X Код для використання на сайті:
Ширина px

Скопіюйте цей код і вставте його на свій сайт

X Для завантаження презентації, скористайтесь соціальною кнопкою для рекомендації сервісу SvitPPT Завантажити собі цю презентацію

Презентація на тему:
Номенклатура документів

Завантажити презентацію

Номенклатура документів

Завантажити презентацію

Презентація по слайдам:

Слайд 1

Складання і використання номенклатури справ Творча робота учениці 11- го класу профільної групи секретар керівника (організації, підприємства, установи) Артеменко Анастасії Сергіївни Викладач секретарської справи - Усенко Т.О., секція нетехнічних дисциплін Марганець 2012

Слайд 2

Зміст Введення 1. Структура та призначення номенклатурних справ 2. Вимоги до формування справ 3. Правила зберігання справ 4. Експертиза цінності документів 5. Оформлення справ 6. Складання описів справ 7. Порядок передачі справ до архіву Висновок Список літератури Програми

Слайд 3

Введення Виробничі процеси та завдання управління ними вимагають постійної обробки вхідної інформації та створення безлічі документів як за статусом самого підприємства, так і по організації його виробничо-господарських діяльності. Керівники та фахівці підприємств від 50 до 90% робочого часу зайняті роботою з документами або їх створенням. У Росії ця діяльність історично отримала назву "діловодство". Добре налагоджена діловодство виключає з практики випадки, коли виробництво може бути призупинено з-за втрати будь-якого документа, коли в пошуках документа "на ноги" піднімається все підприємство. Щоб це траплялося якомога рідше, організація та ведення діловодства на підприємствах регламентуються вимогами чинного законодавства, стандартів та інструкцій. У той же час діловодство адаптується до місцевих умов, пристосовується під специфіку кожного конкретного підприємства. У практиці діловодства можливі відступи від загальних вимог і їх порушення. Тому державні органи вимагають постійно роботи з документацією та вдосконалення діловодства на підприємстві.

Слайд 4

Структура та призначення номенклатурних справ Після виконання документи певний час зберігаються в організації. Для того щоб їх можна було швидко знаходити і використовувати, необхідна систематизація виконаних документів, тобто угруповання їх у справи. Державний стандарт визначає справу як "сукупність документів або документ, що відносяться до одного питання чи ділянки діяльності, поміщених у окрему обкладинку". Щоб правильно сформувати справи та забезпечити можливість використання потрібної інформації, документи класифікують: розділяють їх на групи з різними термінами зберігання. Спеціальним класифікаційним довідником, що дозволяє визначити порядок розподілу документів у справи, є номенклатура справ. Номенклатура справ - систематизований перелік найменувань справ, що заводяться в організації, із зазначенням термінів їх зберігання, оформлений в установленому порядку. Номенклатура справ - це багатофункціональний документ, який використовується для різних цілей: номенклатура використовується як схема класифікації при розподілі і угрупуванню виконаних документів у справи (папки). Заголовки справ, закріплені в ній, переносяться потім на обкладинки справ;

Слайд 5

кожна справа, включене до номенклатури, має зазначення терміну зберігання документів, включених до нього. Таким чином, з її допомогою намічають орієнтовні терміни зберігання документів, що є першим етапом експертизи цінності документів; номенклатура справ використовується при побудові інформаційно-пошукової системи за документами підприємства. При реєстрації документів у реєстраційний індекс часто включають індекс справи за номенклатурою. Крім того, класифікаційна схема номенклатури може бути використана при формуванні довідкової картотеки на виконані документи; номенклатура справ використовується замість опису як обліковий документ при здачі в архів справ з термінами зберігання до 10 років включно. Вона ж є основою для складання описів на справи з термінами зберігання понад 10 років і постійного; номенклатура має довідкове значення при вивченні структури установи, організації, підприємства.

Слайд 6

Слайд 7

Загальні вимоги до номенклатури. Номенклатура справ як один з основних інструментів організації діловодства повинна відповідати певним вимогам, найважливіші з яких: охоплення всіх документів, одержуваних і створюються в процесі діяльності організації; роздільна угруповання у справи документів постійного і тимчасового термінів зберігання; конкретна і чітка формулювання заголовка справи, яка повністю відображає склад і зміст документів у ньому і виключає можливість включення у справу документів, що не відповідають його змісту і терміну зберігання; систематизація справ усередині розділів номенклатури відповідно до ступеня важливості і терміном зберігання документації.

