові. 44. Не використовуйте жаргон. 45. Використовуйте риторичні питання: «Що ж нам робити?», «А тепер нам потрібно вияснити...». 46. Використовуйте приклади і аналогії. 47. Використовуйте вислови: «чесно кажучи», «таким чином», «за винятком», «зокрема» та інші.

48. Використовуйте жарти, анекдоти, цитати. 49. Запам’ятайте пораду К.П.Скотта «Ніколи не переоцінюйте знання своїх слухачів, і ніколи не недооцінюйте їх інтелект». Хтось з слухачів - досвідчений спеціаліст, хтось - відносно проінформований, а хтось має зовсім смутну уяву про предмет розмови. Потрібно шукати різні шляхи, які дозволять м’яко повідомити суть питання. 50. Ви не повинні використовувати в тексті промови щось таке, що в звичайній розмові прозвучало б офіційно, напищено чи літературно.

51. Якщо Ваш керівник не має певного досвіду в ораторському мистецтві, Ви можете запропонувати йому декілька порад. Зокрема: Однією з проблем є подолання стану оціпеніння. Ви повинні говорити так, ніби перед вами пара друзів. Постарайтесь зберегти стиль своєї поведінки, природність міміки, висоти і сили голосу, жестів, темпу розмови, пауз. Ваше завдання - ліквідувати бар’єри, бути самим собою, нормальним, природнім перед аудиторією. Французька співачка Жюльєт Греко, коли її запитали, як вона реагує на театр, повний людей, відповіла: «Я намагаюсь перетворити їх всіх в одну людину, а потім намагаюсь змусити її полюбити мене».

Для проходження тестування з даного навчального елементу натисніть на кнопку , у вікно тестуючої програми введіть необхідні дані і виберіть Тест № 25