Презентація на тему:
Приблизна схема робочого дня секретаря

Навчальний елемент Приблизна схема робочого дня секретаря Назва: Секретар - друкарка Професія: 4115--1UA003 Код:

Цілі: після вивчення цього навчального елементу, Ви зможете:   правильно організувати свою роботу протягом робочого дня.

1. Секретарю щоденно необхідно виконувати різноманітні обов’язки, багато запам’ятовувати і встигати. 2. Як раціонально організувати свій день, щоб виконувати роботу вчасно, якісно, уникаючи стресів і конфліктів з керівником і оточуючими? 3. Вченими розроблено багато порад і рекомендацій. Головне правило - розумне планування роботи на день, тиждень, місяць і т.д.. 4. Корисно при цьому виділити поточні, кожноденні справи і роботи термінового характеру.

5. Роботи, які повторюються з дня на день, рекомендується планувати на один і той же час, наприклад, обробка преси і відбір необхідної інформації. 6. Корисно прогнозувати також можливу роботу, яку необхідно буде виконати вчасно. 7. Для того, щоб не забути про виконання робіт на день, тиждень, місяць, і т.д., використовуйте різні форми занесення такої інформації і контролю за нею. Серед них – звичайні перекидні щоденні календарі, зошити для записів різних видів і форм, особистий щоденник – календар поточного і перспективного планування і спеціальна картотека, в якій особливим кольором чи закладкою виділені терміни виконання того чи іншого завдання.

8. В процесі своєї щоденної практичної роботи беріть на замітку і записуйте в щоденнику-календарі всі зв’язані зі збиранням інформації питання, які можуть цікавити керівника. 9. Запам’ятайте, що не рекомендується братись за все відразу, оскільки одночасно дві роботи зробити однаково добре неможливо, і тоді виникають конфліктні ситуації. 10. Виробіть в собі так званий автоматизм дій - в обробці вхідних і вихідних документів, в роботі на персональному комп’ютері, в виконанні різних технічних завдань.

11. Необхідно так організувати свій робочий день, щоб протягом всього робочого часу допомагати керівнику у виконанні запланованих ним заходів. Так, інформувати керівника про що-небудь краще наперед, за день, за годину. Це можливо в тих випадках, коли плани секретаря заздалегідь координуються і узгоджуються з планами керівника. Основна інформація, як правило, передається зранку, в один прийом. Протягом дня повідомляється лише термінове. Інформувати керівника можна по -різному: особисто, по внутрішньому телефону чи секторному зв’язку, за допомогою записки.

12. Запам’ятайте, що Вашим основним обов’язком при відсутності керівника є забезпечення можливості встановлення зв’язку з тими особами, які дзвонили, відразу ж після його повернення. 13. Обов’язково запишіть, хто і по якому питанню дзвонив і приходив, і повідомте керівнику після його повернення. Термінові справи вирішуйте з його заступниками.

14. Вільний час від спілкування з керівником і відвідувачами можна раціонально використати для друкування, вичиток, звірок, підготовки необхідних документів і матеріалів, виконання доручень керівника і т.д. 15. Роботу секретаря важко уніфікувати і спрогнозувати, але приблизна схема робочого дня може виглядати таким чином:

Початок робочого дня секретаря. 16. Ви повинні приходити на роботу за 15 хвилин до приходу керівника, перевірте стан робочих місць (свого і керівника), перегляньте план роботи на день, уточніть дати на календарях. 17. Підберіть у відповідності з планом на поточний день необхідні документи і справи. 18. Отримайте кореспонденцію, відкрийте конверти, ознайомтесь із змістом і зареєструйте отримані документи. 19. Відкладіть документи, що вимагають першочергового рішення керівника. 20. По інших документах підготуйте варіанти можливих відповідей чи розподіліть їх виконавцям.

21. Запам’ятайте, що досвідчений секретар ніколи не покладе на стіл керівнику всю кореспонденцію, попередньо не опрацювавши її. 22. Рекомендується для полегшення ознайомлення керівника з кореспонденцією виділити основну думку документу маркером чи підкресленням. Крім того, секретар повинен підібрати документи з питань, що містяться в кореспонденції, щоб керівник міг глибше вивчити проблему і прийняти потрібне рішення. 23. Секретар повинен доповісти керівнику про кореспонденцію.

24. Уточніть разом з керівником зміст намічених заходів на поточний день (і на наступний). 25. Якщо виникнуть зміни, зробіть відповідні помітки в своїх записах: • виконані чи відмінені заходи викресліть; • уточніть відповідність записів в своєму щоденнику і щоденнику керівника. Послідовність заходів повинна бути однаковою. Різниця буде в заходах секретаря з виконання намічених планів. Наприклад, якщо у керівника зроблений запис: «в 15.00 бути на засіданні ради директорів», то у секретаря вона буде виглядати так: «14.30 - нагадати про засідання ради директорів в 15.00, забезпечити машину не пізніше 14.40».

26. Передайте по телефону чи особисто вказівки керівника виконавця, нагадайте виконавцям про закінчення термінів виконання документів. 27. Ви повинні проводити стеногорафування вказівок і розпоряджень керівника та їх розшифровку. Як правило, керівник і секретар встановлюють постійний час для цієї роботи в першій половині дня, тривалість біля півгодини. 28. Ви повинні також проводити роботу з відвідувачами, телефоном протягом дня.

29. Вам потрібно також здійснювати: • Підшивку документів в справи. • Виконання машинописних робіт. • Організацію копіювання і розмноження документів у відповідності з вказівками керівника.  

Робота в другій половині дня. 30. Продовжити роботи з телефоном і відвідувачами. 31. Вдруге отримати і опрацювати кореспонденцію, зібрати і підготувати для підпису виконані документи. Підготовити все до доповіді. 32. Спланувати заходи на наступний день. 33. Доповісти керівнику про отриману кореспонденцію і виконані документи, забрати підписані документи. 34. Опрацювати і відправити вихідну кореспонденцію.

В кінці робочого дня. 35. Переглянути свій щоденник і проінформувати відповідні служби про необхідність підготовки до проведення визначених заходів: • прийом делегації; • підготовка до засідання; • замовлення готелю і т.д.

36. Якщо керівник залишається працювати після закінчення робочого дня, забезпечити його всією необхідною інформацією. 37. Привести в порядок своє робоче місце, сховати документи, закрити на ключ всі шафи з документами, сейфи, відключити з мережі засоби оргтехніки.

Для проходження тестування з даного навчального елементу натисніть на кнопку , у вікно тестуючої програми введіть необхідні дані і виберіть Тест № 28