Презентація на тему:
Консультування в процесі аналізу політики

Консультування в процесі аналізу політики “Публічні консультації. Ефективні комунікації із зацікавленими сторонами». Тренінг № 6 Київ, 7-10 квітня 2009 Іванна Ібрагімова стратегічний радник проекту Ivanna.ibragimova@center.gov.ua 222-67-91 *

Місце та роль комунікації в циклі політики. Демократія (спів)участі Рівні взаємодії та методи комунікації Практика ЄС. Нормативні вимоги в Україні Засади проведення консультацій. Підходи та принципи. Визначення зацікавлених сторін і партнерів Розробка комунікативних планів Ефективне проведення заходів з обговорення Основні питання для розгляду під час тренінгу та самостійного вивчення *

Матеріали попередніх тренінгів Принципи розробки та імлементації політики Цикл політики Методи аналізу політики із залученням зацікавлених сторін, експертів Визначення впливу на зацікавлені сторони Інформаційні інструменти політики *

Принципи розробки політики Принцип участі та прозорості – до процесу розробки і планування політики по можливості варто підключити всіх основних “гравців”, зацікавлені сторони (громадські організації, органи самоврядування, приватний сектор, профспілки і т.п.) залежно від встановленої мети та обсягів політики. Також необхідно інформувати суспільство про вжиті кроки та альтернативи. Принцип послідовності та координації Принцип фінансових можливостей Принцип відповідальності Принцип субсидіарности * *

Процес (цикл) розробки політики * *

Консультації * *

Зміст документу з аналізу політики Вступ (Мета та процес розробки, у тому числі ті, хто розробляє.Проведені консультації). Опис ситуації (…Інституції, пов'язані з рішенням проблеми.Основні цільові групи/ зацікавлені сторони). Визначення основних проблем (проблеми завжди “для когось”) …Цілі. Напрями діяльності / Альтернативи. Результати політики, дії та показники реалізації політики Оцінка впливу (на зацікавлені сторони) Головні кроки та відповідальні інституції (Хто? Що? Де? Коли?) Моніторинг (Хто? Коли? Як?) * *

Для розробки документу щодо політики залучайте творчих людей експертів (вчених, аналітиків, практиків) зацікавлені сторони партнерів *

Метод інтерв'ю Метод інтерв'ю, як правило, передбачає особисту зустріч, під час якої дослідник ставить серію запитань щодо теми, яка його цікавить. Існують структуровані та неструктуровані інтерв'ю. Визначте осіб, які Вас цікавлять. Складіть список питань. Відішліть їх заздалегідь. Записуйте інтерв'ю. Розшифровуйте інтерв'ю. Відішліть для перевірки даних. Цей процес може бути досить довгим та повільним, якщо дотримуватись усіх теоретичних вимог до його проведення, але він може надати чимало раніше ніде не опублікованої інформації. * *

Експертні методи Експертні методи можуть досить широко використовуватися у державному управлінні. Експерти з міністерств проводять початковий аналіз, знаходять шляхи розв'язання проблеми, але існує одна проблема – вони мають особисті переконання та упередження, що можуть стати на заваді найефективнішому рішенню. Тому експерти недержавного та приватного секторів повинні залучатися до процесу шляхом участі у робочих групах, інтерв'ю, або шляхом запиту про оцінку розроблених документів. * *

* Логічна модель Ресурси: люди гроші партнери матеріали знання та ін. Дії: законодавство фінансування інформування організація делегування ВПЛИВ (результати політики): Результати дій Як цього досягти? Що з цього вийде? *

Інструменти впливу Інструменти нормативного регулювання Фінансові інструменти Інформаційні інструменти Інституційні інструменти Інструменти делегування функцій *

ОЦІНКА ВПЛИВУ Щоб позбутися несподіваних сюрпризів, треба робити оцінку наслідків державних рішень - не лише для зацікавлених сторін, але й для випадково залучених груп! Принципи оцінки наслідків Прозорість: консультації та оприлюднення результатів Критерії для визначення ступеню деталізації оцінки наслідків Значний вплив на суспільство Питання розподілу повині бути присутні завжди під час аналізу вигід та витрат Уточнення потреб клієнта – один зі шляхів спрощення схеми оцінки наслідків * *

Критерії оцінки альтернатив Справедливість (врахування перерозподільчого ефекту – непропорційного впливу на різні регіони, верстви, групи населення); Політична здійсненність (у тому числі, суспільна підтримка); Результативність (досягнення цілей) Ефективність (співвідношення витрат та результатів) Адміністративна здійсненність (врахування обмежень щодо умов та ресурсів). *

ОЦІНКА СОЦІАЛЬНИХ НАСЛІДКІВ Розгляд впливу політики (“до, під час та після” інтервенцій) на добробут різних соціальних груп, зосереджуючи увагу на чутливих та бідних прошарках суспільства Аналіз наслідків розподілу вигод серед різних соціальних груп, виходячи з таких факторів як стать, вік, права на володіння, засоби існування та географічне розташування; Містить елементи економічного аналізу, проте методи оцінки, особливо при поглибленому аналізі, є іншими, оскільки домінують більш індивідуальні підходи до цільової групи. * *

ОЦІНКА ВПЛИВУ НА ЗДОРОВ’Я Фактори впливу: соціально-економічні (інфраструктура суспільних послуг: охорона здоров’я, освіта, дитячі садки і міліція) культурні (дискримінація певних груп населення) житлово-побутові умови (якість житла, повітря, вода, шум, утилізація відходів, доступність побутових послуг) соціальне середовище (інтеграція, ізоляція, міра зайнятості) особистий стиль життя (звички, рівень доходів, рівень самоповаги) біологічні фактори (стать, вік, генетика). * *

ЗАСАДИ ПРОВЕДЕННЯ КОНСУЛЬТАЦІЙ *

Комунікація від лат. communicatio - повідомлення, передача - передача інформації від однієї системи до іншої за допомогою спеціальних матеріальних носіїв відбувається у формі спілкування як обмін повідомленнями, в яких відображені знання, думки, ідеї, цінності тощо необхідна передумова функціонування і розвитку всіх соціальних систем, оскільки забезпечує зв'язок між людьми, робить можливим накопичення і передачу соціального досвіду, розподіл праці й організацію спільної діяльності, управління, культурний обмін *

