Презентація на тему:
Робота з документами, що містять комерційну таємницю

Навчальний елемент Робота з документами, що містять комерційну таємницю Назва: Секретар - друкарка Професія: 4115--1UA003 Код:

Цілі: після вивчення цього навчального елементу, Ви зможете:   • забезпечити збереження конфіденційної інформації своєї фірми.

1. Інформація, яка використовується підприємцем в бізнесі і управлінні установою (фірмою) є його інтелектуальною власністю і підлягає захисту. 2. В умовах жорсткої конкуренції важливо зберегти відомості, які містять комерційну таємницю фірми. 3. У зв’язку з цим роль секретаря набуває особливого значення в плані виконання комплексу додаткових функцій щодо забезпечення інформаційної безпеки процесу управління фірмою і бізнесу.

4. Захист цінної і конфіденційної інформації на фірмі є важливим посадовим обов’язком секретаря, який забезпечує збереження і цілісність інформаційних ресурсів, які дозволяють фірмі мати певні прибутки та підтримувати її престиж. 5. Комерційна таємниця - виробнича, науково-технічна, управлінська, фінансова та інша документаційна інформація, яка використовується для досягнення комерційної мети (отримання прибутків, запобігання збитків, отримання переваг над конкурентами тощо).

6. Забезпечення збереження конфіденційної інформації (КІ) установи вимагає дотримання наступних умов: • визначення інформації, яка є комерційною таємницею установи; • забезпечення порядку її захисту. 7. Відомості комерційної таємниці установи можна умовно розділити на два блоки: • науково-технічна інформація (ноу-хау); • ділова інформація.

8. Науково-технічна інформація включає: винаходи, відкриття, ідеї, відомості про конструкції машин і обладнання, креслення, схеми, матеріали, рецептури, методи і способи виробництва, нові технології, програмне забезпечення ПЕОМ. 9. Ділова інформація включає: • відомості про фінансову сторону діяльності фірми, за винятком фінансових звітів (стан розрахунків з клієнтами, заборгованість, кредити та ін.); • відомості про розмір прибутків, собівартість виробленої продукції тощо;

• плани розвитку підприємства (тактичний, стратегічний), бізнес-план; • плани і обсяги реалізації продукції (плани маркетингу, рівень цін, дані про характер і об’єм торгових операцій); • аналіз ринку, конкурентоспроможності виробленої продукції, ефективність експорту та імпорту; • плани рекламної діяльності;

• відомості про персонал фірми, списки клієнтів та партнерів, умови контрактних переговорів тощо. 10. Склад і об’єм відомостей, які включають комерційну таємницю фірми, терміни конфіденційності, порядок захисту і доступу до конфіденційної інформації, а також правила її використання визначаються керівником фірми ( власником КІ).

11. Органи державної влади і місцевого самоврядування не мають права залучатись до комерційної таємниці установи, крім випадків, передбачених законом. 12. Комерційну таємницю установи не можуть складати: • установчі документи і Статут; • документи, які надають право займатися підприємницькою діяльністю (реєстраційні посвідчення, ліцензії, патенти); • відомості по встановлених формах звітності про фінансово-господарську діяльність та інші відомості, необхідні для перевірки правильності відрахувань і податків та інші обов’язкові платежі в державний бюджет;

• документи про платоспроможність; • документи про сплату податків і обов’язкових платежів; • відомості про забруднення навколишнього середовища, недотримання безпечних умов праці, реалізацію продукції, що причиняють шкоду здоров’ю населення, а також інші порушення законодавства і розміри нанесених збитків; • відомості про чисельність, склад працівників, їх заробітну плату і умовах праці, а також про наявність вакансій.

13. Втрата інформації, що складає комерційну таємницю, може проходити по двох каналах: • внутрішньому; • зовнішньому. 14. Внутрішній канал пов’язаний з непорядністю окремих співробітників установи, незадоволених розміром заробітної плати чи стосунками з керівництвом, а також з залученням в штат установи людей, що працюють на конкурентів. Вони можуть видати комерційну таємницю конкурентам чи знищити важливу інформацію.

15. Іншим внутрішнім джерелом є службові розмови співробітників в невідповідних місцях. 16. Зовнішній канал - безпосередня діяльність недобросовісних конкурентів чи злочинних елементів. Їх дії можуть бути направленні на: • отримання інформації за допомогою підслуховуючих пристроїв; • крадіжки або зняття копій з документів чи інших носіїв інформації, що містять комерційну таємницю; • отримання інформації в процесі проходження її через комунікації; • знищення інформації або пошкодження носіїв; • підкуп, шантаж співробітників установи з метою отримання інформації; • переманювання провідних спеціалістів на конкуруючі підприємтсва.