Слайд 8

Вимоги до формування справ Розробка номенклатури справ складається з декількох етапів: визначення кола документів для включення до номенклатури; складання заголовків (найменувань) справ; розробка класифікаційної схеми номенклатури, тобто порядку розташування справ; визначення строків зберігання справ; визначення системи індексації та встановлення індексів справ; оформлення та посвідчення номенклатури справ.

Слайд 9

Визначення кола документів для включення до номенклатури. Основна вимога до номенклатури - охоплення всіх документів, що утворюються в процесі діяльності організації-При цьому повинна враховуватися документація, як створювана в самій організації, так і отримується від інших організацій та осіб, включаючи реєстраційні картки, журнали обліку , різні картотеки. У номенклатуру повинні бути внесені і документи тимчасово діючих комісій, груп, створених для вирішення якої-небудь конкретного завдання, документи громадських організацій. У номенклатуру справ включаються також документи, не закінчені діловодством, які надійшли з інших організацій для продовження або закінчення вирішення питання; справи з питань, що триває більше одного року (так звані перехідні справи). Вони вносяться в номенклатуру кожного року протягом всього терміну вирішення питання. Протягом року номенклатура може бути доповнена справами, які виникли після початку року в результаті появи в діяльності організації нових питань. Для таких справ у кінці кожного розділу номенклатури передбачають кілька резервних номерів. Не включаються в номенклатуру друковані видання (збірки, довідники тощо).

Слайд 10

Складання заголовків справ . Це найскладніша частина роботи при складанні номенклатури справ. Заголовок справи повинен в узагальненій формі коротко, чітко і однозначно відображати основний зміст документів комплексу, так як саме за заголовком справи проводиться пошук документів. Заголовок містить вказівку на рід заводяться справи (справа, документи, листування) або назва виду документа (накази, акти та ін), уточнюючі дані про зміст документів, кореспондентах, дати, а також вказівку автентичності, копійності і т.д. У заголовках справ не вживаються формулювання типу "Різні матеріали", "Загальне листування" тощо Заголовки справ, що містять планові або звітні документи, повинні включати вказівку на вид і характер документів, їх періодичність, наприклад: "Річний звіт про науково-дослідної діяльності інституту", "Місячні звіти про відвантаження товарів". У заголовку справи, яка містить статистичні форми, вказуються назви форм, їх номер або умовне позначення (шифр): "Річний звіт за окремими показниками фінансової діяльності підприємства (організації) (ф.10-ф)".

Слайд 11

Розробка класифікаційної схеми Після складання заголовків справ проводиться їх систематизація, тобто визначається порядок розташування заголовків у номенклатурі справ. Він заснований на обліку організаційно-структурної побудови апарату управління і виконуваних ним функцій. У номенклатурі справ невеликій організації, що не має структурного поділу, а також в номенклатурі справ структурного підрозділу великої організації справи систематизують за ступенем їх важливості з урахуванням взаємозв'язку документів. Першими поміщаються справи, що включають організаційно-розпорядчі документи директивних та вищих органів, потім - справи, що містять організаційну документацію, що стосується діяльності організації в цілому (статут, положення) або структурного підрозділу, якщо складається номенклатура справ структурного підрозділу. Далі розташовують справи з розпорядчої документацією самої установи чи організації (накази, розпорядження, рішення колегіальних органів). За цією групою справ слідують справи з плановими та звітними документами (річними, квартальними, місячними), листуванням та іншими документами.

Слайд 12

Визначення строків зберігання справ Строки зберігання справ встановлюють для забезпечення збереження цінних документів. Терміни зберігання - важлива основа для групування документів у справи, так як документи з постійним терміном зберігання, термінами зберігання до 10 років і понад 10 років не можуть поміщатися в одну справу. Терміни зберігання встановлюються за переліками документів із зазначенням термінів їх зберігання або експертним шляхом провідними фахівцями організації. Терміни зберігання документів - постійні чи тимчасові (один, три, п'ять, десять, 15 років і т.д.) - встановлюються в залежності від значимості документів. Якщо в справі містяться документи тимчасового зберігання різної цінності і, отже, з різними термінами зберігання, термін зберігання всієї справи встановлюється для найбільш цінної документації, тобто більший. Наприклад, якщо у справі знаходяться документи з термінами зберігання один рік, три роки і п'ять років, вся справа зберігається п'ять років. Термін зберігання обчислюється з 1 січня того року, який слідує за роком закінчення справи. Наприклад, термін зберігання: справи, закінченого діловодством у 1998 р., обчислюється з 1 січня 1999