Необхідність комунікації Необхідність у комунікації різного типу (у т.ч. консультаціях) зумовлена: характером політичного режиму (системи) та механізму прийняття рішень безперспективністю неузгоджених, непопулярних і незрозумілих політик (особливо з точки зору довгострокового бачення) принципами належної політики і належного врядування (прозорість та відповідальність) міркуваннями якості та актуальності політик характеристиками різних етапів у циклі політик необхідністю забезпечення легітимності політик та їх розробників необхідністю збільшити шанси успішної реалізації політик тощо *

ПРИНЦИП НАРОДОВЛАДДЯ Взаємодія влади з громадськістю зумовлена визнанням сутності влади як такої, потребою забезпечення легітимності влади як підтвердження того, що влада належить народові. Держава відповідає перед Людиною за свою діяльність Конституція України, ст.3. *

ДЕМОКРАТІЯ (СПІВ)УЧАСТІ визнання потреби доповнення механізмів представницької демократії (участі громадян у виборчих процесах) процедурами залучення громадськості до обговорення оптимальних шляхів вирішення нагальних проблем та до їх розв`язання. усвідомленням необхідності комунікації у кількох напрямках: від громадян до управлінців і від управлінців до громадян, й горизонтально – між громадянами це реалізація влади через взаємодію, взаємне збагачення та спільну відповідальність на основі ідей: свободи слова, відкритої та критичної комунікації, осмислення проблем з різних точок рівного доступу до розмаїття джерел інформації, рівності (паритетності) всіх учасників діалогу щодо можливості його ініціювання та проведення. *

Комунікація на різних етапах політики Впровад-ження політики Прийняття рішення Розробка політики Визначення порядку денного ПОТРЕБИ СУСПІЛЬСТВА Констатація й актуалізація проблем: порядок денний має актуальність для суспільства Дослідження проблем, визначення найкращих рішень, аналіз прогнозів, Ех-ante оцінка політики і консультації з партнерами Вибір оптимального рішення з урахуванням початкової оцінки і консультацій із зацікавленими сторонами Впровадження обраного варіанту політики, пояснення політики, з'ясування думки суспільства і зацікавлених сторін, Ex-post оцінка *

БАЗОВІ ПРИНЦИПИ Демократичні органи влади зобов‘язані звітувати перед громадянами. Поінформованість громадян позначається на їх свідомій та якісній участі у державному управлінні в цілому. Дії влади будуть успішними, якщо їх підтримуватиме народ. *

Комунікація: зона ризику Відсутність, брак або неякісність комунікації можуть призвести до: Погано поінформованих, неякісних рішень та політики Відсутності або втрати допомоги та підтримки можливих партнерів, прихильників Ускладнень при впровадженні політик, аж до призупинення або відмови від реалізації Втрати репутації, легітимності та дієвості, можливості досягнення цілей *

Ефект якісної (налагодженої дієвої) комунікації при розробці політик Якісний результат політики, що ґрунтується на максимально повній інформації; усунення помилок у процесі розробки (перевірка на достовірність на ранніх етапах) Прозорість процесу, прогнозованість та доступність інформації для зацікавлених сторін як основа довіри та партнерства Підзвітність та відповідальність за рішення й витрачені (вкладені) ресурси Розвиток підґрунтя для довіри та підтримки складних рішень партнерами та зацікавленими сторонами *

Комунікація як інструмент та об'єкт політики Комунікація, як правило, є інструментом, що сприяє досягненню цілей політик, а також невід'ємною частиною циклу розробки та впровадження політик В окремих випадках комунікація може стати об'єктом самої політики (приклад: політика щодо комунікації та зв'язків з громадськістю) *

ПОЛІТИКА ЄС *

До 1990-років процес взаїмодії був різним у різних крїнах ЄС та рівзних установах Економічний і соціальний комітет – головний представник суспільних інтересів Європейська комісія виділила у 2000 році - 1000 мілліонів Євро на зміцнення партнерстких стосунків з НУО Пріоритети розвитку сектора: сталість, відповідальність за результати та прозорість механізму та процесу прийнятя рішень *

White Paper on European Governance (Біла книга щодо Европейського врядування) (2001) відкритість, співпраця, підзвітність, ефективність та узгодженість Орієнтація на результат (уряд для народу, людей) Співпраця є необхідною на усіх етапах цикла політики Співпраця з громадськістю під час розробки політики вважається індикатором демократії І хоча вважається, що уряди формуються на основі більшості голосів виборців, представники народу не завжди дотримуються обіцянок які вони дають на виборах *

Communication on Interactive Policy Making (2001) Mandelkern report (2001) General principles and minimum standards for consultation of interested parties by the Commission (2002) Цільові групи повинні бути чітко визначені до процесу консультацій Чіткі критерії відбору організацій (для участі в роботі консультаційних органів або публічних слуханнях), якщо доступ до консультацій є обмеженим з практичної точки зору *

Impact assessment guidelines (2005) White paper on a European Communication policy (2006) Cabinet Office (2002). A policy maker’s guide to public involvement. Cabinet Office, London Cabinet Office (2004). Code of practice on consultation. Regulatory Impact Unit Досвід Великої Британії було використано у подальшому розробленні документів у країнах-членах ЄС *

РІВНІ ВЗАЄМОДІЇ ТА МЕТОДИ КОМУНІКАЦІЇ *

ПРОЗОРІСТЬ ТА ВІДКРИТІСТЬ демократичні принципи умови ефективності взаємодії Прозорість - доступ до інформації - принципова наявність повної адекватної інформації про те, що відбувається, відсутність прихованої інформації, прихованих намірів тощо - умова реалізації відкритості. Відкритість (у вузькому розумінні) - не тільки наявність інформації, але й принципова можливість доступу, активної участі. Відкритість (у широкому розумінні) – це відкритість до діалогу, здатність визнати, почути й вислухати іншу точку зору й критично оцінити свої переконання (до остаточного прийняття рішення, якщо воно ухвалюється), Відкритість можлива лише за умов наявності різноманітних джерел інформації, свободи слова та критики, дієвих механізмів взаємодії. *