17. Основна мета захисту конфіденційної інфрмації полягає в тому, щоб попередити втрати чи розголошення даної інформації, оволодіння нею конкурентами. Відсутність такого захисту може лишити установу без вигідних партнерів, клієнтів. 18. Забезпечення захисту комерційної таємниці включає: • правовий захист; • організаційні заходи; • захист за допомогою технічних засобів. 19. Правовий захист здійснюється закріпленням прав і порядку захисту комерційної таємниці в нормативних і установчих документах. Ці заходи можуть бути обумовлені в Статуті фірми, трудових угодах (контрактах) зі співробітниками установи, наказах, правилах внутрішнього трудового розпорядку.

20. Організаційні заходи захисту включають: • встановлення правил віднесення інформації до комерційної таємниці; • розробку і ознайомлення осіб, які мають доступ до конфіденційної інформації, з інструкцією щодо дотримання режиму конфіденційності; • обмеження доступу до носіїв конфіденційної інформації; • ведення діловодства, яке забезпечує виділення, облік і збереження документів, що містять комерційну таємницю; • використання організаційних, технічних та інших засобів захисту конфіденційної інформації; • здійснення контролю за дотриманням встановленого режиму охорони комерційної таємниці.

21. Захист за допомогою технічних засобів створює додаткові гарантії для захисту документів та носіїв інформації. Технічними засобами захисту можуть бути: 23. Засоби охорони території представляють собою різні типи обмежень і контролюючих систем, включаючи огорожі з автоматичною системою сигналізації про спробу їх подолання, системи телевізійного контролю території, різні електронно-оптичні та інші засоби охорони. До них також можна віднести засоби розмежування доступу співробітників в приміщення з різною степінню таємності. • засоби охорони території установи; • засоби захисту комунікацій; • засоби захисту комп’ютерних систем і баз даних від несанкціонованого доступу.

24. Засоби захисту комунікації. В даний час джерелом втрати інформації є процес її обробки, передачі і зберігання, зв’язані з використанням електрон-них, електромеханічних і електротехнічних пристро-їв, які несуть інформацію і розповсюджуються «без-адресно» (персональні ЕОМ, звуко- і відеоза-писуюча апаратура, електронні друкарські машинки, телефакси та ін.).

25. Основними заходами захисту інформації при використанні технічних способів є: • пошук підслуховуючих чи записуючих пристроїв; • шифрування інформації при її передачі телефоно-телеграфними каналами; • спеціальний захист апаратури за допомогою захисних блоків; • використання спеціальних засобів захисту комп’ю-терних систем і баз даних.

26. В обов’язки секретаря по захисту комерційної таємниці входять наступні функції: • Організація регулярного оновлення переліку відомостей і документів, які складають комерційну таємницю фірми. • Ведення аналітичної і контрольної роботи з попередження появи каналів втрати, розголошення комерційної інформації. • Практичне здійснення системи доступу персоналу фірми до конфіденційної інформації. • Ведення діловодства по конфіденційних документах. • Експлуатація придбаної фірмою системи захисту. • Забезпечення захисту інформації під час проведення керівництвом фірми переговорів, засідань, прийомів відвідувачів.

27. Для обмеження доступу до конфіденційної інформації керівник видає наказ про ведення «Переліку відомостей, що містять комерційну таємницю установи», заходів з охорони даних відомостей, встановленню кола осіб, які мають доступ до цієї інформації. 28. Перелік відомостей, які складають комерційну таємницю фірми приизначений для: • виділення конфіденційних документів із загального потоку документів, їх грифування, обробки, використання і зберігання; • регламентації кола співробітників, які мають право працювати з КІ та документами; • використання як доказ в суді при розгляді справ про крадіжку інформації чи документа і збитках, які понесла фірма в зв’язку з цим.

Робота з документами, що містять комерційну таємницю 30. Ведення діловодства, яке забезпечує облік і збереження документів, що містять комерційну таємницю, передбачає виконання ряду рекомендацій. 31. Конфіденційний характер, включеної в документ інформації, позначайте грифом обмеженого доступу до документу. 32. Гриф конфіденційності проставляйте в правому верхньому куті першого листка документа з зазначенням номера примірника, наприклад: КТ Прим. № 1 або Конфіденційно Прим. № 1

33. Такі грифи не є грифами таємності, а лише показують, що право власності на інформацію, яка міститься в документі, належить фірмі і оберігається законом 34. В тексті документа також може бути обумовлена конфіденційність даних, права фірми на них, порядок їх використання та ін. Наприклад, якщо комерційна таємниця є результатом спільної діяльності з іншою фірмою, то необхідність її збереження повинна відображатись в контракті. У випадку відсутності грифу «КТ» і вказівок на конфіденційність в тексті рахується, що автор і особи, що підписали документ, передбачили всі можливі наслідки від вільної (без обмеження доступу) роботи з документами. 35. На документі з грифом «КТ» («Конфіденційно») зазначайте кількість примірників документу і місце надходження кожного з них (нижче реквізитів «підпис» і «прізвище виконавця»), наприклад:

36. Складений в двох примірниках: 37. На звороті документу, який має гриф «КТ», керівник зазначає прізвища посадових осіб, яким дозволено користуватись даним документом, наприклад: Прим. № 1 - адресату; Прим. № 2 - в справу № 01-07. Дозволяю: 1. Лавренку О.П. 2. Козаку А.Р. Підпис керівника Дата