Слайд 13

Індексація справ . Для практичного використання номенклатури справ велике значення мають умовні позначення, що привласнюються справах - індекси справ. Якщо організація невелика і не має структурних частин, її номенклатура будується за виробничою або функціональною схемою. У цьому випадку індексом справи буде його порядковий номер у номенклатурі: 01, 02, 03 і т.д. У зведеній номенклатурі в індекс кожної справи входить умовне позначення структурного підрозділу та порядковий номер справи в межах структурного підрозділу. Наприклад, індекс справи 03-02 означає, що справа була сформована у структурному підрозділі, якому присвоєно індекс "03", і в номенклатурі справ цього підрозділу заголовок справи розташовується під номером "2" (02). Індексація структурних підрозділів повинна бути постійною і повторюватися з року в рік. Перехідні справи вносяться в номенклатуру кожного разу під одним і тим же індексом.

Слайд 14

Порядок оформлення та посвідчення номенклатури справ Номенклатура справ складається за уніфікованою формою, яка розроблена архівними органами і закріплена в Державній системі документаційного забезпечення управління та Основних правилах роботи відомчих архівів. Форма номенклатури являє собою таблицю з п'яти граф: індекси справ, заголовки справ, кількість томів, терміни зберігання та примітки. В кінці року в номенклатурі заповнюється підсумковий запис про категорії та кількість заведених і включених до номенклатури справ. У підсумковій запису окремо вказується кількість справ постійного зберігання, з терміном зберігання понад 10 років і з терміном зберігання до 10 років включно. Крім того, вказується кількість справ, що переходять на наступний рік. Після підсумкової запису оформляється підпис особи, яка склала номенклатуру, і проставляється дата складання.

Слайд 15

Номенклатура складається службою або особою, відповідальною за документаційне забезпечення, і узгоджується з архівом підприємства, організації. Підписує її керівник служби і затверджує керівник підприємства. Якщо документи надходять на державне зберігання, номенклатура справ направляється на погодження до державного архіву, що приймає справи даної організації, і тільки після цього затверджується керівником організації. Номенклатура справ структурного підрозділу повинна складатися у трьох примірниках. Один примірник зберігається в службі ДОП, другий - в архіві, третій використовується в структурному підрозділі в якості довідкового посібника з формування справ. Номенклатура справ організації (зведена) повинна складатися у чотирьох примірниках. Погоджують і затверджують два примірники, з яких один зберігається в службі ДОП організації і є документом постійного зберігання. Цей примірник включається до зведеної номенклатуру в розділ служби ДОП. Другий примірник зберігається в державному архіві, з яким номенклатура узгоджувалася, третій є робочим, а четвертий використовують для виписок, які завіряються службою ДОП і направляються у відповідні структурні підрозділи для закладу справ.

Слайд 16

Формування починається з початку календарного року, коли на кожне назване в номенклатурі справу заводиться окрема папка (папка-швидкозшивач або папка-реєстратор). Робота з формування справ складається з наступних операцій: розподіл і розкладка виконаних документів по теках (справах); розташування документів всередині справ у певній послідовності; оформлення обкладинок справ. Формуванням справи називається групування виконаних документів у депо відповідно до номенклатури справ і систематизація документів усередині справи. Після того як документи виконані, вони розміщуються у відповідні справи і систематизуються усередині них. Справа вважається заведеним з моменту появи в ньому першого виконаного документа. Правильний розподіл документів у справи має величезне значення, тому що забезпечує швидкий пошук необхідних документів та їх зберігання. Формування починається з початку календарного року, коли на кожне назване в номенклатурі справу заводиться окрема папка (папка-швидкозшивач або папка-реєстратор). Робота з формування справ складається з наступних операцій: розподіл і розкладка виконавчих документів по теках (справах); розташування документів всередині справ у певній послідовності; оформлення обкладинок справ.