Стаття 4 Закону України „Про засади державної регуляторної політики у сфері господарської діяльності” від 11 вересня 2003 року N 1160 Прозорість та врахування громадської думки - відкритість для фізичних та юридичних осіб, їх об'єднань дій регуляторних органів на всіх етапах їх регуляторної діяльності, обов'язковий розгляд регуляторними органами ініціатив, зауважень та пропозицій, наданих у встановленому законом порядку фізичними та юридичними особами, їх об'єднаннями, обов'язковість і своєчасність доведення прийнятих регуляторних актів до відома фізичних та юридичних осіб, їх об'єднань, інформування громадськості про здійснення регуляторної діяльності. *

СХОДИ УЧАСТІ ГРОМАДСЬКОСТІ Три основні рівні налагодження взаємодії влади з громадськістю: Інформування - надання інформації громадськості в цілому або зацікавленим групам чи організаціям, що представляють інтереси тих, на кого відповідна політика потенційно впливає; Консультування у процесі вироблення та реалізації політики, під час прийняття рішень на всіх рівнях влади - має асиметричний характер, адже по суті є отриманням інформації від громадськості (визначеної аудиторії) щодо заздалегідь визначених владою питань; Залучення громадськості - активна участь громадян та їх об`єднань чи організацій за їх ініціативою у формуванні публічної політики, а також в її реалізації та оцінці. Саме цей тип взаємодії є принципово двостороннім, відкриває шлях реального партнерства Організація з економічного співробітництва і розвитку (ОЕСР, 2001) *

ІНФОРМУВАННЯ Базовий, перший крок на шляху налагодження взаємодії. Вимоги щодо якості та типів інформації Чіткі та дієві процедури доступу до інформації Інформування як за ініціативою громадян, так і за ініціативою державних органів Шляхи розповсюдження інформації (безпосередньо, так і опосередковано - через ЗМІ, Інтернет, прямі відправки поштою тощо). Обмеження й специфікація права доступу як виняток з правила *

Способи комунікації? Впровад-ження політики Прийняття рішення Розробка політики Визначення політики ПОТРЕБИ СУСПІЛЬСТВА ОПИТУВАННЯ? РОБОЧІ ГРУПИ? ЗМІ? ЛИСТУВАННЯ? ДОСЛІДЖЕННЯ? РОБОЧІ ГРУПИ? ФОРУМИ? КОНСУЛЬТАЦІЇ? ФОКУС-ГРУПИ? ОФІЦІЙНИЙ БЮЛЕТЕНЬ ОРГАНУ? ГРОМАДСЬКІ ОБГОВОРЕННЯ? ЗМІ? ЛОБІЮВАННЯ? ЗМІ? ОПИТУВАННЯ? ДОСЛІДЖЕННЯ? ЛИСТУВАННЯ? КОНСУЛЬТАЦІЇ? *

Односторонній потік: Інтернет сайти Публікації в офіційному виданні органу влади Публікації брошур, бюлетенів тощо ЗМІ: публікації, прес-конференції, інтерв'ю, прес-релізи, новини і т. ін. В окремих випадках реклама у ЗМІ Типові методи ІНФОРМУВАННЯ *

ФОРМИ/ МЕХАНІЗМИ КОНСУЛЬТУВАННЯ інтерв`ю, опитування та дослідження громадської думки, фокус-групи; письмове консультування (оголошення періодів, протягом якого до проекту документу висловлюють зауваження та коментарі всі зацікавлені сторони); публічні зустрічі, громадські слухання, круглі столи, тест-панелі, семінари; дорадчі (дво-три – багатосторонні) комітети; постійні та тимчасові громадські ради тощо. Обговорення можуть бути безпосередніми (віч-на-віч) та дистанційними *

Комунікація може відбуватися у різний спосіб! Вибір методу залежить від: актуальності та доступності у процесі розробки політики відповідності характеристикам і потребам зацікавлених груп, партнерів та цільових аудиторій Методи комунікації *

Запитання-фільтри: Якою є мета політики? Яка аудиторія виступає адресатом (зацікавлена група, партнер, цільова аудиторія тощо)? Якою є мета комунікації (інформування, отримання інформації або підтримки і т. ін.)? Необхідним є односторонній чи двосторонній потік інформації? Яким доступним способом комунікації (з огляду на технічні та фінансові можливості, етику, час та дієвість/ результативність) краще за все скористатися? Вибір методу комунікації *

Збільшити поінформованість Поінформувати цільову аудиторію про нову політику Забезпечити доступність інформації та можливість зворотного зв'язку для прозорості та легітимності процесу розробки політики Забезпечити обмін інформацією із зацікавленими сторонами для досягнення згоди Заручитися підтримкою зацікавленої сторони для полегшення прийняття політичного рішення щодо проблемної політики Залучити експертів з інших сфер та НУО для покращення проекту політики (вплив на зміну рівня обізнаності, прихильності та підтримки/ дій) Типові приклади цілей комунікації *

Переваги безпосередніх публічних обговорень Можливість декільком сторонам висловити свою думку й обговорити її Є можливим зворотний зв'язок Створюється атмосфера участі, складніше приховати свою позицію Можливість досягти порозуміння з різних питань –  навіть сторонам з різними поглядами Спільна мета і правила зборів сприяють толерантності стосовно інших поглядів Можливість фіксувати домовленості Шанс покращити стосунки –  відсутня анонімність ЦЕ ЛИШЕ ЗА УМОВИ НАЛЕЖНОГО ПРОВЕДЕННЯ ПУБЛІЧНИХ ОБГОВОРЕНЬ!!! *