38. Друкування документів з грифом «КТ» здійснюйте на своєму робочому місці, виключаючи доступ сторонніх осіб. 39. Чернетки і варіанти документу знищуйте з підтвердженням факту знищення на копії вихідного документу: «Чернетка (варіанти) знищені. Підпис. Дата». 40. Віддруковані і підписані документи реєструйте. 41. Всі документи, які включають конфіденційну інформацію, реєструйте окремо в «Журналі реєстрації документів з грифом «КТ», який повинен містити наступну інформацію:

Журнал реєстрації документів з грифом «КТ» 42. При оформленні вхідних документів з грифом «КТ» перевіряйте цілісність кореспонденції, кількість аркушів, примірників основного документа і додатків до нього. У випадку відсутності чи нестачі документів з грифом «КТ» складайте акт в двох примірниках, один з яких направте відправнику.

43. Документи, що мають гриф «КТ», формуйте в окрему справу (чи справи). На обкладинці справи в правому верхньому куті ставте гриф «КТ». 44. На внутрішній стороні обкладинки пишіть список співробітників, які мають дозвіл користуватися цією справою. Всі листи справи нумеруйте простим олівцем в правому верхньому куті. На початку справи підшивайте внутрішній опис документів, які підшиті в дану справу. Зберігайте такі справи в сейфі, який обов’язково опломбовуйте. Інші працівники фірми не повинні мати доступу до даного сейфу. 45. Рух (видання і повернення) документів з грифом «КТ» повинен своєчасно відображатися в «Журналі обліку видачі документів з грифом «КТ».

46. Ознайомтесь із зразком журналу обліку видачі документів з грифом «КТ». Журнал обліку видачі документів з грифом «КТ» 47. Працівник, який отримав документ з грифом «КТ», повинен звірити номер (індекс) отриманого документу з номером (індексом) в журналі, перевірити кількість аркушів і розписатися в журналі.

48. Видані для роботи документи з грифом «КТ» підлягають поверненню секретарю того ж дня. З дозволу керівництва окремі документи з грифом «КТ» можуть знаходитись виконавцем протягом терміну, необхідного для роботи з ним, при умові повного забезпечення збереження документів на робочому місці виконавця (наявність сейфу, кодового замка тощо). 49. При поверненні документу з грифом «КТ» звіряйте номер документу за журналом, перевіряйте кількість аркушів документу і в присутності працівника ставте в графі «Відмітка про повернення» свій підпис і дату повернення документу. 50. Пам’ятайте, що передання документів і справ іншим співробітникам фірми, які мають допуск до конфіденційної інформації, здійснюється тільки через секретаря з обов’язковим записом у журнал.

51. Забороняється виймати зі справи чи переміщувати документи з грифом «КТ» з однієї справи в іншу без дозволу керівництва і відміток в «Журналі реєстрації документів з грифом «КТ». 52. Документи з грифом «КТ» забороняється виносити з офісу. Лише в окремих випадках керівник може дозволити співробітникам виносити такі документи для погодження, підписання і т.д. з прийняттям необхідних засобів захисту. 53. На фірмі повинен дотримуватись строгий порядок розмноження документів з грифом «КТ». Вони повинні копіюватись з дозволу керівництва в спеціальному приміщенні. Всі копії документів обліковуються в спеціальному журналі або в «Журналі реєстрації документів з грифом «КТ». Кількість примірників документу «КТ» обмежується: кожний примірник готується для попередньо визначеного адресату чи виконавця. Розмноження документів здійснюється тільки в Вашій присутності, всі браковані копії забирайте і знищуйте.

54. Всі справи з грифом «КТ», журнали (картотеки) обліку документів з грифом «КТ» обов’язково вносьте до номенклатури справ фірми. 55. В кінці року (в кінці кварталу) спеціально створена комісія перевіряє наявність всіх документів з грифом «КТ», відбирає документи для архівного зберігання і знищення. 56. При втраті документу з грифом «КТ» негайно повідомте керівника і прийміть заходи до його розшуку. Для розслідування факту втрати керівником фірми назначається комісія, і, якщо документ не знаходять, на нього складається акт. В журналі реєстрації вносять відповідні відмітки про втрату.

57. По закінченні трудових відносин секретаря з підприємством обов’язки про нерозголошення конфіденційної інформації діють протягом двох років, якщо трудовим контрактом не встановлений інший термін. 58. Під час передання справ в архів на документи з грифом «КТ» складається окремий опис. Зберігаються документи в опломбованих коробках, в приміщеннях, які виключають несанкціонований доступ. 59. На документи з грифом «КТ», які відібрані до знищення, складається акт, затверджений керівником фірми. Знищуються документи в присутності комісії спеціальною машиною чи іншим способом, який виключає можливість відновлення інформації.

Для проходження тестування з даного навчального елементу натисніть на кнопку , у вікно тестуючої програми введіть необхідні дані і виберіть Тест № 24