Презентація на тему:
Документація

- Примірна інструкція з діловодства у дошкільних навчальних закладах, затверджена наказом Міністерства освіти і науки, молоді та спорту України від 01.10.2012 №1059 Національний стандарт України «Державна уніфікована система документації. Уніфікована система організаційно-розпорядчої докумен-тації. Вимоги до оформлювання документів» (ДСТУ 4163-2003), затверджений наказом Держспожив-стандарту України від 07.04.2003 №55 \ - Закон України «Про національний архівний фонд та архівні установи» від 24 грудня 1993р. № 3814-ХІІ (із змінами) Нормативно-правова база, що регламентує ділове документування у ДНЗ

Дiловодство - сукупнicть процесiв, що забезпечують документування управлiнської iнформації та органiзацiю роботи iз службовими документами Завдання діловодства: - оформлення документів відповідно до вимог стандартів; - створення умов для руху документів (організація реєстрації документів, доведення їх до виконавців, контроль за рухом документів і строками їх виконання); - створення умов для пошуку виконаних документів (формування документів у справи згідно з номенклатурою справ); - створення умов для зберігання документаційного фонду.

ВИМОГИ до оформлення документів, що виготовляються за допомогою друкувальних засобів

Для друкування текстів службових документів використовується гарнітура Times New Roman, шрифт розміром 12—14 друкарських пунктів. Дозволяється використовувати шрифт розміром 8—12 друкарських пунктів для друкування реквізиту «Прізвище виконавця і номер його телефону», виносок, пояснювальних написів до окремих елементів тексту документа або його реквізитів тощо.

Під час друкування заголовків дозволяється використовувати напівжирний шрифт (прямий або курсив).

Текст документів на папері формату А4 (210 х 297 міліметрів) рекомендовано друкувати через 1—1,5 міжрядкового інтервалу, а формату А5 (148 х 210 міліметрів) — через 1 міжрядковий інтервал.

Документи повинні мати такі поля (міліметрів): 30 — ліве; 10 — праве; 20 — верхнє та нижнє. 1 2 2 3

Реквізити документа відокремлюються один від одного через 1,5—3 міжрядкових інтервали.

Назва виду документа друкується великими літерами. ПРОТОКОЛ, НАКАЗ, АКТ та ін.

Під час оформлення документів слід дотримуватися таких відступів від межі лівого поля документа: 12,5 міліметра — для абзаців у тексті; 92 міліметри — для реквізиту «Адресат»; 104 міліметри — для реквізитів «Гриф затвердження»; 125 міліметрів — для розшифрування підпису в реквізиті «Підпис».

Не робиться відступ від межі лівого поля для реквізитів «Дата документа», «Заголовок до тексту документа», «Текст» (без абзаців), «Відмітка про наявність додатків», «Прізвище виконавця і номер його телефону», «Відмітка про виконання документа і надсилання його до справи», найменування посади у реквізитах «Підпис» та «Гриф погодження», засвідчувального напису «Згідно з оригіналом», також слів «СЛУХАЛИ», «ВИСТУПИЛИ», «ВИРІШИЛИ», «УХВАЛИЛИ», «НАКАЗУЮ».

Під час оформлення документів на двох і більше сторінках друга та наступні сторінки повинні бути пронумеровані. Номери сторінок ставляться посередині верхнього поля аркуша арабськими цифрами без зазначення слова «сторінка» та розділових знаків. Перша сторінка не нумерується.

Тексти складних і великих за обсягом документів ( доповіді, звіти тощо) поділяються на розділи, підрозділи, пункти, підпункти. Пункти у тексті нумеруються арабськими цифрами з крапкою, а підпункти — арабськими цифрами з дужкою. 1. Ооооооо 1) 2) 3) 2. Ооооооо

Додатки до документів, крім додатків до супровідних листів, складаються з метою доповнення, пояснення окремих питань документа або документа в цілому. Додатки оформляються, як правило, на стандартних аркушах паперу. На другому і наступних аркушах додатка робиться відмітка: «Продовження додатка», «Продовження додатка 1».

У разі оформлення дати цифровим способом число і місяць проставляються двома парами цифр, розділеними крапкою; рік — чотирма цифрами, крапка наприкінці не ставиться. Наприклад: 02.03.2012. У текстах документів що містять посилання на нормативно-правові акти та документах, що містять відомості фінансового характеру, застосовується словесно-цифровий спосіб зазначення дат з проставлянням нуля в позначенні дня місяця, якщо він містить одну цифру, наприклад: 03 квітня 2012 року. Дозволяється вживати слово “рік” у скороченому варіанті “р.”, наприклад: 03 червня 2012 р.

ПРОТОКОЛ 2.46. Основна частина протоколу складається з розділів, які повинні відповідати пунктам порядку денного. Розділи нумеруються арабськими цифрами і будуються за такою схемою: СЛУХАЛИ — ВИСТУПИЛИ — ВИРІШИЛИ (УХВАЛИЛИ, ПОСТАНОВИЛИ). Зазначені слова друкуються великими літерами без відступу від межі лівого поля. Після слів ставиться двокрапка. 2.47. Після слова “СЛУХАЛИ” зазначається текст виступу основного доповідача. Прізвище та ініціали (ініціал імені) кожного доповідача друкуються з нового рядка. Текст виступу викладається у третій особі однини. Тексти або тези доповіді та виступів, оформлені як окремі документи, до тексту протоколу не включаються. Після відомостей про доповідача ставиться тире і зазначається: «Текст доповіді (виступу) додається до протоколу». 2.48. Після слова «ВИСТУПИЛИ» фіксуються виступи тих осіб, які взяли участь в обговоренні доповіді. Виступи оформляються у протоколі із зазначенням посад, прізвищ та ініціалів (ініціалу імені) промовців у називному відмінку, а також з викладенням змісту питання та відповідей на нього. Зміст виступів викладається від третьої особи однини. 2.49. Після слова «ВИРІШИЛИ» («УХВАЛИЛИ», «ПОСТАНОВИЛИ») фіксується прийняте рішення з обговорюваного питання порядку денного. Рішення повинне бути конкретним і включати складові, що відповідають на такі питання: кому, що зробити і в який строк. Рішення, що містять кілька питань, поділяють на пункти і підпункти, які нумеруються арабськими цифрами. Підпункти нумеруються цифрами з дужкою.