ПРИНЦИПИ ПРОВЕДЕННЯ КОНСУЛЬТАЦІЙ *

ПРОЦЕДУРИ ТА РЕСУРСИ Чітко визначені завдання консультування (потрібно знати, чому і для чого проводиться консультування) Чітке визначення процедур / порядку проведення консультування В ідеалі, всі сторони повинні мати можливість ініціювати консультації та впливати на сам процес консультування. Достатність часу (врахування часу, необхідного для підготовки та підведення підсумків, а також потреб цільових груп.) Органи повинні мати не менше 8 тижнів для отримання коментарів та зауважень, а також оголошувати й інформувати про дату зустрічі/ засідання не менш ніж за 20 рабочих днів до заходу Адекватне ресурсне забезпечення (планування процесу, використання технологій, підготовка модераторів тощо) У бюджеті органу влади мають бути передбачені окремою статтею видатки на забезпечення консультування. Доцільність підготовки інструкції для виконавців з точки зору вдалої практики. *

ВИМОГИ ДО ПРОЦЕДУР з точки зору прозорості Принципово прозорий відкритий процес Залучення усіх ключових груп інтересів Участь у консультуванні має бути добровільною та доступною Чітке, стисле та зрозуміле для всіх викладення ключових моментів, з приводу яких відбуваються консультації Визначення найефективнішого способу розповсюдження друкованої продукції серед населення Забезпечення ефективного використання Інтернет Позиції всіх основних зацікавлених сторін мають бути розглянуті. Орієнтація на ЗМІСТ пропозицій. Необхідно забезпечити ретельний запис усього процесу інформаційного обміну Вдячність та зворотній зв’язок. Оприлюднення результатів обговорення та пояснення ухвалених рішень *

Для зацікавлених сторін та суспільства в цілому має бути зрозуміло: Де шукати інформацію про питання, які розглядаються, до кого звертатися Які механізми використовуються для проведення консультацій та як взяти участь; З ким проводяться консультації та чому; Які питання виносяться на обговорення і чому Де можна знайти аналіз пропонованих рішень тощо. *

Зацікавлені сторони повинні бути залучені до процесу консультацій на початкових етапах розробки політики, аби вони могли впливати на формулювання основних цілей, індикаторів оцінки дій та політики тощо Консультування може відбуватися більш ніж на одному етапі; можуть бути повторні консультації Метод та обсяг консультацій має відповідати (пропорційним) важливості та впливу питань, що розглядаються Успіх комунікації залежить: Від бажання та готовності обох сторін взаємодіяти, Культури спілкування та взаємодовіри Дієвості механізмів тощо *

Consider that “no” can be as interesting as “yes”, “no” is not always negative, and “yes” is not always easy. Margaret Mead *

ПОСЛІДОВНІСТЬ І СТРАТЕГІЧНІСТЬ Використання на практиці (зв`язок результату консультування і прийняття рішення); Яким би не був результат консультування, навіть, і особливо, якщо він не такий, як очікувалося, треба рахуватися з результатом і діяти у відповідності з ним. Краще зовсім не проводити консультування, ніж не використати його результати, оскільки це справляє враження нехтування громадською думкою і не відповідає демократичним засадам врядування. Проводити оцінку загальної ефективності консультування (планування вдосконалення майбутніх консультацій та раціонального використання ресурсів). *

Кодекс практики з письмового консультування Великої Британії (1) 1. Час, відведений на консультування, має бути передбачений у плануванні розробки владних рішень з самого початку, аби забезпечити у найкращий спосіб удосконалення пропозицій та гарантування належного часу на кожному з етапів. Консультування на ранньому етапі часто є ключем до успіху і дає можливість наперед зорієнтувати учасників процесу, передбачити необхідність інших форм консультування... Має бути зрозуміло, з ким проводиться консультування, з яких питань, у який період і з якою метою. Документ має максимально описувати можливі впливи пропонованих рішень, чутливі питання статі, віку, освіти, етнічної та регіональної приналежності тощо. Має бути чітко визначений останній день консультування... *

Кодекс практики з письмового консультування Великої Британії (2) Консультаційний документ має бути максимально простим і стислим. Він повинен мати короткий огляд (на дві сторінки) усіх питань, що виносяться на обговорення. Читачі повинні мати можливості легко відповідати, контактувати та скаржитися... Важливо подати ключову інформацію та протилежні аргументи, що стосуються документа... 4. Консультаційні документи повинні бути широко доступними і привертати увагу потенційно зацікавлених сторін... Консультаційні документи повинні розповсюджуватися безкоштовно через Інтернет... Слід уникати вимог щодо оплати за друковані примірники документу. Слід передбачити можливості подання документу через ЗМІ та цільову розсилку (у тому числі різними мовами), поширення під час особистих зустрічей. *

Кодекс практики з письмового консультування Великої Британії (3) 5. Достатньо часу має бути відведено для розгляду відповідей громадян всіх груп інтересів. Дванадцять тижнів має бути стандартним мінімальним періодом для консультування. ...можливі рідкі випадки, як наприклад у разі повторного консультування, коли як виняток консультування може бути проведено в стисліші строки. У такому разі причини скорочення часу та шляхи забезпечення ефективності консультацій за цих умов мають бути чітко обґрунтовані. Також слід передбачити можливість розгляду вимог щодо продовження термінів консультування. 6. Відповіді мають бути уважно та неупереджено розглянуті та проаналізовані з точки зору наявності нових підходів, очевидності впливу, рівнів підтримки... Результати мають бути оперативно оприлюднені та широко доступні, з урахуванням висловлених поглядів та причин, що вплинули на прийняття остаточного рішення та відхилення тих чи інших пропозицій. 7. Кожна урядова структура зобов`язана відслідковувати та аналізувати консультування, призначаючи відповідних координаторів для гарантування розповсюдження висновків. (Аналіз передбачає наявність відповідних статистичних та якісних оцінок). *

КОНСУЛЬТУВАННЯ В УКРАЇНІ *

НОРМАТИВНІ ВИМОГИ (1) Конституція України від 28 червня 1996 р. Закон України «Про інформацію» від 02 жовтня 1992 р. № 2657 Закон України «Про звернення громадян» від 2 жовтня 1996 р. № 393 Закон України «Про порядок висвітлення діяльності органів державної влади та органів місцевого самоврядування в Україні засобами масової інформації” від 23.09.1997 № 539/97 Закон України «Про державну таємницю» від 21 січня 1994 Звід відомостей, що становлять державну таємницю, затверджений Наказом СБУ № 440 від 12.08.05 Указ Президента України “Про забезпечення участі громадськості у формуванні та реалізації державної політики” № 1276 від 15.09.05 Указ «Про додаткові заходи щодо забезпечення відкритості діяльності органів державної влади» від 01.08.2002 № 683 Указ Президента України «Про підготовку пропозицій щодо забезпечення гласності та відкритості діяльності органів державної влади» від 17.05.01 № 325 *

НОРМАТИВНІ ВИМОГИ (2) Конвенція про доступ до інформації, участь громадськості в процесі прийняття рішень та доступ до правосуддя з питань, що стосуються довкілля, ратифікована Законом України N 832-XIV від 06.07.99 Закон України «Про засади державної регуляторної політики у сфері господарської діяльності» від 11.09.2003 № 1160 - Офіційний Вісник України, 2003. - № 41.- с.15-40 Регламент Кабінету Міністрів України (Постанова КМУ від 18 липня 2007 р. N 950) Постанова Кабінету Міністрів України „Деякі питання забезпечення участі громадськості у процесі формування та реалізації державної політики” від 15.10.2004 № 1378 Порядок проведення консультацій з громадськістю з питань формування та реалізації державної політики Положення про громадську раду при КМУ Типове положення про громадську раду при центральному, місцевому органі влади тощо Проект Закону України «Про відкритість і прозорість діяльності органу виконавчої влади, органу місцевого самоврядування» - Урядовий Кур`єр № 19 – 28.01.2006 – с.5 *

ПИТАННЯ ДЛЯ ОБГОВОРЕННЯ: Найкращі та найгірші приклади комунікації та консультацій із зацікавленими сторонами у Вашій практиці? Чи існують “особливості української комунікації”? *

Оцінювання системи врядування в Україні. SIGMA. 2006 Процес розробки та координації політики слід зробити простішим і зрозумілішим, а також прозорішим… Завдання полягає у тому, щоб розробляти та реалізовувати політику та закони галузевими міністерствами за умови консультацій та регулярних контактів із громадянським суспільством, тоді як центр повинен забезпечувати координацію та підтримувати стратегічне лідерство КМУ. Норми, які регламентують міжвідомчі консультації, мають бути менш забюрократизованими й менш формальними та заохочувати консультації щодо політики із зацікавленими сторонами на ранніх етапах її розробки з метою досягнення домовленості щодо змісту документу до його подання на розгляд КМУ та урядових комітетах *

УРОКИ ПРОЕКТУ ГРУП АНАЛІЗУ ПОЛІТИКИ (2007-2008) *

Зелені та Білі книги є одним з різновидів документів з аналізу політики, специфіка яких полягає у тому, що вони є інструментами саме публічного консультування - розраховані на залучення усіх зацікавлених осіб представляють 2 етапи процесів обговорення: Зелена книга є ініціацією публічного обговорення, ніби дає йому «зелене» світло (обговорення щодо визначення проблем (policy problem), потенційних напрямів та можливих альтернативних шляхів розв`язання проблеми обговорення Білої книги – бачення органів влади щодо політики у певному напрямку, сформоване на основі аналізу та з урахуванням результатів консультацій. Біла книга, як правило, розробляється на основі Зеленої і презентує пропоновану політику (policy proposal) уряду, опис проведених консультацій та обраний у результаті найкращий варіант політики, включаючи його вплив на державний бюджет, а також план впровадження. Біла книга - це документ планування, який визначає конкретні кроки для розв`язання проблеми і який після прийняття стає політикою уряду в конкретній сфері політики. *

Розміщення на веб-сторінці та розсилка прес-релізів або листів з проханням прокоментувати ! Заходи з обговорення ! У 2008 році крім розміщення на сайтах було проведено: Обговорення Зелених книг (на 2х внутрішніх семінарах та 10 заходах з публічного обговорення) Обговорення Білих книг (на 2х внутрішніх семінарах та на підсумковому семінарі). *

УРОКИ ПРОВЕДЕННЯ КОНСУЛЬТАЦІЙ (2008) Можливість оцінити позиції різних сторін, врахувати при доопрацюванні Наявні потреба роз’яснення у суспільстві призначення документів з аналізу політики, необхідності обговорення правильності визначення проблем та альтернатив їх розв’язання до розробки проектів нормативних актів. Важливим є сприяння усвідомленню органами влади відповідальності за проведення публічних консультацій, визнання того факту, що просте розміщення матеріалів на веб-сторінках без належної інформаційної кампанії, розсилки прес-релізів та адресних листів не дасть необхідних результатів. Необхідно виділяти достатньо часу для проведення таких обговорень, враховуючи час на оприлюднення інформації та збір зауважень та коментарів. Важливо приділяти увагу і приміщенню для обговорень, адже не завжди заходи безпосередньо в органах влади є найкращим варіантом. Проблематичною залишається проведення міжвідомчих консультацій, не завжди органи влади демонструють зацікавленість у справжній співпраці та не відмовляються від формальних підходів. *

РЕКОМЕНДАЦІЇ ГРУП АНАЛІЗУ ПОЛІТИКИ 2008 року НАСТУПНИМ ГРУПАМ Стосовно консультацій Професійно та ретельно здійснювати підготовку до презентації проекту Залучати до презентації розробок більше громадських організацій Забезпечити розгляд книг на колегії ЦОВВ Заздалегідь планувати проведення консультацій з громадськістю Забезпечити консультації (експертну оцінку) з міжнародним експертом Будьте оптимістами – у Вас все вийде! *

Зацікавлені сторони, партнери *

Зацікавлені сторони (stakeholders) особи, неформальні групи інтересів, організації (НУО, профспілки, партії тощо), а також ЗМІ, які мають прямий або опосередкований інтерес у конкретній політиці; можуть відрізнятися за 1) рівнем зацікавленості/ інтересу та підтримки політики; характером впливу політики, що планується (позитивним або негативним), враховуючи і вигоди, і ставлення груп інтересів; 2) рівнем впливу на процес та результат політики. *

Основні поняття Зацікавлені особи та сторони (stekholders) – ті, кого стосуються/ зачіпають ті, чи інші рішення, чи дії, на кого справляє чи потенційно може здійснювати вплив відповідна урядова політика. Бенефіціари (beneficiaries) – це особи та групи осіб, для яких вплив політики є вигідним, цінним та корисним; ті, хто виграє в результаті реалізації запропонованої політики. Цільові групи (target groups) – це конкретні групи, на які сфокусовано увагу, з якими відбувається або планується проведення відповідної роботи, в тому числі інформування, консультування тощо. *

Аналіз зацікавлених сторін є аналізом потреб та інтересів окремої особи або групи осіб, у тому числі: цілей, які вони перед стобою ставлять; минулої реакції на вирішення подібної проблеми (або проблеми, яка мала подібний суспільний розголос); очікуваної поведінки; можливого впливу пропонованої політики; можливої реакції; рівня підтримки. *

Партнери Як правило, групи та організації (НУО, профспілки, професійні об'єднання, експерти тощо), сфера діяльності та інтереси яких відповідають певній сфері політики, та які зацікавлені у створенні довгострокових, взаємовигідних відносин з розробниками політики *

Цільова аудиторія (група) група адресатів комунікаційних заходів (або самої політики) – ті на кого вони спрямовані – конкретно визначена за одним або декількома з параметрів: вік, місце проживання, приналежність до соціальної групи, тип організації (НУО), специфічні потреби або доступ до конкретних каналів комунікації тощо. *

Зацікавлені сторони та цільова аудиторія Хоча в деяких випадках визначення цільової аудиторії і зацікавленої сторони співпадає, визначення цільової аудиторії більш узагальнене, “анонімне”, не йдеться про конкретну організацію або групу. Але визначення цільової аудиторії передбачає свідому комунікацію з цільовою аудиторією відповідно до її інтересів. *

Як визначити зацікавлені сторони? Запитання-фільтри: У якій сфері буде діяти / впливати політика? Які групи / організації діють у цій сфері? На кого з них політика вплине (позитивно / негативно) Хто з них має ресурси та вплив, щоб самим вплинути на політику? Які способи комунікації з ними є можливими? *

Як визначити партнерів? Запитання-фільтри: У якій сфері буде діяти / впливати політика? Які важливі гравці діють у цій сфері? З ким із гравців у цій сфері ми маємо зв`язки? З ким із гравців ми зацікавлені побудувати відносини? Хто з партнерів може надати нам підтримку в процесі розробки і впровадження політики? *

Як визначити цільові аудиторії? Запитання-фільтри: У якій сфері буде діяти / впливати політика? Хто є клієнтом політики? Хто має отримати інформацію про політику? Які спільні риси, характеристики допомагають класифікувати цю аудиторію (потреби, зв`язки, демографічні риси)? Якими способами / якими каналами комунікації ми можемо досягти цих аудиторій? *

Відмінність ролей Зацікавлені сторони: визначаються відповідно до інтересу та впливу на політику Партнери: визначаються залежно від відносин та потенціалу взаємовигідної співпраці (потенціалу партнерства) Цільові аудиторії: класифікація різноманітних адресатів комунікації за їх характерними рисами *

* Завдання для груп Визначте Ваші зацікавлені сторони? Визначте Ваших партнерів? Зробіть базовий аналіз зацікавлених сторін з точки зору їхнього інтересу та впливу *

ПЛАНУВАННЯ КОМУНІКАЦІЇ *

Кожен комунікативний план містить у собі традиційні складові частини будь-якого плану: Контекст (аналіз середовища) Адресат / аудиторії (аналіз зацікавлених сторін, партнерів і аудиторій) Цілі (зв'язок цілей політики та комунікації) Ресурси (технічні, фінансові, люди, час тощо) Дії (вибір методів та повідомлень) Очікувані результати, контрольна система План корекції Складові плану комунікацій *

Як правило комунікаційні плани є складовими загального плану розробки політики (з метою забезпечення належної координації дій та відповідності спрямування зусиль) Окремі плани комунікацій під час планування політики є сенс розробляти лише у деяких випадках, коли: Проекти є дуже великого масштабу, і в яких комунікація відіграє особливу роль Комунікація виступає об'єктом (або одним з об'єктів) політики Комунікаційні заходи спеціально фінансуються з окремого джерела Комунікативний план та загальний план розробки політики *

КОМУНІКАТИВНИЙ ПЛАН (Канада) (1) цілі комунікації; (2) “публічний клімат” (оцінка реакції населення з врахуванням результатів опитувань, аналіз інформації, що подається ЗМІ, міститься у кореспонденції та зверненнях громадян до міністра, вивчення лобістських виступів та проявів громадського тиску, врахування регіональних аспектів); (3) ключова інформація (3-4 ідеї, що мають бути зрозумілими, свідомими та позитивними, відповідати суспільним цінностям й повинні міститися у всіх комунікаційних продуктах організації); (4) стратегічні комунікативні припущення (зовнішні фактори впливу, підходи до інформування, наслідки, можливості співпраці та групи підтримки, проблеми, що потребуватимуть розв‘язання); (5) цільова аудиторія (2-3 групи) та її потенційна реакція на повідомлення, вплив на націю в цілому, на посилення соціальних, політичних та економічних зв‘язків у суспільстві; (6) ключові елементи комунікації (конкретні засоби інформування, наприклад – газети для міського населення, Інтернет – для молоді, телеконференції, аудіовізуальні презентації, засоби електронної пошти та web-сайтів); (7) головні діючі особи та горизонтальна координація - взаємодія державних органів, зв‘язки з приватним сектором, неприбутковими організаціями тощо; (8) дії щодо посилення впливу інформації (подальша реклама, консультації, видання брошур та буклетів, кампанії прямого листування, надання інтерв‘ю ЗМІ, програми у прямому ефірі тощо); (9) критерії оцінки (через медіа моніторинг, опитування, механізми залучення громадськості, аналіз кореспонденції тощо), (10) бюджет; (11) довгострокові та короткотермінові плани конкретних заходів. *

КОМУНІКАТИВНИЙ ПЛАН Додаток 11 до Регламенту КМУ Комунікативний план складається з метою організації роботи з роз'яснення широкій громадськості та окремим верствам (групам) населення цілей Кабінету Міністрів. У плані зазначається, які питання і у який спосіб висвітлюватимуться в засобах масової інформації. План, як правило, не перевищує трьох аркушів і містить такі розділи: 1. Мета. Зазначається мета, яку заплановано досягти з допомогою комунікативного плану. (Розкриття змісту мети здійснюється для забезпечення її сприйняття і розуміння намірів Кабінету Міністрів громадськістю). 2. Ключові повідомлення. Визначаються три-чотири основних аспекти політичного рішення, про які необхідно повідомити, без конкретизації деталей. 3. Верстви (групи) населення, на які вплине реалізація рішення. Визначаються верстви (групи) населення, на які вплине реалізація рішення, та їх можлива реакція на дії Кабінету Міністрів. 4. Методи та способи інформування. Визначається спосіб організації інформаційної діяльності висвітлення результатів реалізації рішення, зокрема його впливу на громадян. У рамках провадження інформаційної діяльності повинні бути передбачені виступи із заявами, організація поїздок з метою надання роз'яснення, проведення консультацій, засідань за круглим столом, виготовлення рекламних матеріалів, розроблення інтернет-програм тощо. 5. Фінансове забезпечення. Визначаються обсяги та джерела фінансування, необхідні для здійснення заходів, передбачених планом. *

Використовуючи матеріали попереднього завдання (карта зацікавлених сторін та аудиторій) стило визначте головні складові плану комунікацій для Вашої політики: цілі ключові повідомлення способи комунікації ресурси результати Використовуйте запитання-фільтри для визначення прийнятних способів комунікації! Завдання для груп *

ПІДГОТОВКА ДО ПРОВЕДЕННЯ ЗАХОДІВ З ОБГОВОРЕННЯ ДОКУМЕНТІВ! Принципи ефективної комунікації при проведенні публічних обговорень *

ПИТАННЯ ДЛЯ ОБГОВОРЕННЯ У процесі підготовки та проведення заходів з обговорення: Якими є головні фактори успіху? Якими є головні труднощі? Якими є найбільш типові проблемні ситуації? *

Крайнощі … *

Головна цінність Головна цінність якісного обговорення під час зустрічі –  можливість досягнення згоди в результаті взаємного поінформування, розуміння та зміни усталених поглядів (часто помилкових або односторонніх) *

Критичні елементи підготовки Визначення теми –  актуальної і відповідної Визначення організатора (розробника політики або третьої сторони) Своєчасна підготовка та розповсюдження порядку денного Визначення і підбір необхідних учасників та їх представників Підбір прийнятного місця та приміщення для проведення зустрічі (розмір?) Ретельна підготовка питання до розгляду Належна підготовка представників організатора Вибір кращого ведучого для зустрічі *

Підготовка порядку денного заходу Питання готується експертами і спеціалістами Визначається найбільш актуальна (проблемна) тема, що потребує діалогу із зацікавленими сторонами. Якщо тема складна –  бажано на зібранні не планувати нічого іншого Визначається мета зустрічі –  з'ясування точок зору, досягнення згоди тощо, формується порядок денний По можливості, з'ясовується думка зацікавлених сторін щодо даної теми (див. Аналіз конфлікту далі) Обрані учасники запрошуються –  особисто або через ЗМІ, залежно від формату Своєчасно (?) надсилається порядок денний За необхідності розповсюджується додаткова підготовча інформація (людською мовою!!!), можуть бути організовані інформаційні семінари тощо *

Підбір учасників ПРИНЦИП ДОБРОВІЛЬНОЇ УЧАСТІ! ТА ДОСТУПНОСТІ! Існує межа продуктивності, що залежить від кількості учасників і сторін, яких вони представляють (від роботи групи до балагану – один крок) Необхідно запрошувати (і вмовляти взяти участь) представників зацікавлених сторін, які мають можливість змінювати погляди та приймати рішення безпосередньо під час зустрічі Потрібною є участь різних сторін та представлення усіх точок зору –  опонентів і прихильників, НУО і бізнесу, експертів тощо. Для продуктивності розмови необхідно забезпечити поінформованість учасників. Непоінформованість може призвести до конфліктів . *

Вибір місця Перша реакція: у нас в установі є прийнятна зала - це не завжди найкращий вибір Нейтральна територія може сприяти більшій конструктивності Ефект міністерських стін –  відчуття влади породжує конфронтацію та поганий діалог Місто / за містом –  за і проти. Доступність vs відволікання *

Вибір приміщення Прийнятний розмір Допоміжні засоби – папір, дошка тощо Освітлення, вентиляція, акустика Можливість пересування !!! Розміщення стільців: *

ЗАПИТАННЯ ДЛЯ ОБГОВОРЕННЯ За якими критеріями Ви би обирали зал для проведення обговорення? *

Вибір приміщення Прийнятний розмір Допоміжні засоби – папір, дошка тощо Освітлення, вентиляція, акустика Можливість пересування !!! Розміщення стільців: ??? *

Оптимальне розміщення для складних зустрічей Усі мають бачити один одного, але при цьому потрібно фокусувати увагу на модераторі та дошці – тобто змісті дискусії (спільній меті) *

Ключові фактори проведення обговорень Спільна згода щодо правил проведення зібрання Дотримання різних ролей учасниками і правил зібрання Уміння хорошої комунікації – взаємне інформування, уміння слухати (про це пізніше) Тривалість (максимум 3 години?) Дотримуватися порядку денного, зберігаючи розумну гнучкість Не піднімати, по можливості, нові не підготовлені теми Фіксування домовленості та зворотний зв'язок (протокол) Уміння ведучого –  модератора *

Підготовка організаторів Необхідно планувати ресурси –  адміністративні та фінансові (витрати на публічне обговорення окупляться пізніше) Підготовку може проводити сам орган / розробник політики або найняти для цього третю сторони (НУО, інститут, експертну групу, консультантів тощо) Можливо, доцільним є створення робочої групи для організації публічного обговорення Потрібно визначити порядок денний (див. раніше) Координація з керівниками та прес-секретарями (недоречні заяви пресі можуть звести нанівець увесь процес) Підготовка учасників зібрання, уточнення мандату *

ВИМОГИ ДО ГОЛОВУЮЧОГО/ ВЕДУЧОГО ЗАХОДУ Вкрай бажана нейтральність до проблемного питання! Гнучкість Відкритість Уміння слухати Толерантність Компетентність з даного питання є бажаною Уміння пояснити Особиста привабливість Аналітичні навички Уміння керувати дискусією ПОЧУТТЯ ГУМОРУ :) *

ВИМОГИ ДО МОДЕРАТОРА Зберігати неупереджену нейтральність –  це гарантія його / її легітимності та авторитету Слідкувати за дотриманням теми / мети Залучати всіх учасників до дискусії Давати висловитися по можливості всім Не допускати особистих образ, усувати сварки Слідкувати за дотриманням правил зустрічі, які були визначені всіма на початку Узагальнювати, уточнювати й аналізувати висловлені думки, впевнитися в їх зрозумілості (для себе та інших сторін) Не втручатися зі своєю думкою Реагувати на поворотні моменти та зміни Фіксувати проблеми, рішення та домовленості на дошці Заохочувати досягнення згоди *

“ВИМОГИ” ЩОДО УЧАСНИКІВ Бути підготовленим – поінформованим, з чітким мандатом, проведеним аналізом та підготовленими аргументами Активність у висловленні поглядів та пропозицій Здатність коротко та ясно висловлювати й аргументувати інтереси та погляди своєї групи Конструктивний підхід Гнучкість і толерантність Уміння спілкуватися та “емоційна інтелігентність” (чутливість до емоцій інших людей та здатність керувати власними емоціями) Готовність до діалогу замість дебатування Орієнтація на результат *

Учасники не уважні Учасники запізнюються або йдуть раніше Домінуючі учасники Учасники повторюються Напружена атмосфера Учасник полишає зал на знак протесту Позиційний глухий кут –  немає діалогу Група не може прийняти рішення Забагато тем / питань Відсутня значима сторона для згоди І т. д. Типові проблемні ситуації під час публічних обговорень *

Конфліктів не варто уникати –  їх необхідно заздалегідь передбачати, вивчати і готуватися до них! Аналіз конфлікту є невід'ємною частиною процесу розробки політик і конфліктних ситуацій! Конфлікт сам по собі не є позитивним або негативним: конфлікт є протиріччям інтересів Спосіб вирішення розбіжностей (мирним або насильницьким шляхом) визначає позитивну або негативну оцінку конфлікту. Хід вирішення конфлікту – результат уміння! Попередження і аналіз конфлікту *

Головні принципи вирішення конфлікту Пізнайте свої інтереси та альтернативні рішення Зробіть наголос на інтересах, а не на позиціях Спільно продумайте нетрадиційні та взаємовигідні рішення проблеми Наполягайте на об'єктивних критеріях оцінки запропонованих рішень Розрізняйте людей і проблеми: атакуйте проблему, але не критикуйте людей, будьте хорошим комунікатором *

Головні принципи вирішення конфлікту Визнайте свою частину провини і відповідальності (одразу!) Якщо навіть погляди не логічні, а ставлення не раціональне –  конфлікт справжній! Немає сенсу вдавати, що конфлікту немає –  проблеми повинні бути Розпізнані, Визнані та Вирішені Навчіться вислуховувати до кінця, не пропонуючи своєї оцінки (це ж не проблема) Пізнайте проблему перед тим, як запропонувати рішення Вкладайте енергію у бажаний результат (знаходження виходу з ситуації замість визначення того, хто був правий) *

Що таке консенсус? Чи є консенсус обов'язковою одностайністю? Ні. Консенсус –  це поінформована, усвідомлена згода більшості учасників щодо рішення проблеми, яка прийнятна для всіх *

Принципи досягнення консенсусу при зустрічі Дотримуйтеся процесу активного й усвідомленого підбору учасників Розподіліть ролі та відповідальність учасників Підтримуйте конструктивний настрій для вирішення проблем Учасники повинні з΄ясовувати факти разом Дотримуйтеся правил створення та фіксації домовленостей Створіть контекст для остаточного закріплення й виконання домовленостей Дійдіть згоди, в результаті якої ВСІМ учасникам стає (хоч трохи) краще! *

Уміння активно слухати (≠ згода з тим, що ви чуєте) Уміння пересвідчитись у правильному розумінні сказаного –  уміння створювати зворотний зв'язок Відкритість та гнучкість, разом з хорошим знанням своїх інтересів та мандату Несхильність до забобонів Уміння не сприймати образу особисто Готовність сприймати нову інформацію та змінити погляди Знання відмінності діалогу та дебатів Якості гарного “комунікатора” *

ДОМАШНЄ ЗАВДАННЯ *

Домашнє завдання - підготовка та проведення консультацій Перевірити документ політики з точки зору виписаності усіх аспектів, що стосуються зацікавлених сторін. Проведіть аналіз потенційних конфліктів. Підготувати остаточну версію проекту документа для винесення на публічне, в тому числі міжвідомче, обговорення Розробити комунікативний план: Визначити ключові повідомлення! Визначити заходи з інформування та обговорення документа (та повідомити про них координатора проекту) Підготувати прес-релізи (залучити фахівців управлінь зі зв'язків із громадськістю) * *

ЗВІТ про проведення консультацій 1. Дата виставлення проекту Зеленої книги на сайті 2. Заходи з інформування зацікавлених осіб/ сторін щодо наявності проекту документу та запланованого консультаційного процесу: ТАБЛИЦЯ: Заходи (Направлення листів - Контакти по телефону - Прес-реліз - Прес-конференція - Зустрічі (вказати тип заходів - засідання колегії, нарада, круглий стіл тощо…). Кількість адресатів - Дата (період) тощо (див. роздатковий матеріал) *

Дякую за увагу! Хай щастить! * *